Plusy rozliczania KPiR w oparciu o konta księgowe

Książkę Przychodów i Rozchodów można prowadzić w oparciu o konta księgowe. Pomaga w tym m.in. jedna z funkcji ERP enova. Kiedy warto skorzystać z tej opcji? Jakie są jej plusy? Czy ma wyraźne wady? W artykule porównujemy także prowadzenie uproszczonej (KPiR) i pełnej księgowości. Sprawdź, która opcja jest dla Ciebie korzystniejsza.
Uwaga! Na potrzeby tego artykułu zakładamy, że w swojej firmie decydujesz się na prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów, którą być może zamienisz niebawem na pełną księgowość.

Kiedy KPiR, a kiedy pełna księgowość?

Rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą musisz zdecydować nie tylko o nazwie, siedzibie, odpowiednich kodach PKD, ale także o formie opodatkowania. Do wyboru masz rozliczenie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową. W zależności od wybranego opodatkowania, zmienia się sposób prowadzenia księgowości. Formy prowadzenia ewidencji w jednoosobowej działalności gospodarczej są następujące:
  • uproszczona (najczęściej w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, rzadziej karty podatkowej czy ryczałtu ewidencjowanego),
  • pełna (księgi rachunkowe).
Pamiętaj! Pełna księgowość, co do zasady, nie dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej, chyba że prowadząc takową przekroczysz próg 2 mln euro przychodów rocznie. Wtedy obligatoryjnie przechodzisz na pełną księgowość.

KPiR a pełna księgowość – porównanie

Dla dalszych rozważań warto jednak porównać ze sobą dwie formy, czyli KPiR i pełną księgowość. Jakie są ich główne zalety? Co w prowadzeniu obu jest utrudnieniem? Czym różni się księgowość uproszczona od księgowości pełnej?
KPiR Pełna księgowość (księgi rachunkowe)
+ - + -
+ Tańszy i prostszy w prowadzeniu rodzaj księgowości - Obowiązek gromadzenia, przechowywania i opisywania wszystkich dokumentów księgowych + Dostęp do szerokiej analizy finansowej przedsiębiorstwa - Wzrost kosztów prowadzenia księgowości
+ Wliczanie w koszty prowadzenia działalności wydatków na firmę - Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane rachunkami + Bieżąca i bardzo dokładna kontrola stanu finansów i przepływów pieniężnych - Skomplikowany system ewidencji gospodarczej
+ Opłacanie podatku dochodowego tylko w przypadku osiągnięcia zysku - Ciągłe śledzenie zmian w przepisach podatkowych + Monitorowanie zmian zachodzących w przedsiębiorstwie - Dostosowanie do licznych wymogów ustawy o rachunkowości
+ Ustanowienie własnej polityki rachunkowości

Gdy KPiR to za mało

KPiR to rozwiązanie dla firm mniejszych lub w początkowej fazie rozwoju. Dlaczego? Ponieważ prowadząc taką uproszczoną księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej masz dostęp do danych finansowych swojej firmy, jednak ich spektrum nie jest tak szerokie, jak w przypadku pełnej księgowości. Czasem, aby lepiej monitorować zmiany w biznesie, podejmować kolejnej kluczowe decyzje w przedsiębiorstwie lub zachować lepszą kontrolę finansów, trzeba (dobrowolnie) przejść na pełną księgowość. W takim przypadku, na samym początku procesu, pomocna może okazać się funkcja rozliczania Książki Przychodów i Rozchodów w oparciu o konta.
Pamiętaj! Nie ma przepisów, które mogłyby zakazywać prowadzenia pełnej księgowości małej firmie – np. jednoosobowej działalności gospodarczej. W teorii każdy podmiot gospodarczy, nawet ten najmniejszy, może posługiwać się księgami rachunkowymi.

Plusy rozliczania KPiR w oparciu o konta księgowe

Chcesz przejść na dużą księgowość? Zwiększyć przejrzystość finansową w firmie? A może potrzebujesz większej kontroli nad wydatkami i przychodami? Rozwiązaniem jest rozliczanie KPiR w oparciu o konta księgowe. Co daje taka zmiana? Przy rejestracji zdarzeń gospodarczych w KPiR masz do dyspozycji jedynie pewne określone kolumny, w tym m.in. sprzedaż, przychody, wydatki. To podstawowe dane, które uzyskujesz z książki, natomiast wprowadzenie rozliczeń KPiR w oparciu o konta księgowe znacznie rozszerza dostęp do informacji. Funkcję taką posiada np. ERP enova. Program przypisuje kontom (w planie kont) kolumny KPiR, na które mają trafiać zapisy.
Pamiętaj! Programy takie, jak np. ERP enova pozwalają na rozszerzenie rozliczeń o dodatkowe narzędzia. Umożliwiają one, dzięki tworzeniu własnych kont księgowych, dokładną analizę przychodów czy wydatków.
Zalety rozliczania KPiR w oparciu o konta księgowe:
  • poszerzenie możliwości samej KPiR,
  • wprowadzenie pogłębionych analiz przedsiębiorstwa,
  • szczegółowy wgląd w finanse firmy,
  • pomoc w planowanym przejściu na pełną księgowość.

Jakie są wady rozliczania KPiR w oparciu o konta księgowe?

Choć poszerzenie rozliczania Książki Przychodów i Rozchodów o funkcję kont księgowych daje przedsiębiorcy lepszy wgląd w finanse firmy, ma jednak pewne wady. Należy do nich z pewnością skomplikowanie procesu prowadzenia KPiR, który czasem już sam w sobie bywa problematyczny dla przedsiębiorców. Dodatkowo, rozliczanie w oparciu o konta daje rzetelne informacje o przedsiębiorstwie jedynie wtedy, gdy jest poprawnie prowadzone. Często potrzebna jest więc pomoc specjalistów – księgowych, którzy z takimi rozliczeniami mają do czynienia na co dzień. Co więcej, rozliczanie KPiR w oparciu o konta księgowe to dość droga inwestycja (dodatkowe koszty biura rachunkowego).

KPiR w oparciu o konta księgowe – podsumowanie

- Książkę Przychodów i Rozchodów można, a w niektórych przypadkach warto, prowadzić w oparciu o konta księgowe. Kiedy? Gdy zależy nam na przykład większej przejrzystości i czytelności danych finansowych, sporządzaniu dodatkowych sprawozdań dla banków lub w momencie, gdy planujemy przejść z księgowości uproszczonej do pełnej. W takich rozliczeniach pomocne będą też programy ERP z dodatkowymi funkcjami – jak chociażby enova, na której sami pracujemy – mówi Joanna Olczyk, Prezes Zarządu Starlit.