Zapraszasz klienta na lunch? Tematy biznesowe omawiasz podczas obiadu w restauracji? A może podpisanie umowy z nowym dostawcą pieczętujesz przy lampce wina? Fakturę za takie spotkanie możesz wrzucić w koszty firmy. Sprawdź, skąd taka możliwość i dowiedz się jak ją najlepiej wykorzystać!
Niniejszy artykuł powstał w oparciu o materiały zamieszczone na Samir Kayyali Doradztwo Podatkowe. Polub ten fanpage, jeśli chcesz być na bieżąco ze zmianami podatkowymi.
Koszty w firmie? Np. obiad z kontrahentem
Prowadzisz salon fryzjerski? Na fakturę kupujesz nożyczki i lakiery do włosów. Jesteś trenerem w szkółce piłkarskiej? Do pracy potrzebujesz pachołków czy piłek, które również „wrzucasz w koszty”. Masz własną restaurację? Codziennie zamawiasz świeże produkty czy papierowe opakowania na wynos – zbierasz faktury i przy rozliczeniu uwzględniasz to w kosztach swojej firmy. Sumarycznie wydatki te obniżają kwotę podatku dochodowego, o czym pisaliśmy w artykule Wydatki firmy – co możesz kupić na fakturę.
Co jednak, jeśli w Twojej pracy bardzo ważną rolę grają negocjacje i spotkania, na których ustala się szczegóły kontraktów czy umów?
Mogą one wiązać się np. z zaproszeniem klienta na lunch czy obiad do restauracji. Co więcej, może się zdarzyć, że podczas tych spotkań konsumujecie nie tylko posiłki, ale także alkohol. Czy, zakładając cały czas, że spotkanie było stricte biznesowe, takie faktury można uwzględnić w kosztach firmowych?
Tak. Obiad z kontrahentem jest kosztem firmy
Poparciem dla tej tezy jest najnowsza (bo z marca 2019 roku) interpretacja indywidualna dotycząca kosztów poczęstunku dla klientów. Jej sygnatura to 0111-KDIB2-3.4010.46.2019.1.AD. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraźnie zastrzegł, że obiad firmowy można potraktować jako koszt firmy, gdy:
- nie jest to koszt reprezentacyjny – obiad czy spotkanie ma na celu zawarcie kontraktu, wynegocjowanie warunków umowy lub jej podpisanie – nie zaś promocję czy kreowanie odpowiedniego wizerunku firmy w oczach np. potencjalnych kontrahentów,
- nie jest wykluczony w ustawie – jeśli dany wydatek nie jest ujęty w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, można traktować go jako koszt firmy; ustawa jasno określa, których zakupów czy wydatków nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,
- nie ma zastrzeżeń, co do jego zasadności – podatnik musi faktycznie ponieść dany koszt, udokumentować go, a także odpowiednio ocenić pod kątem celowości i związku z prowadzonym biznesem.
To na Tobie, jako podatniku, spoczywa ewentualne ryzyko związane z nieprawidłowym rozpoznaniem danego wydatku lub jego wadliwym ujęciem jako kosztu uzyskania przychodu! Rozliczasz spotkania biznesowe? Masz wątpliwości, co do zasadności wydatków? Skontaktuj się z nami. Wesprzemy Twoją firmę w kwestiach podatkowych!
Koszty w firmie – czy wystawność ma znaczenie?
Załóżmy, że zapraszasz swojego klienta na spotkanie. Przed wami długie negocjacje i możliwość podpisania bardzo intratnej umowy, która opiewa na sporą sumę. Adekwatna do okoliczności będzie więc renomowana restauracja, drogi posiłek, a nawet, jeśli uda się podpisać kontrakt – alkohol. Czy wystawność takiego spotkania ma znaczenie dla organu podatkowego? Teoretycznie nie. Jeżeli udowodnisz, że posiłek nie stanowi kosztów reprezentacji, to nieważne są:
- miejsce spotkania – miejscem dla negocjacji czy podpisania umowy może być restauracja, kawiarnia lub lotniskowy lounge,
- wystawność posiłków – nie ma znaczenia, czy spotkanie biznesowe było skromniejszym lunchem czy wystawnym obiadem,
- rodzaj napojów – kosztem stają się zarówno kawa czy herbata, ale także wino czy inny napój alkoholowy.
Co zatem nie jest kosztem w firmie?
Jak wspominaliśmy wcześniej kluczowy w kwestii kosztów w firmie jest art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zawiera szereg informacji odnośnie tego, co z pewnością nie jest kosztem uzyskania przychodu. W katalogu wyszczególnionych jest kilkadziesiąt pozycji, w tym m.in. wydatki związane z kosztami nabycia gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, wydatki pracodawcy na działalność socjalną czy odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika (z pewnymi wyjątkami).
Art. 16 wymienia też, ważne z punktu widzenia tego artykułu, koszty reprezentacji – w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Takie aspekty wizerunkowe firmy nie są kosztem uzyskania przez nią przychodu.
Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości? Chciałbyś zautomatyzować w swojej firmie pewne powtarzalne procesy? A może szukasz partnera w sprawach kadrowych? Skontaktuj się z nami.
