Jak radzić sobie z urzędami? Garść praktycznych porad

Najczęściej z urzędem skarbowym. Czasem z urzędem celno-skarbowym czy nawet Izbą Administracji Skarbowej. Przedsiębiorca ma do czynienia z wieloma jednostkami administracji. Niestety, nie tylko w kwestii korespondencji czy reprezentowania swojej firmy, ale i w kontekście kontroli. Przeczytaj nasze porady i dowiedz się, jak w poszczególnych sytuacjach radzić sobie z urzędami.

Czy można unikać korespondencji z urzędu?

Zdarza się, że otrzymujesz pisma urzędowe, które dotyczą spraw związanych z Twoim biznesem. Naczelna zasada: odbieraj je i czytaj. Nie unikaj doręczenia pism, nie zwlekaj z ich odbiorem, nie utrudniaj urzędnikom korespondencji. Ustawodawca w ordynacji podatkowej skutecznie uchronił się od tego typu sytuacji, tzn. w przypadku nieodebrania pisma z US lub jakiegokolwiek innego urzędu, doręczenie uważa się za dokonane po uprzednich próbach zawiadomienia. Co więcej, pismo pozostawia się też w aktach sprawy, także w przypadku odmowy jego przyjęcia.

Czy urząd może kontaktować się w formie elektronicznej?

Tak. Zgodnie z Ordynacją podatkową – w celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie, które zawiera m.in. informację o e-dokumencie, wskazuje adres, na który pismo zostało wysłane czy dołącza pouczenie, dotyczące sposobu odbioru wiadomości.  
Pamiętaj! W przypadku nieodebrania e-pisma od urzędu, doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

Kto może mnie reprezentować w kontakcie z urzędem?

Przedsiębiorca może ustalić swojego pełnomocnika (lub prokurenta) np. do załatwiania spraw w urzędzie. O tej praktyce pisaliśmy więcej w artykule „Przedstawicielstwo, pełnomocnictwo czy prokura?”. Reprezentantem przedsiębiorcy może być:
  • każda osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych (warunkiem jest ukończone 18 lat),
  • osoba prawna np. biuro księgowe (niestety, nie do wszystkich czynności),
  • tzw. profesjonalny pełnomocnik – radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy, który może reprezentować firmę także w sprawach sądowych i poświadczać za zgodność z oryginałem kopię każdego dokumentu dotyczącego załatwianej sprawy.
 
Pamiętaj! W Starlit rozwiązujemy nie tylko Twoje problemy natury księgowej, ale kontaktujemy się także z urzędami i reprezentujemy Cię w razie kontroli. Umów się na spotkanie i sprawdź, w czym możemy pomóc Twojej firmie!

Co w firmie sprawdza dany urząd?

Różne urzędy, to różne kompetencje, które umożliwiają (np. podczas kontroli) zajmowanie się wieloma obszarami Twojej firmy. Dla porządku wymienimy poszczególne urzędy i zakres ich działań:
  • urząd skarbowy – czynności kontrolne związane z opłacaniem podatków i składaniem deklaracji,
  • urząd celno-skarbowy – kontrole celno-skarbowe i urzędowe sprawdzenie,
  • Izba Administracji Skarbowej – prowadzenie audytu i czynności audytowych (z wyjątkiem gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu europejskiego).

Jak sobie poradzić z kilkoma urzędami naraz? Czy mogę mieć kilka równoległych kontroli?

Nie. Urzędnicy nie mogą równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli Twojej firmy. Co to oznacza? Praktycznie nie ma możliwości, że równolegle będą Cię kontrolować np. urząd celno-skarbowy, urząd skarbowy i jeszcze Izba Administracji Skarbowej. Wyjątkiem od reguły są następujące sytuacje:
  • zgodziłeś się na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli w Twojej firmie,
  • czynności mają na celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
  • kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku od towarów i usług zanim otrzymasz ten zwrot.

Czy urząd skarbowy skontroluje mnie z zakresu, o którym nie wiem?

Nie. O zamiarze i obszarze kontroli podatkowej przez US informowany jesteś pisemnie. Rozpoczyna się ona nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od daty doręczenie pisma. Zakres kontroli nie może wykraczać poza ten, wskazany w upoważnieniu.  
Pamiętaj! Polskie prawo przewiduje szczególne sytuacje, w których nie dostajesz powiadomienia o kontroli. Kiedy? Chociażby, gdy obszarem kontroli jest zasadność zwrotu podatku VAT, kontrola ma być wszczęta na żądanie urzędu prowadzącego sprawę karną skarbową lub np. przeciwko Twojej formie toczy się już postępowanie egzekucyjne.

Co muszę robić podczas kontroli US?

W sytuacji kontroli musisz dostarczyć (na własny koszt) tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej np. po angielsku, przekazać elektroniczny wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Zobowiązany jesteś też udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli oraz dostarczać żądane dokumenty, a także zapewnić kontrolującym warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.  
Pamiętaj! Istnieje szereg czynności, które mogą wykonywać osoby kontrolujące Twoją firmę. Należą do nich m.in. filmowanie, fotografowanie czy sporządzanie nagrań dźwiękowych.

Jak zatem radzić sobie z urzędami?

Bądź profesjonalistą, nie odwlekaj spraw (np. odbiór korespondencji) i współpracuj w razie kontroli. To tylko kilka zasad, którymi warto kierować się w kontakcie z urzędami. Ułatwią one przebieg wszelkich czynności wobec Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz wsparcia – skontaktuj się z nami! W sytuacji, gdy nie chcesz sam zajmować się wszystkimi sprawami na linii Twoja firma-urząd (np. podczas kontroli), pomyśl o ustanowieniu pełnomocnictwa w postaci osoby prawnej – biura księgowego. Skontaktuj się z nami i razem ustalmy szczegóły takiej współpracy!