Faktura elektroniczna – kompendium wiedzy dla Twojej firmy!

Kiedy skan to e-faktura? Kto wybiera jej format? Czy musisz mieć zgodę odbiorcy na e-fakturę? Jak otrzymać takie potwierdzenie? Dowiedz się, co zrobić, aby w Twojej firmie elektroniczne dokumenty potwierdzające sprzedaż towaru czy wykonanie usługi były bezpieczne, prawidłowo wystawiane i przechowywane.

Czym jest faktura elektroniczna?

O ile tradycyjna faktura to dokument papierowy lub elektroniczny, który zawiera dane wymagane ustawą i obowiązującymi przepisami, o tyle faktura elektroniczna jest po prostu fakturą w formie elektronicznej, która była wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie, pod warunkiem, że był on elektroniczny.

Pytanie: czy skan to faktura elektroniczna?

Tak. Każda e-faktura może być w formie skanu. Zgodnie z ustawą wybór formatu (XML, PDF, e-mail z załącznikiem, elektroniczny faks) spoczywa na podatnikach. Pamiętaj jednak, że zeskanowane faktury papierowe mogą być e-fakturami tylko wtedy, gdy wersja papierowa nie została wprowadzona do obiegu. Co ważne: rodzaj formatu elektronicznego faktury będzie zawsze pozostawał bez znaczenia.

Zgoda na fakturę elektroniczną

Warto pamiętać zasadę, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jak otrzymać takie potwierdzenie, jeżeli przepisy nie precyzują jego formy?

Należy przyjąć, że zgoda na e-fakturę może:

• mieć dowolną postać (np. zgoda ustna lub pisemna)!
• być dorozumiana (np. potwierdzona tym, że odbiorca opłaca dokument)!

Kto potwierdza autentyczność e-faktury?

Warto przypomnieć zasadę, która dotyczy zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W obu przypadkach to podatnik określa (np. poprzez odpowiednie kontrole biznesowe, użycie kwalifikowanego e-podpisu lub systemu EDI – elektronicznej wymiany danych) w fakturze jej:

• autentyczność – pewność, co do źródła pochodzenia faktury,
• integralność – potwierdzenie, że dane na fakturze się nie zostały zmienione,
• czytelność – zachowanie jasnej i zrozumiałej formy dokumentu.

Pytanie: jak wygodnie używać e-faktur?

E-faktury to codzienność każdej firmy. Jak usprawnić ich wystawianie i odbieranie? Stwórz w swojej firmie regulamin stosowania e-faktur, a uprościsz procesy z nimi związane!

Zasady przechowywania e-faktur

Jako podatnik przechowujesz wszystkie faktury wystawione (przez siebie lub w swoim imieniu), w tym także te wystawione ponownie oraz faktury otrzymane, w tym otrzymane ponownie.

Jak? Tak, aby łatwo było je odszukać (m.in. w podziale na okresy rozliczeniowe) i łatwo zweryfikować ich pochodzenie, integralność treści i czytelność. A to wszystko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego!

Ważne! Jeśli Twoja siedziba mieści się w Polsce, również w Polsce musisz przechowywać swoje dokumenty – chyba, że faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej (pozwalającej na łatwy wgląd np. urzędowi skarbowemu).

Pytanie: czy można stosować e-fakturę korygującą?

Tak. Warto pamiętać, że również faktura korygująca może być w postaci elektronicznej. Wynika to m.in. z interpretacji 0112-KDIL1-3.4012.470.2018.2.KB z dnia 5 września 2018 roku. Zapisano w niej, że otrzymanie tzw. zwrotki o dostarczeniu do klienta wiadomości z fakturą korygującą jest potwierdzeniem jej odbioru i uprawnia podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego wynikającego z wystawionej faktury korygującej.

Faktury elektroniczne – podsumowanie

Co warto zapamiętać na temat e-faktur? Przede wszystkim fakt, że faktura elektroniczna to tylko forma emisji i doręczenia. Poza tym, musi ona zawierać takie same dane, jak każda tradycyjna faktura!

Zainteresowany tematem faktur? Przeczytaj koniecznie nasz artykuł Wydatki firmy – co możesz kupić na fakturę. Sprawdź także ciekawy tekst Nie płacą Ci faktur? Przestań płacić za to VAT.

Jeśli w swojej firmie masz problem z e-dokumentami lub zastanawiasz się, w jaki sposób je poprawnie segregować lub archiwizować – zapraszamy do kontaktu.