Dofinansowanie z Unii Europejskiej w 10 krokach

Uproszczony proces pozyskania dofinansowania z Unii Europejskiej

Dotacje krok po kroku, wersja PDF

1. Pomysł na inwestycję

   Cały proces pozyskania dotacji rozpoczyna się od pomysłu na inwestycję. Musisz szczegółowo przeanalizować swoją koncepcję biznesową, tzn. zastanowić się:

   • w jakim celu chcesz pozyskać dofinansowanie, np. założenie firmy, rozszerzenie oferty, zoptymalizowanie procesów wewnętrznych poprzez zakup maszyny, czy podniesienie kwalifikacji kadry pracowniczej poprzez szkolenia itp.,
   • co dokładnie w ramach dotacji chciałbyś zakupić, np. sprzęt, usługi oraz
   • jaki efekt ekonomiczny ma to przynieść Twojej firmie, tj. w jakiś sposób pozyskane dofinansowania wpłynie na rozwój oraz innowacyjność przedsiębiorstwa, np. poprzez zwiększenie sprzedaży, wzrost wydajności produkcji, wzrost konkurencyjności.

   Warto pamiętać, że pomysł na inwestycję musi wpisywać się w tematykę konkursu, zatem w niektórych przypadkach będziesz musiał dostosować Projekt do dostępnych naborów.

2. Opracowanie biznesplanu lub analizy ekonomiczno-finansowej

   Kiedy w Twojej głowie zrodzi się już pomysł, warto sprawdzić, czy jego realizacja jest możliwa i co najważniejsze – opłacalna. Na tym etapie procesu niezbędne jest przygotowanie biznesplanu, który pomoże Ci przekonać się, czy Twój biznes jest na tyle rentowny, by jego realizacja odniosła sukces. W praktyce pozwoli Ci to odpowiednio uargumentować sensowność projektu na etapie sporządzania wniosku. Struktura biznesplanu powinna obejmować m.in. strategię firmy, własną ofertę, analizę rynku i konkurencji, strategię marketingową, zasoby organizacji oraz analizę finansową.

   Należy pamiętać, że dokument ten stanowi pomocną bazę do stworzenia wniosku o dofinansowanie. Jego jakość ma kluczowy wpływ na powodzenie przedsięwzięć związanych z pozyskiwaniem wszelkich środków finansowych. Biznesplan, jako osobny dokument, może być wymagany przy niektórych dotacjach. Pamiętaj, że wniosek o dofinansowanie zawiera większość elementów biznesplanu, więc nawet jeśli nie jest on załącznikiem obowiązkowym, warto go posiadać, ponieważ dzięki niemu w łatwy sposób będziesz mógł przygotować się do napisania wniosku.

   Ze względu na fakt, że pierwsze konkursy niosą ze sobą największe szanse na uzyskanie dofinansowania, co wynika z niewielkiej liczby zainteresowanych wnioskodawców, ważne jest, abyś pomyślał o stworzeniu biznesplanu jak najwcześniej.

3. Wybór odpowiedniego programu

   Fundusze unijne pozwalają na dofinansowanie działań z wielu dziedzin dla różnorodnych podmiotów. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw, osób chcących rozpocząć działalność gospodarczą, jak i jednostek rządowych, samorządowych oraz organizacji pozarządowych. W związku z tym, niezwykle ważne jest znalezienie odpowiedniego programu, który pozwoli uzyskać środki finansowe na planowaną inwestycję. Masz do wyboru

   Programy krajowe:

   • Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
   • Program Operacyjny Inteligentny Rozwój
   • Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój
   • Program Polska Cyfrowa
   • Program Polska Wschodnia
   • Program Pomoc Techniczna

   oraz 16 programów regionalnych, które dzielą się na poszczególne osie priorytetowe (wskazujące na tematykę wsparcia).

   Chcąc pozyskać dotacje, w pierwszej kolejności należy zidentyfikować program oraz wybrać działanie, które jest przeznaczone na realizację Twojego projektu. Następnie musisz sprawdzić, czy kwalifikujesz się jako podmiot mogący pozyskać wybraną dotację, jakiej wielkości projekt możesz zrealizować oraz jaka jego część będzie dofinansowana ze środków unijnych.

4. Przeanalizowanie kryteriów i punktacji

   Jeżeli wybrałeś już działanie dla siebie i swojej inwestycji, najwyższy czas zapoznać się ze szczegółową dokumentacją. Dowiesz się dzięki niej jakie dodatkowe kryteria należy spełnić oraz które zakupy mogą być dofinansowane, a które powinieneś pokryć ze środków własnych. Zwróć uwagę na te kryteria, które nie są obowiązkowe dla wszystkich – to właśnie dzięki nim otrzymasz dodatkowe punkty, które w praktyce zwiększą Twoje szanse na otrzymanie dotacji. Biorąc pod uwagę, że spełnienie tylko podstawowych kryteriów często nie wystarcza do pozyskania pieniędzy, warto wstępnie oszacować swoją punktację jeszcze przed przystąpieniem do prac nad wnioskiem.

5. Zapewnienie 100% finansowania projektu

   Warto pamiętać, że dotacja ma zwykle charakter refundacji poniesionych nakładów, dlatego w pierwszej kolejności należy urealnić instytucji finansującej, że posiadasz pieniądze na sfinansowanie całego projektu (np. w postaci środków własnych, kredytu obrotowego, pożyczki czy promesy kredytowej).

6. Skompletowanie odpowiednich danych i dokumentacji

   Następnym krokiem jest dokładne przeanalizowanie dokumentów, które są niezbędne do prawidłowego sporządzenia wniosku. Wśród nich znajdują się głównie załączniki i dokumentacja, o którą trzeba zwykle się starać na długo przed pojawieniem się samych konkursów. Może to być np. zezwolenie na budowę, prawa do lokalu/ziemi, opinie środowiskowe, dokumentacja potwierdzająca posiadanie lub staranie się o patent, dokumentacja potwierdzająca współpracę międzynarodową z ośrodkami akademickimi lub jednostkami badawczymi, zezwolenia na odbiór, transport i przetwarzanie odpadów (w przypadku projektów recyklingowych), czy zezwolenia na wykonywanie określonych zawodów.
   Zalecamy sprawdzić, w jakim stopniu poszczególne dokumenty decydują o tym, czy warto starać się o środki pieniężne. Warto pamiętać, że zebranie odpowiednich danych decyduje o jakości informacji, które potem zostaną przedstawione we wniosku, dlatego warto przygotować odpowiednie materiały przed przystąpieniem do jego sporządzenia.

   Dokumentacja co najmniej powinna obejmować informacje:

   1. Na temat wnioskodawcy:
      a) Informacje o podmiocie i prowadzonej działalności.
      b) Informacje o powiązaniach osobowych lub kapitałowych z innymi podmiotami.
      c) Informacje o posiadanym majątku.
      d) Sprawozdania finansowe za 2 lata wstecz i za zamknięte okresy roku bieżącego.
      e) Dostępne prognozy na lata kolejne (biznesplan, strategia, projekt budżetu JST, plan wskaźników zadłużenia JST).
   2. Na temat planowanego przedsięwzięcia:
      a) Zidentyfikowanie problemów, jakie ma rozwiązać inwestycja oraz określenie celów podejmowania działań.
      b) Odpowiedź na pytanie – czy i w jakim stopniu inwestycja/działanie przyczyni się do rozwiązania zidentyfikowanych problemów.
      c) Opis technologii i innowacyjności projektu.
      d) Nakłady inwestycyjne i harmonogram projektu.
      e) Określenie wskaźników produktu i rezultatu. Wskaźnik produktu pozwala monitorować poziom realizacji celów danego przedsięwzięcia (np. liczba zrealizowanych szkoleń czy zakupionych maszyn), z kolei wskaźnik rezultatu służy ocenie efektów wdrażania projektu na poszczególnych jego etapach (np. liczba osób korzystających z oferty szkoleniowej bądź liczba nowo utworzonych miejsc pracy).
      f) Matryca logiczna (opcjonalnie), czyli metoda planowania, realizacji i oceny projektów.

7. Stworzenie i złożenie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami

   Trzeba również pamiętać, że każdy wniosek zobowiązuje Cię do przedstawienia określonych wskaźników, które muszą zostać zrealizowane w trakcie projektu. Takim wskaźnikiem może być np. sprzedaż 10 produktów X w ciągu miesiąca – odpowiedz sobie na pytanie, czy będziesz miał tylu klientów. Właśnie dlatego niezwykle istotne jest, by z jednej strony były ambitne, z drugiej zaś – realne do osiągnięcia w przyszłości.

   Złożenie wniosku aplikacyjnego następuje w dwóch etapach. Na ogół zaczyna się od rejestracji wniosku online, za pomocą specjalnego generatora. Następnie należy złożyć go osobiście w odpowiedniej Instytucji Pośredniczącej, w prawidłowo oznaczonej kopercie.

   Należy pamiętać, że do każdego wniosku konieczne jest przedstawienie odpowiednich załączników, które są uzależnione od konkursu, w którym bierzesz udział. Wszystkie dokumenty muszą spełniać określone wymogi formalne (choćby np. potwierdzenie „za zgodność z oryginałem” czy podpis w odpowiednim miejscu na dokumencie), a ich prawidłowe sporządzenie decyduje o tym, czy wniosek spełnia wymogi konkursowe.

   Bardzo ważne jest, by w okresie rozpatrywania wniosku, wnioskodawca monitorował na bieżąco pocztę e-mail i w razie potrzeby natychmiast reagował na wszystkie prośby i wezwania, donosząc np. dodatkowe załączniki lub udzielając wyjaśnień do zapisów we wniosku. Niektóre wyjaśnienia należy złożyć w ciągu 3 dni kalendarzowych, więc czasu jest bardzo mało.

8. Podpisanie umowy z odpowiednią Instytucją

   Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, nadchodzi czas na podpisanie umowy z Instytucją przyznającą dofinansowanie. W związku z tym, że umowa ta zobowiązuje Cię do wykonania projektu zgodnie z określonymi założeniami, wskaźnikami, datami i sposobami finansowania (pod rygorem zwrotu dotacji wraz z odsetkami), warto dokładnie przeanalizować wszystkie dokumenty przed podpisaniem. Umowa dotacyjna najczęściej zabezpieczona jest wekslem.

   UWAGA!
   Istnieje możliwość ewentualnych negocjacji (dotyczy to głównie zmiany terminów oraz budżetu). Z kolei w przypadku odrzucenia wniosku, można skorzystać z procedury odwoławczej.

9. Realizacja i rozliczenie projektu

   Planując realizację projektu, już w fazie tworzenia wniosku, należy podzielić go na poszczególne etapy. Tworząc budżet musisz pamiętać, że powinien być realny do wykonania – nie wpisuj więc tego, czego z dużym prawdopodobieństwem nie będziesz mógł zrealizować. Rozliczenie projektu w praktyce polega na złożeniu sprawozdania z realizacji projektu do odpowiedniej Instytucji Pośredniczącej za pomocą generatora wniosków o płatność. Dopiero na jego podstawie wybrany organ wypłaca Ci pieniądze.

   Ze względu na to, że projekty unijne nieodłącznie wiążą się z wydatkowaniem środków publicznych, ważne jest, by podczas ich realizacji pamiętać o dokonywaniu zakupów na zasadach rynkowych, określonych przez odpowiednie dokumenty krajowe i wspólnotowe oraz dokumentowaniu wydanych pieniędzy zgodnie z zaleceniami danej Instytucji. Tylko skrupulatne gromadzenie dokumentacji oraz stosowanie się do procedur pozwala dokładnie rozliczyć projekt. Pamiętaj również, że będziesz zobowiązany do informowania, że projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską poprzez umieszczanie logotypów Unii np. na zakupionym sprzęcie.

10. Zapewnienie trwałości projektu

    Ważne jest, by co najmniej 3 lata po terminie zakończenia projektu, biznes Wnioskodawcy nadal funkcjonował i spełniał przyjęte we wniosku założenia i wskaźniki. Jeżeli zasada ta nie zostanie spełniona, odpowiednia Instytucja Pośrednicząca może żądać zwrotu kwoty dofinansowania wraz z odsetkami.

Chcesz poznać swoje szanse na pozyskanie dotacji?

Skonsultuj się z naszym ekspertem 733 066 344