Nie płacą Ci faktur? Przestań płacić za to VAT!

Wystawiona faktura to automatycznie VAT do zapłacenia? Nie zawsze. Metoda kasowa VAT pomoże Ci, gdy Twój kontrahent staje się… Twoim dłużnikiem. Płać VAT wtedy, gdy sam odzyskasz go od kupującego. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Artykuł powstał w oparciu o materiały zamieszczone na Samir Kayyali Doradztwo Podatkowe. Polub ten fanpage, jeśli chcesz być na bieżąco ze zmianami podatkowymi.

Płatność podatku VAT w Polsce

Zgodnie z ogólną zasadą stosowaną w Polsce obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towarów, wykonania usługi lub wpłaty pieniędzy. Jeśli usługi przyjmowane są częściowo – wykonanie usługi następuje z chwilą wykonania części usługi, dla której określono zapłatę. I choć jesteśmy przyzwyczajeni do tego rozwiązania, to jednak często pojawiają się sytuacje, w których kontrahenci zalegają przedsiębiorcom z wpłatami. Wystawione faktury nie są regulowane od wielu miesięcy, a prowadzący firmę muszą i tak zapłacić:

• podatek dochodowy,
• podatek VAT.

W myśl obowiązujących zasad już samo wykonanie usługi (i wystawienie faktury) oznacza, że musimy ująć pewną kwotę w deklaracji VAT i w terminie zapłacić należny podatek. Nie ma tu znaczenia, czy kontrahent uregulował należność. Oczywiście działa to także w odniesieniu do naszych rozliczeń – jeśli otrzymamy fakturę, od razu możemy odliczyć od niej VAT (bez względu na to, czy opłaciliśmy ją, czy nie). Aby ubezpieczyć się od sytuacji, w których nie mamy opłaconej faktury, a musimy uiścić za nią podatek, warto poznać metodę kasową.

W 2019 roku nieuregulowaną fakturę zakupową musisz „wyksięgować” z deklaracji VAT-owskiej po upływie 90 dni od terminu płatności.

Czym jest metoda kasowa VAT?

Jeśli opłacanie podatku VAT za wystawione, ale nieuregulowane faktury, to problem Twojej firmy, pomyśl o metodzie kasowej. Na czym ona polega? Należny VAT opłacasz dopiero w momencie, gdy Twój kontrahent ureguluje wystawioną przez Ciebie fakturę. Jednocześnie odliczasz VAT z faktur zakupowych dopiero wtedy, gdy Ty zapłacisz swoje zobowiązania. Z udogodnienia mogą skorzystać:

• mali podatnicy – przedsiębiorcy, których przychody brutto ze sprzedaży za rok ubiegły nie przekraczają 1 mln 200 tys. euro brutto (ok. 5 mln 100 tys. zł),
• osoby rozpoczynające działalność w 2019 roku – warunkiem jest nieosiągnięcie obrotu powyżej 1 mln 200 tys. euro w przeliczeniu do proporcji roku, w której się działa (np. prowadzenie firmy tylko przez pół roku, to limit mniejszy o 50%).

Jeśli chcesz się dowiedzieć, czy masz status małego podatnika, sprawdź swoje przychody ze sprzedaży w roku 2018. Jeśli są niższe od równowartości 1 mln 200 tys. euro, przeliczonej kursem NBP z dnia 1.10.2018 roku – metoda kasowa jest dla Ciebie.

Metoda kasowa VAT 2019. Dla kogo?

Możliwość opłacania podatku dopiero w momencie, gdy mamy na to środki, bo nasz kontrahent reguluje fakturę, to duże udogodnienie. Metoda kasowa jest atrakcyjna dla wszystkich, którzy:

• płacą w terminie swoje zobowiązania – jeśli nie masz zaległości, a swoje faktury opłacasz relatywnie szybko, metoda kasowa będzie dla Ciebie dużym ułatwieniem,
• mają kontrahentów-dłużników – jeśli obsługujesz podatników (szczególnie czynnych VAT-owców), którzy bardzo długo zwlekają z płatnościami, metoda kasowa pomoże Ci zachować płynność w firmie.

Metoda kasowa – odliczenie VAT. Jak skorzystać?

Aby skorzystać z metody kasowej należy poinformować o danym fakcie urząd skarbowy. Jak to zrobić? Składając aktualizację VAT-R. Dokument ten, to „Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług”, które po raz pierwszy wypełniałeś rejestrując się do VAT. Teraz należy je tylko zaktualizować. Aktualizację VAT-R złożysz:

• osobiście,
• listownie,
• elektronicznie.

Co ważne, z metody kasowej musisz korzystać przez minimum 4 kwartały lub 12 miesięcy. Nie ma możliwości wybrać jej na kilka miesięcy czy pół roku.

Metoda kasowa nie jest obowiązkowa. Jeśli jesteś małym podatnikiem możesz nadal stosować ogólne zasady, dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego i odliczania podatku VAT.

Metoda kasowa VAT. Dłużnicy

Jeśli zdecydowałeś się korzystać z metody kasowej, a Twój dłużnik to czynny podatnik VAT – nie musisz się martwić. Podatek od takiej faktury zapłacisz dopiero, gdy Twój kontrahent ureguluje ją w całości lub w części. Nie ma tu znaczenia, jak długo będzie on zalegał. Jeśli w końcu zapłaci całość – Ty zapłacisz całość podatku, natomiast jeśli zdecyduje się wpłacić część – Ty zapłacisz część podatku.

Trochę inaczej sprawa wygląda, gdy Twój kontrahent to podatnik zwolniony z VAT. Jeśli wykonujesz na jego rzecz usługi lub sprzedajesz mu towary, oczywiście obowiązuje Cię metoda kasowa, ale jedynie przez 180 dni (około pół roku). Po tym okresie podatek musisz i tak zapłacić.

Metoda kasowa VAT na fakturze. Ważna adnotacja

Choć metoda kasowa VAT wydaje się być dużym uproszczeniem dla wielu przedsiębiorców, to jednak nakłada na nich jeden dodatkowy obowiązek. Chcąc z niej korzystać muszą bowiem umieścić na swoich fakturach adnotację „metoda kasowa”. Stanowi to jasną i czytelną informację dla kontrahentów, że dokument, który otrzymali podlega metodzie kasowej. Warto wspomnieć, że zasady odliczania przez nich podatku z takiej faktury są inne niż w przypadku „tradycyjnego” dokumentu.

Praktyka a metoda kasowa VAT

Metoda kasowa zobowiązuje przedsiębiorcę do dokładnego śledzenia historii wpłat od kontrahentów. W końcu od tego zależy, czy jego firma musi już płacić VAT, czy też może się wstrzymać. Przy dużej liczbie klientów i wystawianych faktur może to być czasochłonne. Dlatego warto zlecić ten obowiązek firmie zewnętrznej, która do rzetelnego rozliczania metody kasowej potrzebuje jedynie wglądu w rachunek firmowy danego przedsiębiorcy – podkreśla Joanna Olczyk, Prezes Zarządu Starlit.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prawidłowym naliczaniu podatku VAT, także poprzez metodę kasową – skontaktuj się z nami. Przejmiemy odpowiedzialność za Twoją księgowość, tak abyś miał więcej czasu na prowadzenie swojego biznesu!