Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.) nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Jednak w przeciwieństwie do uproszczonej księgowości, którą znają właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, zakres obowiązków jest zupełnie inny. Czytaj dalej, aby poznać najistotniejsze różnice i nie podpaść Urzędowi Skarbowemu.
Pełna księgowość – co wchodzi w jej skład?
Założenie spółki z o.o. to krok naprzód wobec jednoosobowej działalności gospodarczej. Odzwierciedlone jest to w przepisach regulujących kwestię księgowości. Z najważniejszych elementów składowych należy wyróżnić:
- wymaga się prowadzenia osobnego rachunku firmowego, na którym pokazane są wszystkie operacje finansowe,
- każda operacja, faktura czy płatność na rachunku musi być powiązana z wpisem w księgach rachunkowych,
Oznacza to, że jeśli na wyciągu widnieje wypłata środków z konta firmowego, to musi mieć podstawę w postaci faktury, umowy czy innego rodzaju dowodu na wydatek.
- spółka z o.o. ma na koniec roku obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, rachunku zysków i strat, bilansu i informacji dodatkowej,
- należy też bardzo uważać na płatności gotówkowe, która muszą być wykazane w raporcie kasowym. Każda złotówka musi być zewidencjonowana,
Częstym błędem przedsiębiorców jest wydawanie gotówki, której nie ma w kasie. Pamiętaj, że saldo kasy gotówkowej musi być na bieżąco monitorowane, a obowiązkowo trzeba je sprawdzić na koniec miesiąca. Tylko w ten sposób upewnisz się, czy masz z czego wydać gotówkę w kolejnym miesiącu (dotyczy to osób, które płacą prywatnymi środkami, a następnie chcą je umieścić w raporcie kasowym).
- wszystkie wpływy przechodzące przez spółkę muszą być poddane ewidencji,
- trzeba też pamiętać, aby wspólnicy nie płacili za zobowiązania spółki ani też nie korzystali z pieniędzy spółki na cele prywatne.
Pieniądze spółki nie są pieniędzmi wspólników czy zarządu!
Kto odpowiada za księgowość w spółce z o.o.?
Wyznaczone są do tego dwie instytucje:
- Zarząd (z wyłączeniem pełnomocników) – musisz pamiętać, że pełna odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości leży na zarządzie. Wliczamy w to np. nieterminowe składanie zeznań lub nie składanie ich w ogóle, a także błędy w księgowości. Dlatego wybierając biuro księgowe pamiętaj o dwóch kwestiach:
- upewnij się co do rzetelności i uczciwości firmy,
- upewnij się, że firma ma OC.
Dzięki istnieje szansa, że kary za ewentualne błędy pokryje firma księgowa. W przeciwnym razie swoją rację będziesz musiał udowodnić przed sądem.
- Księgowi – na nich spoczywa odpowiedzialność karna i karno-skarbowa za zgodność z prawem ewidencjonowanych operacji.
Jak sporządzić sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?
Rolą sprawozdania finansowego jest podsumowanie wszystkich operacji, w których brała udział spółka, a także posiadanego majątku i zobowiązań firmy. W tym dokumencie można sprawdzić, jakie spółka generuje przychody, a jakie ma zyski.
Widoczne są też wszystkie aktywa (nieruchomości, środki trwałe), kredyty, kapitały, a także zobowiązania i należności. Na podstawie sprawozdania można dokonać wyceny wartości firmy.
W sprawozdaniu powinny się znaleźć:
- rachunek zysków i strat,
- informacja dodatkowa,
- bilans,
- po przekroczeniu określonego obrotu, niektóre podmioty będą potrzebować także RPP oraz badania biegłego rewidenta.
Zasilanie spółki kapitałem – 3 sposoby
- Udzielenie spółce pożyczki przez wspólnika
To metoda pozwalająca na dofinansowanie podmiotu przez jednego ze wspólników. Jeśli zamierzasz w ten sposób zasilić spółkę, pamiętaj, aby pożyczkę oprocentować według rynkowych realiów (np. opierając się o koszt kredytu w banku). Nawet jeśli zrezygnujesz z odsetek, to i tak trzeba będzie od nich zapłacić podatek (jak od przychodu). Dzieje się tak, ponieważ spółka otrzymała nieodpłatne świadczenie, które z zasady są opodatkowane. - Powiększenie kapitału zakładowego spółki
Pozwala zwiększyć sumę, do której odpowiada spółka. Metoda często stosowana przy wprowadzaniu do spółki nowego wspólnika. - Dopłata
Taka możliwość musi być zawczasu zawarta w umowie spółki. Dopłaty muszą wnosić wszyscy wspólnicy, proporcjonalnie do posiadanych udziałów. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym artykule: Dlaczego warto czytać umowy spółki.
Jak widzisz, prowadzenie pełnej księgowości to ogromny zakres odpowiedzialności, przy jednoczesnym dużym ryzyku kary za najmniejszy nawet błąd. Jeśli dodać do tego szereg obowiązków, które codziennie spełnia zarząd firmy, nieodzowna staje się pomoc doświadczonego biura księgowego.
Zachęcamy do skontaktowania się z nami – doradzimy i rozwiejemy wszystkie wątpliwości, jakie masz. A przede wszystkim – weźmiemy Twoją odpowiedzialność na siebie! Pełna księgowość, doświadczone biuro księgowe. Zadzwoń 733 066 344 lub napisz info@starlit.pl i umów się z nami na spotkanie.
