Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, to kolejny etap w drodze do powszechnej informatyzacji księgowości. Jego głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania i otrzymywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
Z tego tekstu dowiesz się m.in.:
- czym jest faktura ustrukturyzowana?
- jak wystawiać i odczytywać fakturę ustrukturyzowaną?
- czy korzystanie z KSeF jest obligatoryjne?
Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tekstu Krajowy System e-Faktur nie będzie mieć już przed Tobą żadnych tajemnic!
Faktura ustrukturyzowana, czyli co?
Chyba nie ma osoby, która nie wiedziałaby, czym jest i jak wygląda faktura. Pytanie natomiast, czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jakkolwiek przypomina “tradycyjny” dokument, znany doskonale każdemu przedsiębiorcy?
Faktura ustrukturyzowana to nic innego jak po prostu faktura elektroniczna (tzw. e-faktura), wystawiona wg określonego wzoru w Krajowym Systemie e-Faktur. Tak, jak i faktury znane nam doskonale do tej pory, jest udokumentowaniem transakcji zakupu i sprzedaży.
Format faktury ustrukturyzowanej to .xml. Jak łatwo dostrzec, różni się on od dokumentów wystawianych przez przedsiębiorców w standardowy sposób. Warto zauważyć, że format ten jest zgodny ze strukturą e-Faktury, która jest umieszczona w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, dostępnym na platformie ePUAP.
Struktura faktury ustrukturyzowanej
Jeżeli chciałbyś otworzyć plik .xml, możesz to zrobić, korzystając chociażby z ogólnodostępnego, najprostszego notatnika.Nie da się jednak ukryć, że sama zawartość pliku przypomina bardziej kod HTML niż tradycyjną fakturę, co zdecydowanie utrudnia jej lekturę i “wyłuskanie” interesujących informacji.
Ta struktura została jednak przewidziana nie bez przyczyny. Faktura ustrukturyzowana o tej formie ma zwiększyć efektywność pracy i uprościć komunikację. Jednocześnie, powinna zmniejszyć ryzyko błędów.
Jak otwierać fakturę ustrukturyzowaną?
Jeśli jeszcze nie korzystałeś z Krajowego Systemu e-Faktur, możesz się teraz zastanawiać, czy fakturę ustrukturyzowaną da się “normalnie” otworzyć… Na szczęście jest taka możliwość. Przede wszystkim, powstały (i wciąż powstają) już narzędzia, które pozwalają na odczyt takich faktur. Poza tym, w aplikacji Ministerstwa można także wygenerować podgląd faktury w jednym z ogólnodostępnych formatów, takich jak .pdf czy .html. Mimo że faktury ustrukturyzowane nie wyglądają może w podglądzie tak, jak “tradycyjne”, są i tak zdecydowanie bardziej czytelne niż pliki .xml.
Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane można wystawić na dwa sposoby:
- przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
- w dobrze znanych, popularnych programach komercyjnych.
Każda faktura ustrukturyzowana powinna posiadać numer identyfikacyjny, dzięki któremu można ją będzie w prosty sposób “rozpoznawać” w systemie.
Kto jest zobligowany do korzystania z KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wciąż jest dobrowolne. Miało się to zmienić od 1.07.2024 r., ale Minister Finansów w styczniu 2024 r. poinformował, że KSeF obligatoryjnie wejdzie w życie w późniejszym terminie.
KSeF zmianą na plus czy wręcz przeciwnie?
Nie da się ukryć, że stworzenie KSeF można śmiało określić mianem rewolucji. Wprowadza ogromne zmiany – przede wszystkim dla biur rachunkowych, choć nie tylko.
Do zalet KSeF zaliczamy przede wszystkim to, że faktury będą bezpieczne w jednym miejscu aż przez 10 lat. Przez cały ten okres można będzie mieć wgląd do dokumentacji i nie trzeba będzie już drukować faktur, co pozwoli zaoszczędzić papier (zniknie obowiązek przedsiębiorcy polegający na archiwizacji dokumentacji). Urzędy skarbowe natomiast zdecydowanie łatwiej będą mogły przeprowadzać wszelkie czynności kontrolne.
Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty będą mogły być wystawiane w systemie. Poza tym, szczególnie w początkowej fazie KSeF, łatwo będzie można popełniać błędy i faktury mogą przez to nie być akceptowane przez system.
______________
Szukasz biura rachunkowego, które jest na bieżąco z aktualnymi regulacjami i oferuje profesjonalne wsparcie? Zachęcamy do kontaktu ze Starlit!
