Przedsiębiorstwa podczas rozpoczynania i prowadzenia działalności stają przed poważnymi decyzjami w zakresie prowadzenia księgowości oraz kadr i płac. Decyzja o poprowadzeniu rozliczeń podatkowych przez księgową zatrudnioną na etacie lub biuro rachunkowe niejednokrotnie bywa kluczowa dla działalności operacyjnej. Wybór jest szczególnie trudny, gdy w grę wchodzą duże miasta jak np. Wrocław, gdzie funkcjonuje bardzo duża ilość świadczących usługi finansowo-rachunkowe.
Własna księgowa
Większość firm, decydujących się na wewnętrzne prowadzenie księgowości, swoją decyzję motywuje przede wszystkim potrzebą posiadania „na miejscu” osoby odpowiedzialnej za wszelkie rozliczenia przedsiębiorstwa, szybki przepływ informacji i bieżący dostęp do dokumentów. Niesie to za sobą wyższe koszty związane z zatrudnieniem oraz ryzyko utraty stabilności jeśli główny księgowy długotrwale zachoruje, czy powstanie konflikt na linii pracownik-przedsiębiorstwo. Zaawansowane technologie pozwalają natomiast na bieżący przepływ wiadomości, więc dostęp do dokumentów i informacji również nie jest już barierą.
Koszty zatrudnienia księgowej
Przy podejmowaniu decyzji: „biuro rachunkowe czy własna księgowa” w pierwszej kolejności bierze się pod uwagę koszty. W przypadku biura rachunkowego jest to stała lub zmienna (w zależności od podpisanej umowy) opłata miesięczna. W przypadku prowadzenia własnej księgowości, poza miesięcznymi kosztami zatrudnionego pracownika, należy również uwzględnić koszty sprzętu, odpowiedniego oprogramowania i jego aktualizacji, prenumerat czasopism fachowych, etc. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, że na rynku ciężko znaleźć wysoko wykwalifikowanych specjalistów jednocześnie w zakresie księgowości jak i kadr i płac, w związku z czym przedsiębiorstwo decydując się na wewnętrzne prowadzenie rozliczeń musi ponieść koszty co najmniej dwóch etatów.
Biuro rachunkowe
Biura księgowe, oprócz bieżących rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędem Statystycznym i innymi instytucjami, najczęściej oferują bieżące doradztwo i mogą całkowicie zdjąć z klienta potrzebę kontaktów z wymaganymi prawnie organami. Dzięki wyspecjalizowanym zespołom pomoc może być udzielona szybciej i efektywniej niż w przypadku zatrudniania własnej księgowej.
Kolejnym argumentem przemawiającym na korzyść biura rachunkowego jest fakt, że zatrudnienie specjalisty w zakresie prowadzenia rozliczeń podatkowych jak i kadr i płac nie zawsze gwarantuje zabezpieczenie interesów firmy. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie pracują osoby, które podczas rekrutacji mogą zweryfikować umiejętności nowego pracownika, to pierwszym sprawdzianem dla tej osoby będzie pierwsza kontrola z Urzędu Skarbowego lub innej instytucji, a to może okazać się dla firmy bardzo kosztowne.
Odpowiedzialność za błędy księgowe
Dokonując wyboru pomiędzy biurem rachunkowym a własną księgową należy wziąć pod uwagę kwestię odpowiedzialności finansowej za ewentualne pomyłki i błędy. W przypadku pracownika można go obciążyć jedynie do wysokości trzykrotności wynagrodzenia jeżeli szkody dokonał nieumyślnie. W przypadku biura rachunkowego klient może dochodzić naprawy wszelkich powstałych szkód. W związku z tym należy sprawdzić czy biuro księgowe z którym podpisuje się umowę, ma ważne ubezpieczenie OC – gwarantuje to bezproblemowy zwrot kosztów.
Biuro rachunkowe – optymalne rozwiązanie dla małych i średnich firm
Podsumowując, dla małych i średnich przedsiębiorstw, których nie stać na zatrudnienie kilku lub kilkunastoosobowych zespołów, dużo bardziej korzystną formą prowadzenia rozliczeń księgowych jest biuro rachunkowe. Należy pamiętać, że wybór odpowiedniego partnera jest niezwykle istotny dla bezpieczeństwa firmy. Ze względu na to, że na rynku istnieje bardzo duża ilość podmiotów nie jest łatwo dokonać odpowiedniej decyzji. Bardzo często przedsiębiorcy skupiają się na cenie nie zwracając uwagi na dużo bardziej istotne kwestie. Może mieć to negatywne skutki, ponieważ końcową odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami zawsze ponosi Twoja firma, więc wybór rzetelnego partnera jest szczególnie ważny.
Jak sprawdzić biuro rachunkowe?
Aby sprawdzić firmę należy poprosić o dostęp do takich dokumentów jak:
- wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego,
- zaświadczenie REGON,
- potwierdzenie nadania numer NIP,
- świadectwa osób uprawnionych potwierdzające uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.
Jeżeli wybrany przez Ciebie podmiot bez problemu jest w stanie przedstawić niezbędne dokumenty można domniemać jego wiarygodności i w takiej sytuacji przystąpić do dalszych negocjacji. Należy również pamiętać o bardzo dokładnym zapoznaniu się z umową a w szczególności z obowiązkami każdej ze stron i sposobach egzekwowania wywiązywania się z nich podczas współpracy.
Biuro rachunkowe we Wrocławiu – sprawdź nasze usługi
Umów się z naszym ekspertem.
Przekonaj się, jak Starlit pomoże Ci rozwinąć biznes.
