Porządek dokumentów obejmuje również wyciągi, rozrachunki i informacje o zmianach w firmie.
Miesięczna paczka dokumentów spółki powinna umożliwiać księgowości zrozumienie operacji, a nie tylko odczytanie faktur. Ustalony sposób przekazywania danych ogranicza powracające pytania i pomaga zauważyć braki przed zamknięciem okresu.
Ustal jeden sposób przekazywania dokumentów
Uzgodnij z biurem kanał, format plików i termin przygotowania paczki. Jeżeli korzystasz z integracji, określ, które dane trafiają automatycznie, a które trzeba dostarczyć osobno. Nie zakładaj, że wszystkie dokumenty z różnych systemów są już dostępne dla księgowości.
Dołącz dane potrzebne do rozliczenia płatności
Faktura pokazuje transakcję, ale nie zawsze wyjaśnia sposób jej zapłaty. Przygotuj uzgodnione wyciągi bankowe, raporty operatorów płatności oraz informacje o kompensatach czy wpłatach zbiorczych. Przy działalności w wielu walutach wskaż rachunki i źródła danych wykorzystywane przez firmę.
Zaznacz dokumenty wymagające wyjaśnienia
Opisz zdarzenia, których celu nie da się ustalić z dokumentu: zakup dla konkretnego projektu, nietypowy zwrot, zmianę warunków umowy albo korektę. Krótki opis pozwala wyjaśnić sprawę, zanim stanie się stałą pozycją na liście braków.
- Oddziel dokumenty bieżącego miesiąca od korekt wcześniejszych okresów.
- Przekaż uzgodnione informacje o zmianach dotyczących pracowników i innych umów.
- Dołącz dokumenty dotyczące środków trwałych lub finansowania, jeśli wystąpiły takie zdarzenia.
- Wskaż osoby, które mogą wyjaśnić kwestie sprzedaży, magazynu i płatności.
Zamknij listę braków przed kolejnym miesiącem
Uzgodnij sposób potwierdzenia odbioru paczki i prowadzenia listy brakujących danych. Ważne, aby pytania miały osobę odpowiedzialną oraz termin odpowiedzi. Samo wysłanie folderu nie potwierdza jeszcze, że okres może zostać zamknięty.
Po pierwszych miesiącach sprawdź, które pytania powtarzają się najczęściej. Czasem wystarczy dopisać jedno pole w eksporcie, zmienić nazwę pliku lub uporządkować przekazywanie raportu z platformy sprzedażowej. Takie zmiany ułatwiają współpracę bez dokładania kolejnego systemu.
Ustal proces dopasowany do spółki
Opowiedz Starlit, skąd trafiają dokumenty i jak przekazujesz dane. Uzgodnimy zakres obsługi oraz sposób przygotowania miesięcznych rozliczeń.