Zmiana biura rachunkowego we Wrocławiu: jak przekazać księgowość

Zmiana księgowości zaczyna się od uzgodnienia, kto przejmuje dokumenty i rozliczenia.

Zmiana biura rachunkowego we Wrocławiu wymaga czegoś więcej niż podpisania nowej umowy. Trzeba ustalić datę przejęcia obsługi, przekazanie danych oraz odpowiedzialność za ostatnie rozliczenia. Dobrze przygotowana zmiana pozwala uniknąć sytuacji, w której dwie strony zakładają, że dokumentem zajmie się ktoś inny.

Ustal, od którego miesiąca przejmowane są rozliczenia

Przed zakończeniem obecnej współpracy sprawdź warunki wypowiedzenia. Z nowym biurem uzgodnij pierwszy obsługiwany miesiąc oraz zakres przejęcia. Osobno ustal, kto zamknie poprzedni okres, przygotuje korekty i odpowie na pytania dotyczące starszych zapisów.

Jeżeli zmiana następuje w trakcie roku, zapytaj także o rozliczenie roczne i sprawozdanie finansowe, jeśli dotyczy firmy. Te zadania nie powinny pozostawać domyślnym obowiązkiem jednej ze stron.

Przygotuj paczkę danych do przekazania

Zakres dokumentów zależy od formy działalności i sposobu prowadzenia księgowości. Nowe biuro powinno wskazać format plików, potrzebne zestawienia i dokumenty źródłowe. Przekazanie samych faktur może nie wystarczyć do kontynuowania rozliczeń.

• Uzgodnij eksport ksiąg lub ewidencji oraz dokumentów źródłowych.
• Przekaż złożone deklaracje i potwierdzenia ich wysyłki.
• Przygotuj informacje o rozrachunkach, środkach trwałych i otwartych sprawach.
• Jeżeli firma zatrudnia pracowników, ustal odrębny zakres danych kadrowych i płacowych.

Sprawdź uprawnienia do obsługi firmy

Przy przejęciu obsługi ustal, które pełnomocnictwa i dostępy trzeba nadać, zmienić lub odwołać. Do odwołania albo zmiany pełnomocnictwa do podpisywania elektronicznych deklaracji służy OPL-1. Sposób złożenia opisuje instrukcja Ministerstwa Finansów dotycząca OPL-1.

Uzgodnij sposób dalszej współpracy

Na końcu ustal termin przekazywania dokumentów, osobę do kontaktu i sposób informowania o brakach. Zapytaj, co obejmuje stała opłata, a które czynności są rozliczane osobno. Dzięki temu nowa współpraca zaczyna się od wspólnego zakresu, a nie od różnych oczekiwań.