Kwiecień to czas, gdy wiosenna energia wspiera realizację celów, a wcześniejsze działania przynoszą coraz wyraźniejsze efekty. To moment łączenia lekkości pracy z konsekwencją oraz rozwijania inicjatyw z większą elastycznością i otwartością na usprawnienia. Sprzyja porządkowaniu procesów, wzmacnianiu współpracy i budowaniu solidnych podstaw na przyszłość. Niech będzie to miesiąc trafnych decyzji, dobrej energii i satysfakcji z rosnących rezultatów.
KSeF A KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW
Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. zaczął obowiązywać wszystkich przedsiębiorców. Nowe regulacje wprowadzają zasadę, zgodnie z którą faktury powinny być wystawiane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem systemu rządowego.
Praktyka pokazuje jednak, że rzeczywistość bywa bardziej złożona. W obrocie gospodarczym nadal pojawiają się faktury wystawiane poza KSeF- w formie papierowej lub jako zwykłe pliki elektroniczne. Powstaje więc kluczowe pytanie: czy taka sytuacja wpływa na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (KUP)?
Problem zgłoszony przez podatnika
Jedna ze spółek, będąca podatnikiem CIT i VAT, zwróciła się o interpretację indywidualną w tej sprawie. Wskazała, że mimo obowiązku korzystania z KSeF, jej dostawcy mogą z różnych powodów wystawiać faktury poza systemem. Przyczyny obejmują m.in.:
- błędną ocenę obowiązku stosowania KSeF,
- nieprawidłową interpretację przepisów przejściowych,
- korzystanie z preferencji dla mikroprzedsiębiorców,
- problemy techniczne lub brak odpowiednich narzędzi,
- niedostateczną wiedzę w początkowym okresie obowiązywania systemu.
Spółka zapytała wprost: czy faktura wystawiona poza KSeF, mimo istniejącego obowiązku, nadal pozwala ująć wydatek w kosztach podatkowych?
Stanowisko organu: dobra wiadomość dla przedsiębiorców
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził korzystne dla podatników stanowisko. Najważniejszy wniosek jest jednoznaczny- faktura wystawiona poza KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Dlaczego? Kluczowe argumenty
Brak zmian w ustawie o CIT
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie wiązało się z nowelizacją przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych. Ustawodawca nie uzależnił możliwości rozpoznania kosztu od formy faktury. Oznacza to, że z perspektywy CIT nie ma znaczenia czy dokument został wystawiony w KSeF, czy poza nim.
Decydują ogólne przesłanki kosztowe
Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać standardowe warunki, m.in.:
- być faktycznie poniesiony,
- mieć związek z działalnością gospodarczą,
- służyć osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów,
- być odpowiednio udokumentowany,
- nie znajdować się w katalogu wyłączeń.
Forma faktury nie została wskazana jako jeden z warunków.
Faktura poza KSeF nadal jest dowodem księgowym
Z punktu widzenia rachunkowości kluczowe jest, aby dokument rzetelnie odzwierciedlał rzeczywistą transakcję. Faktura, niezależnie od formy, może stanowić pełnoprawny dowód księgowy, o ile zawiera wymagane elementy i jest wiarygodna.
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, istotą faktury jest potwierdzenie rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, a nie jej forma techniczna.
Co to oznacza w praktyce?
Interpretacja ma duże znaczenie dla przedsiębiorców funkcjonujących w realiach przejściowych. Najważniejsze wnioski:
- faktury wystawione poza KSeF mogą stanowić podstawę do rozpoznania kosztu podatkowego,
- odpowiedzialność za wystawienie faktury w KSeF spoczywa na dostawcy, a nie na nabywcy,
- błędy po stronie kontrahenta nie powinny automatycznie wpływać na prawo do kosztów.
Jednocześnie warto zachować ostrożność. Regularne otrzymywanie faktur poza systemem od tego samego kontrahenta może budzić wątpliwości, zwłaszcza na gruncie VAT. Dlatego rekomendowane jest zachowanie należytej staranności i weryfikacja partnerów biznesowych.
Podsumowanie
Interpretacja z 11 marca 2026 r. potwierdza istotną zasadę: KSeF to narzędzie systemu VAT, a nie podatku dochodowego. Brak faktury w systemie nie przekreśla prawa do ujęcia kosztu, o ile spełnione są podstawowe warunki podatkowe. Dla firm oznacza to większe bezpieczeństwo w okresie adaptacji do nowych przepisów- choć jednocześnie nie zwalnia z dbałości o jakość dokumentacji i relacje z kontrahentami.
KARY UMOWNE JEDNAK W KOSZTACH? FISKUS ZMIENIA PODEJŚCIE
Rozliczanie kar umownych w podatku CIT od lat budzi liczne spory między podatnikami a organami podatkowymi. Choć przepisy pozostają niezmienne, praktyka ich interpretacji wyraźnie ewoluuje – i najnowsze stanowisko Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pokazuje, że coraz częściej na korzyść przedsiębiorców.
Przełomowa zmiana interpretacji
W marcu 2026 r. Szef KAS zmienił wcześniejszą, niekorzystną interpretację dotyczącą możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych:
- kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych,
- odsetek ustawowych od tej kary,
- kosztów postępowania sądowego wraz z odsetkami.
Ostatecznie uznano, że wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jako element racjonalnego ryzyka gospodarczego.
Tło sprawy
Sprawa dotyczyła spółki realizującej kontrakty infrastrukturalne w sektorze energetyczno-technicznym, obejmujące m.in. dostawę i obsługę systemów zasilania awaryjnego (UPS). Choć główne świadczenie zostało wykonane prawidłowo, spór pojawił się na etapie realizacji obowiązków gwarancyjnych. Dotyczył on charakteru przeglądów – czy powinny być realizowane w ramach wynagrodzenia ryczałtowego, czy jako dodatkowo płatne usługi.
Zamawiający naliczył kary za opóźnienie, a sąd potwierdził zasadność roszczeń. Spółka poniosła więc nie tylko koszt samej kary, ale także odsetek oraz kosztów procesu i chciała potwierdzić ich podatkową kwalifikację.
Spór z organem podatkowym
Dyrektor KIS początkowo uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. Przyjął szeroką interpretację przepisów, zgodnie z którą „wadliwość wykonania usług” obejmuje także opóźnienia. W konsekwencji uznał, że wydatki te mieszczą się w art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT i powinny być wyłączone z kosztów podatkowych.
Spółka zaskarżyła interpretację, powołując się na orzecznictwo sądów administracyjnych, które konsekwentnie wskazuje, że katalog wyłączeń w CIT ma charakter zamknięty i nie może być rozszerzany.
Korzystne stanowisko Szefa KAS
Po analizie sprawy Szef KAS zmienił interpretację i przyznał rację podatnikowi. Potwierdził, że:
- kara umowna za opóźnienie (niezwiązana z wadliwością świadczenia) może być kosztem podatkowym,
- odsetki od tej kary są kosztem- ale dopiero w momencie ich zapłaty,
- koszty postępowania sądowego również mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Rozstrzygnięcie wpisuje się w utrwaloną linię orzeczniczą NSA, zgodnie z którą przepisy wyłączające koszty należy interpretować ściśle.
Co to oznacza dla firm?
Nowe podejście organów podatkowych ma istotne znaczenie praktyczne, szczególnie dla firm realizujących duże kontrakty, w których kary umowne są standardowym elementem.
Najważniejsze wnioski:
- nie każda kara umowna automatycznie wyłącza możliwość zaliczenia jej do kosztów,
- kluczowe znaczenie ma charakter naruszenia- opóźnienie to nie to samo co wada usługi lub towaru,
- wydatki wynikające z normalnego ryzyka biznesowego mogą być kosztem podatkowym,
- również koszty sporów sądowych, jeśli pozostają w związku z działalnością, mogą być rozliczane podatkowo.
Podsumowanie
Zmiana interpretacji to kolejny sygnał, że fiskus zaczyna uwzględniać ugruntowane stanowisko sądów administracyjnych. Dla przedsiębiorców oznacza to większą przewidywalność i bezpieczeństwo w rozliczeniach CIT. Kary umowne za opóźnienia, o ile nie dotyczą wadliwości świadczeni, mogą być traktowane jako element naturalnego ryzyka gospodarczego, a tym samym jako koszty uzyskania przychodów.
KIEDY MAMY DO CZYNIENIA Z ZALEGŁYM URLOPEM WYPOCZYNKOWYM?
Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić urlopu pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ten uzyskał do niego prawo. W praktyce pracodawcy nie dysponują jednak skutecznymi środkami prawnymi, które pozwalałyby wymusić wykorzystanie urlopu w bieżącym roku. Wysyłanie pracownika na przymusowy urlop, nawet w przypadku przestoju w pracy, bez jego zgody, jest niezgodne z prawem.
Po drugie, może zdarzyć się sytuacja, że pracownik, choć rozplanuje cały swój urlop w bieżącym roku, nie wykorzysta go (lub urlop zostanie przerwany) z powodu choroby, urlopów związanych z macierzyństwem lub innych przyczyn określonych w art. 165 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien wtedy udzielić urlopu w późniejszym terminie. Nie zawsze jest to jednak możliwe przed końcem roku kalendarzowego, w szczególności, jeżeli niezdolność do pracy jest długotrwała.
Według Kodeksu pracy, pracodawca udziela pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego. To oznacza, że zatrudniony powinien rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego najpóźniej 30 września. Ponadto w wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12, Sąd Najwyższy uznał, że zaległy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany przed bieżącym urlopem wypoczynkowym.
Pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, jeśli jednak pomimo tego obowiązku urlop nie został wykorzystany, to dzień 30 września będzie początkiem biegu przedawnienia prawa do zaległego urlopu wypoczynkowego.
Nieudzielenie urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.
W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca – zgodnie art. 167 Kodeksu pracy – może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (zarówno bieżącego, jak i zaległego) bez wniosku pracownika, a nawet bez jego zgody. Zatem decyzję o udzieleniu urlopu pracodawca podejmuje jednostronnie, niezależnie od faktu, czy wypowiedzenia umowy dokonał pracodawca, czy pracownik.
W pozostałych przypadkach Kodeks pracy nie przewiduje uprawnień pracodawcy do wysyłania pracowników na „przymusowy”, zaległy urlop wypoczynkowy. W tym zakresie należy kierować się przede wszystkim orzecznictwem. Tam też przeważa opinia, że pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop do 30 września, nawet bez uzyskania jego zgody. To stanowisko (zważając na sankcje wobec pracodawcy, który nie udzieli zaległego urlopu w terminie) popiera Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi interpelację nr 8918.