Wrzesień to miesiąc, w którym nabieramy nowego rytmu i świeżej perspektywy. To czas, gdy plany i pomysły dojrzewają, a energia z letnich miesięcy inspiruje do kolejnych działań. To moment, w którym warto przekuć letnią energię w konkretne działania: porządkować priorytety, wzmacniać strategie i otwierać się na nowe możliwości. Wrzesień przypomina, że każdy krok naprzód może stać się początkiem czegoś wyjątkowego.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF – klucz do sprawnej obsługi e-faktur
Zgodnie z ustawą od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą przekraczającą 200 mln zł w roku 2024 będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Skuteczne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymagać będzie nie tylko znajomości jego funkcji, lecz także prawidłowego zarządzania uprawnieniami. To właśnie one decydować będą, kto w organizacji może wystawiać, odbierać lub przeglądać faktury ustrukturyzowane.
W zależności od formy prawnej firmy, proces nadawania dostępu do systemu może wyglądać inaczej – i warto dobrze go zaplanować, aby uniknąć przestojów w codziennej pracy.
Każdy użytkownik systemu KSeF musi być odpowiednio uwierzytelniony i autoryzowany. Dzięki temu system jest bezpieczny, a dane – chronione przed nieuprawnionym dostępem. Dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub pełniących funkcję właściciela uprawnienia w systemie KSEF nadawane będą automatycznie. Inaczej wygląda to jednak w przypadku spółek i innych podmiotów prawnych. Tutaj pierwsza osoba uprawniona musi być zgłoszona poprzez formularz ZAW-FA złożony w formie papierowej.
Po nadaniu pierwotnych uprawnień pierwsza autoryzowana osoba może już samodzielnie i elektronicznie przekazywać kolejne uprawnienia innym członkom organizacji.
Obecnie formularz ZAW-FA trzeba złożyć w formie papierowej:
- osobiście w urzędzie skarbowym lub
- listownie, wysyłając go do właściwego urzędu.
W przyszłości planowane są zmiany, które umożliwią złożenie tego dokumentu online, co znacząco ułatwi proces autoryzacji.
Firmy, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, mogą przyspieszyć i uprościć całą procedurę. Pieczęć umożliwili automatyczne uzyskanie uprawnień pierwotnych, bez konieczności składania papierowego ZAW-FA.
Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje natychmiastowy dostęp do wszystkich funkcji systemu – od przeglądania faktur, przez ich wystawianie, po odbieranie dokumentów od kontrahentów.
Certyfikaty KSeF – czas start! Przygotuj firmę, zanim będzie za późno!
Już w listopadzie 2025 r. ruszy proces wydawania certyfikatów KSeF, które wkrótce staną się nieodłącznym elementem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów zapowiada duże zmiany, a firmy, które nie zdążą z przygotowaniami, mogą mieć problem z wystawianiem faktur od lutego 2026 r.
Do końca 2026 r. przedsiębiorcy będą mogli korzystać zarówno z tokenów, generowanych w systemie KSEF, jak i certyfikatów KSeF. Od 1 lutego 2026 r. oba rozwiązania będą działały równolegle, co da firmom czas na spokojne wdrożenie nowych procedur. Jednak od 1 stycznia 2027 r. tokeny zostaną całkowicie wycofane, a jedyną metodą logowania i uwierzytelniania w systemie pozostaną certyfikaty KSeF.
Ministerstwo Finansów jasno stawia sprawę: certyfikat stanie się podstawową metodą potwierdzania tożsamości w Krajowym Systemie e-Faktur – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline. Certyfikat nie tylko umożliwi standardowe logowanie do systemu, ale będzie też niezbędny do wystawiania faktur w trybach awaryjnych – np. w sytuacjach, gdy system nie działa lub gdy trzeba pracować offline. To klucz do utrzymania ciągłości rozliczeń, nawet jeśli pojawią się nieprzewidziane problemy techniczne.
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski o wydanie certyfikatów w specjalnym Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Certyfikat będzie wydawany na maksymalnie dwa lata – po upływie tego okresu konieczne będzie jego odnowienie. Wniosek będzie wymagał uwierzytelnienia np. podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub elektroniczną pieczęcią.
O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:
- osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.
Co ważne, zarządzanie certyfikatami można dostosować do struktury firmy. Spółka może np. pobrać kilka certyfikatów wydanych na dane podmiotu i udostępnić je pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktury. W takim przypadku w systemie KSeF przy każdej wystawionej fakturze widoczne będą dane spółki, a nie konkretnej osoby, która technicznie ją wprowadziła. Inną opcją jest wydanie indywidualnych certyfikatów dla pracowników. Taki model pozwala na większą kontrolę i przejrzystość, ponieważ w systemie będzie dokładnie wskazane, kto w imieniu spółki wystawił daną fakturę.
Harmonogram zmian, o których należy pamiętać
- 1 listopada 2025 r. – start składania wniosków o certyfikaty w MCU,
- 1 lutego 2026 r. – możliwość korzystania równolegle z tokenów i certyfikatów,
- 31 grudnia 2026 r. – koniec ważności tokenów,
- 1 stycznia 2027 r. – certyfikaty stają się jedynym narzędziem logowania i uwierzytelniania w KSeF.
Choć do listopada 2025 r. zostało jeszcze trochę czasu, proces wdrażania certyfikatów w firmie może zająć tygodnie – zwłaszcza w dużych organizacjach. To dobry moment, by:
- przeanalizować, kto w firmie potrzebuje certyfikatu,
- zaplanować procedury zarządzania i udostępniania certyfikatów pracownikom,
- przygotować systemy fakturowe do integracji z nową metodą uwierzytelniania.
Zmiany w limitach amortyzacji i leasingu samochodów od 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie przepisy, które znacząco wpłyną na rozliczenia związane z samochodami osobowymi w firmach. Najważniejsza zmiana to obniżenie limitu wartości amortyzacji dla większości pojazdów – z obecnych 150 tys. zł do 100 tys. zł. Regulacje dotyczą zarówno amortyzacji, jak i kosztów leasingu, najmu czy dzierżawy.
Po zmianach, maksymalna kwota pojazdu, od której można dokonywać odpisów amortyzacyjnych lub zaliczać koszty leasingu, będzie zależeć od rodzaju napędu i emisji CO₂:
- 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych i z napędem wodorowym,
- 150 000 zł – dla pojazdów emitujących poniżej 50 g CO₂/km (np. niektóre hybrydy plug-in),
- 100 000 zł – dla wszystkich samochodów spalinowych i większości hybryd, których emisja wynosi 50 g CO₂/km lub więcej.
W przepisach znalazły się regulacje przejściowe, które chronią samochody będące już środkami trwałymi firmy (przy leasingu finansowym lub zakupie samochodu za gotówkę czy kredyt). Jeśli pojazd zostanie wprowadzony do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r., dotychczasowe zasady amortyzacji pozostaną bez zmian i pojazdy te będą mogły korzystać z obecnego, wyższego limitu.
Niestety, takiej ochrony nie przewidziano dla leasingu operacyjnego czy umów najmu, co może oznaczać, że od 2026 r. raty leasingowe będą rozliczane już według nowych limitów. Przykładowo – samochód o wartości 150 tys. zł, który dziś pozwala na pełne rozliczenie rat leasingowych, po zmianach umożliwi zaliczenie w koszty tylko 2/3 raty kapitałowej.
Brak jasnych zasad dla leasingu operacyjnego i umów najmu rodzi niepewność podatkową, a Związek Polskiego Leasingu (ZPL) już apeluje do Ministerstwa Finansów o doprecyzowanie przepisów.
Do czasu ewentualnej korekty regulacji, przedsiębiorcy mogą rozważyć:
- zakup lub wykup pojazdu z leasingu przed końcem 2025 r.,
- zmianę formy finansowania samochodu,
- wystąpienie o interpretację indywidualną, aby zabezpieczyć swoje rozliczenia.
Wyższe kary za naruszenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych
Od tego 1.06.2025 r. obowiązują surowsze sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących systemu ubezpieczeń społecznych. Na mocy ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620), która znowelizowała art. 98 ust. 1 ustawy o sus), maksymalna kara grzywny wzrosła z 5 000 zł do aż 46 000 zł.
Kogo dotyczą zmiany?
Przepisy odnoszą się do płatników składek oraz osób działających w ich imieniu. Oznacza to, że każda firma czy instytucja musi szczególnie dbać o prawidłowe i terminowe wywiązywanie się z obowiązków wobec ZUS.
Co grozi grzywną?
Wykroczeniem przeciwko przepisom ustawy systemowej jest m.in.:
- niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,
- niezgłaszanie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawianie ich udzielenia,
- udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli,
- niedopełnianie obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłacanie ich nienależnie,
- nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
- niedopełnianie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,
- niedopełnianie obowiązku przekazywania dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym w formie określonej w art. 47a ust. 1 i 2.
Co to oznacza w praktyce?
Zdecydowane podniesienie wysokości kar ma mobilizować płatników składek do większej staranności w zakresie obowiązków wobec pracowników i systemu ubezpieczeń społecznych. Warto upewnić się, że wszystkie procesy kadrowo-płacowe w przedsiębiorstwie są prowadzone rzetelnie i terminowo, aby ograniczyć ryzyko finansowe związane z niedopatrzeniami.
