Czasem można się spotkać z przeświadczeniem, że umowy zawieramy na czas wojny a nie pokoju, właśnie dlatego ważne jest odpowiednie zabezpieczenie każdej ze stron. Często przeświadczenie to nie obejmuje myślenia o umowie spółki z o.o. Wiele osób traktuje ją po macoszemu, bo skoro Sąd wymaga umowy do wpisu spółki do rejestru to jakąkolwiek należy mu dostarczyć. Tymczasem dobrze skrojona umowa spółki może ocalić ją i jej wspólników od wielu nieprzyjemnych wydarzeń na dalszych etapach działalności.
Spółki z o.o. powstają głównie wtedy gdy spotyka się kilka osób, które wspólnie chcą stworzyć, a często też poprowadzić określoną działalność. Żeby wspólnicy mieli jasno określone obowiązki wobec spółki (nie należy zapominać, że jest to osobny podmiot) oraz wynikające z nich prawa zawierana jest umowa spółki. Można stworzyć wyłącznie taką, która będzie określała kilka parametrów i podmiot już może działać (tego typu umowa oferowana jest przez system Ministerstwa Sprawiedliwości). Warto jednak już na początku przemyśleć jakie zapisy zapewnią nam trwałość działalności, bo każda zmiana umowy to dodatkowe koszty notarialne i sądowe. Brak odpowiednich zapisów skazuje nas natomiast na zastosowanie przepisów ogólnych, które potrafią dać w kość nawet bardzo wytrwałym przedsiębiorcom.
Na co zwrócić uwagę:
- Dopłaty – dopłaty to sposób na wniesienie dodatkowych środków pieniężnych do spółki. W umowie dobrze jest określić warunki wnoszenia dopłat. Można również zawrzeć zapisy, które na wspólnika, który nie wywiąże się z wniesienia określonej kwoty nakłada odpowiednie kary. Kiedyś analiza jednej z umów niezwykle nas zaskoczyła w tym zakresie. Sprawdźcie dlaczego zapisy dotyczące dopłat mogą być tak ważne.
- Sprzedaż udziałów – spółka najczęściej powstaje w określonej grupie osób. Jednak z czasem, któryś ze wspólników może nie mieć możliwości dłuższego uczestnictwa w danym podmiocie. W takiej sytuacji dokonuje się sprzedaży udziałów. Dobrze skonstruowana umowa spółki może dać możliwość pierwokupu udziałów przez obecnych wspólników lub odsprzedaży ich określonemu nabywcy. Warto o tym pomyśleć zawczasu bo chyba nikt nie chciałby znaleźć się w sytuacji gdy miejsce dotychczasowego partnera zostaje zajęte przez przypadkową osobę, która zachciała odkupić udziały. Konstruując zapisy umowy warto też nie przedobrzyć z procedurą sprzedaży. Czasem widujemy zapisy, przy których do faktu zbycia może dojść dopiero po dwóch albo trzech miesiącach od podjęcia decyzji o sprzedaży, a to nie wpływa dobrze na elastyczność działań.
- Dziedziczenie udziałów – o tym jak ważne jest zabezpieczenie się na wypadek śmierci jednego ze wspólników pisaliśmy w osobny poście. Warto skonstruować zapisy, które będą zabezpieczały zarówno trwałość działania spółki jak i spłatę rodziny w odpowiednim czasie lub wstąpienie spadkobierców tylko pod określonymi warunkami. Szczególnie ważne jest zabezpieczenie spółki przed możliwością wstąpienia nieletniego spadkobiercy, bo jeśli osoba niepełnoletnia nabywa prawo do udziałów to wszystkie procedury muszą odbyć się z udziałem Sądu Opiekuńczego. Czasem zdarzają się też sytuacje, gdzie na opiekuna zostaje wyznaczony kurator Sądowy, który może mieć w wielu kwestiach odmienne zdanie niż pozostali wspólnicy.
- Wstąpienie małżonka – jeżeli wspólnicy nie posiadają rozdzielności majątkowej to prawo do udziałów przysługuje również współmałżonkowi. Warto więc przeanalizować czy chcemy aby mężowie lub żony naszych wspólników były uprawnione do podejmowania decyzji dotyczących prowadzenia spółki i zawrzeć odpowiednie zapisy dopuszczające lub wykluczające taką możliwość.
- Zakres praw i obowiązków wspólników oraz Zarządu – w tym zakresie poza standardowymi elementami wynikającymi z kodeksu spółek handlowych umowa spółki pozwala na dużą dowolność. Można dokładnie określić zakres praw i obowiązków Zgromadzenia Wspólników i Zarządu, sposób powoływania Zarządu (np. dać każdemu ze wspólników prawo do powołania określonej liczby Członków Zarządu), sposób odbywania się zgromadzeń wspólników i zarządu, sposób podejmowania uchwał, a także ograniczyć decyzyjność Zarządu do podejmowania decyzji przekraczających określoną kwotę bez zgody wspólników. Wszystko zależy od tego jak chcemy planować działalność operacyjną spółki i na ile wspólnicy chcą być w nią zaangażowani.
- Udziały uprzywilejowane – wszystkim wspólnikom lub tylko niektórym można przyznać dodatkowe uprawnienia wynikające z posiadanych udziałów. Może to być na przykład większa ilość głosów lub prawo do dywidendy. Tutaj również umowa pozostawia nam autonomię, ważne jest tylko abyśmy mieli odpowiednie zapisy.
- Aport – jedna z bardzo istotnych rzeczy, której nie można zastosować przy zawieraniu umowy w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Udziały w spółce można objąć, pokrywając je gotówką lub wkładem rzeczowym. Jeżeli chcemy na początku działalności lub w przyszłości mieć możliwość wniesienia wkładu rzeczowego do spółki, to w umowie musi znaleźć się jasne wskazanie, że spółka na to pozwala. Bez takiego zapisu wkłady mogą być wyłącznie pieniężne.
- Wykluczenie wspólników – jeżeli wspólnicy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań zawsze można wykluczyć ich ze spółki. Przy czym standardowo dzieje się to na drodze sądowej – przed Sądem Gospodarczym. Jeżeli jednak zawrze się odpowiednie zapisy w umowie spółki istnieje możliwość uniknięcia drogi sądowej, pod warunkiem, że przyczyny wykluczenia będą obiektywne.
Potrzebujesz dopasowanej umowy spółki?
Umów się z naszym ekspertem. Umowa spółki może regulować również inne kwestie, jak na przykład pracę wspólników na rzecz spółki, sposób i częstotliwość wypłacania dywidendy wspólnikom, a także mówić o dodatkowych organach w spółce jak rada nadzorcza czy komisja rewizyjna o ile istnieje potrzeba powołania takich organów. Najważniejsze aby już w swojej pierwszej wersji zawierała zapisy odpowiadające na potrzeby wspólników i zabezpieczała zarówno ich wzajemnie jak też trwałość działań firmie.
A co z systemem Ministerstwa Sprawiedliwości?
Popularnie nazywany System24 jest bardzo przydatny jeżeli potrzebujemy zarejestrować spółkę w krótkim czasie. Najczęściej dzięki niemu możemy powołać ją do funkcjonowania w ciągu kilku dni roboczych (bo na tytułowe 24 godziny nie należy liczyć). Po jej rejestracji zalecamy zawsze znaleźć chwilę czasu i zastanowić się nad umową spółki tak, abyśmy mieli pewność że nasz biznes będzie bezpieczny i przygotowany na różne sytuacje. Warto wprowadzić odpowiednie zmiany do umowy, udać się do notariusza i złożyć zmienioną umowę w Sądzie. Koszty opłat sądowych przy wyborze takiego manewru nie są dużo wyższe, bo opłata sądowa za rejestrację przy S24 to tylko 350 zł, za zgłoszenie do Sądu zmiany umowy spółki zapłacimy kolejne 350 zł, więc jedynie 100 zł więcej niż przy metodzie tradycyjnej.
Jeśli masz pytania, zadzwoń 733 777 503
