Złożoność w ostatnich latach doskwiera ludziom w wielu dziedzinach życia, począwszy od oferty telefonii komórkowych, poprzez kwestie związane z prowadzeniem biznesu, kończąc na problemach społecznych. Niektóre sprawy są skomplikowane z natury i nie mamy na to wpływu. Inne, z kolei, komplikujemy sami. Jakie są tego konsekwencje? Odpowiedź znajdziesz w poniższym tekście.
Złożoność z reguły przeszkadza w osiąganiu celu, zmianie strategii czy rozwiązaniu napotkanych problemów. Gdy mamy do rozpatrzenia zbyt wiele aspektów, nasza reakcja jest opóźniona. Nawet gdy nie robimy analizy scenariuszowej, rozpoznanie czynników, które mogą wpływać na dany problem zwykle zajmuje nam więcej czasu. Nie działamy, nie jesteśmy w stanie wyprzedzić pewnych zdarzeń. Możemy naturalnie zdać się na intuicję, ale łatwiej o potknięcie gdy zależności jest wiele.
Można wyróżnić dwa rodzaje złożoności:
- nieunikniona oraz
- taka, której możemy zapobiec.
Na tą pierwszą zwykle nie mamy wpływu. Drugą natomiast tworzymy sami, często nie zdając sobie sprawy z konsekwencji czy skutków naszych decyzji. Kombinujemy ciągle: przy wycenach, przy zarządzaniu, przy tworzeniu struktury organizacyjnej firmy, przy podziale obowiązków i ustaleniu nadzoru. Tylko co nam to daje? Tylko pozornie większą kontrolę.
Przykłady:
Podział kompetencji i odpowiedzialności w firmie
Gdy podział kompetencji i odpowiedzialności jest skomplikowany, tworzy się zamęt wśród pracowników. Z tego jednego niedopatrzenia wynika kilka konsekwencji:
- wydłuża się proces decyzyjny;
- wydłuża się czas potrzebny na kontakt;
- obieg dokumentów jest niesprawny;
- zwiększa się formalizacja;
- pojawia się rozmyta odpowiedzialność;
- w dłuższym okresie czasu może się pojawić frustracja wśród pracowników.
Uproszczona struktura organizacyjna jest propagowana w filozofii zarządzania lean management, stosowanej m.in. w fabrykach firmy Whirpool.
Wycena usług
Jeżeli nasza wycena zależy od zbyt wielu czynników, spędzimy więcej czasu na wyliczaniu ceny niż na samej pracy. Uprośćmy cały proces a zyskamy wiele. Jeżeli specyfika naszego biznesu nie wymaga negocjacji, nie wprowadzajmy ich na siłę w kontakcie z klientem. Pamiętajmy, że negocjacje wymagają czasu, kolejnych poprawek w umowie, w ten sposób odwlekamy jej podpisanie, angażujemy nasze zasoby bez zapłaty za to. Naturalnie są branże, gdzie negocjacje są nieodzowne, ale i wliczone cenę.
Wprowadzajmy prostotę tam gdzie to możliwe. Zyskamy my, nasi pracownicy jak i klienci oraz dostawcy.
