Praktyczne porady – Jak załatwiać sprawy w urzędach?

Większość z Was nie musi czytać tego tekstu, ale znajdą się tacy, którym się przyda. Wiedza i umiejętności z zakresu funkcjonowania w polskich warunkach urzędowych nabywa się z czasem i przeważnie przez doświadczenie. Każdy kto zakłada biznes musi się liczyć z wieloma godzinami spędzonymi w tym niezbyt przyjaznym środowisku. Coraz więcej spraw, oczywiście, można załatwić przez internet. Jednak nie wszystkie i nie zawsze warto. Wciąż dużo może zależeć od woli urzędnika.

Jak zwiększyć skuteczność naszych działań?

Jak skrócić czas przeznaczony na sprawy urzędowe do minimum?

Jak obłaskawić nieprzychylnych urzędników?

To wszystko w poniższym tekście. Pamiętajcie również, że w tym opracowaniu buduję najgorszy z możliwych obraz urzędnika. Wielu jest dobrze nastawionych do petenta i pomocnych. Co zrobić, gdy trafimy na tego mniej sympatycznego?

1. Pierwszą sprawą jest postawienie się w roli urzędnika. Spędza określoną ilość godzin w tym samym pomieszczeniu ciągle przyjmując ludzi z tymi samymi problemami i sprawami. Zrozum i nie oceniaj.
2. Przygotuj się porządnie. Zbierz jak najwięcej informacji o tym co powinieneś przynieść, jak nazywać konkretne sprawy, itp. Przygotowanie odpowiednich dokumentów rozpocznij od infolinii oraz strony internetowej, gdzie powinieneś znaleźć druki lub wzory dokumentów do wydrukowania. Często jest tak, że dwóch urzędników podaje różne odpowiedzi na jedno pytanie. Warto zatem zadzwonić trzy razy. Weź wymienione dokumenty w jednej teczce oraz te, które ewentualnie mogą się przydać w drugiej. Ważny jest względny porządek w obu teczkach, jeżeli chcesz załatwić sprawę szybko i sprawnie.
3. Miej zawsze wszystko na piśmie. To co na papierze zobowiązuje. Jeżeli chcesz coś załatwić, sporządź podanie, najlepiej w dwóch kopiach. Na obu powinna znaleźć się pieczątka, że dokument został przyjęty przez urzędnika. Z mojego doświadczenia wynika, że urzędnicy jeżeli mają cokolwiek podpisać, uważniej się temu przyglądają. Niestety zdarza się, że dopiero po przedstawieniu im jakiegokolwiek pisma zaczynają się Tobą interesować.
4. Załatwiaj sprawy szybko. Nie wdawaj się w długie niepotrzebne opisy sytuacji, rozwijanie wątków, itp. Im szybciej wyjdziesz, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że uznają Cię za natręta. Pamiętaj by nazywać rzeczy po imieniu i najszybciej jak się da przejść to odpowiedzi na pytanie co chcę uzyskać. W opozycji do wcześniejszych rad – mów spokojnie.
5. Postaraj się by wizyta była dla obu stron miła. Warto powiedzieć jedno zdanie rozładowujące sytuację pełną napięcia lub nieprzychylności. Można wspomnieć o ciężkiej doli urzędnika z wyrazem pełnym zrozumienia oraz zapewnieniem, że zajmie się tylko chwilę. Wielu nastraja to pozytywnie do danego petenta. Można rzucić jakiś żart odnośnie kolejki, pogody, osoby, która była przed nami. Wszystko zależy od sytuacji.

CASE STUDY

Dla przykłady sytuacja, która może się wydawać beznadziejna. Jeden z naszych klientów zrobił przelew do Urzędu Koncesyjnego. Przelew jednak nie wyszedł, bo akurat był problem z systemem bankowości internetowej. Na ekranie pojawiła się informacja, że przelew został dokonany, natomiast następnego dnia została wysłana wiadomość, że został jednak odrzucony. Z koncesjami jest tak, że jak nie zapłacisz w terminie pozostaje Ci właściwie przerejestrowywać firmę na inną osobę i starać się o nową koncesję. Nawet jeżeli jest to jeden dzień spóźnienia. Załatwienie tej sprawy wydawało się niemożliwe. Jednak się udało… Właściciel firmy pierwsze kroki skierować do oddziału banku, gdzie od razu poprosił o rozmowę z managerem. Wspólnie sporządzili pismo do Urzędu, że sprawa reklamacji dotycząca nie zrealizowanego przelewu jest w toku. Sporządzili również drugie pismo, skierowane do banku z prośbą o potwierdzenie wysłania dyspozycji przelewu w określonym dniu. Z pierwszym pismem właściciel udał się do Urzędu koncesyjnego, gdzie złożył odpowiednie podanie, naturalnie w dwóch kopiach. Udało się załatwić koncesję tymczasową, dzięki odpowiedniemu podejściu właściciela firmy.

Sprawa w banku naturalnie toczyła się swoim rytmem i nikt nie spieszył się z wydaniem wspomnianego zaświadczenia. Dlaczego było to problematyczna? Ponieważ bank nie chcąc się przyznać do wadliwości systemu nie chciał również wystawić potwierdzenia, że dyspozycja przelewu została wydana. Obawiano się prawdopodobnie podstawy do dochodzenia odszkodowania w razie zablokowania koncesji. Jak dokładnie potoczyła się sprawa z bankiem, tego niestety nie mogę opowiedzieć. Sporządziliśmy natomiast wspólnie z właścicielem podania do urzędu i załączyliśmy kopie najważniejszych pism otrzymanych z banku. Urząd zgodził się na opłacenie koncesji wraz z odsetkami. Duża w tym zasługa właściciela firmy i jego cierpliwości.