Część zadań w biurze rachunkowym, a reszta w ramach własnej księgowości? A może wsparcie i kontrola Twojego działu księgowego przez firmę zewnętrzną? Sprawdź, czym cechuje się model hybrydowy prowadzenia księgowości. Dowiedz się też, czy będzie odpowiedni dla Twojego biznesu.
Biuro rachunkowe czy własna księgowość?
Wielu przedsiębiorców staje przed dylematem: tworzyć osobny dział księgowości, czy rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym. Oba wyjścia mają swoje wady i zalety, dlatego coraz częściej poszukuje się rozwiązań pośrednich. Kiedy? Na przykład w sytuacji, gdy właściciel firmy nie chce sam prowadzić księgowości, ale nie chce też zlecać tego procesu w całości podmiotowi zewnętrznemu lub też jeżeli posiada własny dział księgowy w firmie i potrzebne mu jest jedynie wsparcie, a nie reorganizacja całości. Co sprawdzi się w takich przypadkach?
Od 1 lipca 2018 r. wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej, przekazują struktury JPK na żądanie organów podatkowych.
|
Księgowość hybrydowa jako rozwiązanie pośrednie
W wymienionych wyżej przykładach najlepiej sprawdza się model księgowości hybrydowej, który rozdziela prace związane z księgowością pomiędzy daną firmę a biuro rachunkowe. To pośrednie rozwiązanie sprawia, że przedsiębiorca nie musi sam prowadzić swojej księgowości, ale nie jest też zobligowany do pełnego outsourcingu, czyli zlecania wszystkich usług księgowych na zewnątrz. W tym modelu biuro rachunkowe ma wyznaczony konkretny obszar działania, np. tworzenie raportów, księgowanie dokumentów, wysyłanie deklaracji do urzędów, zaś firma realizuje swoje zadania – opłacanie składek, podatków, rozsyłanie dokumentów. Jak działa to w praktyce?
Centrum zdarzeń w biurze rachunkowym
W pierwszym modelu zastosowania księgowości hybrydowej głównym centrum wydarzeń jest biuro rachunkowe. Ściśle współpracuje ono z oddelegowaną z danego przedsiębiorstwa osobą, która ma za zadanie być pośrednikiem na linii biuro rachunkowe-firma oraz ma ułatwiać przebieg procesów księgowych. Do prawidłowego funkcjonowania potrzebna jest tu oczywiście dobra kooperacja, polegająca m.in. na terminowym dostarczaniu dokumentów z firmy, przekazywaniu niezbędnych informacji czy wyjaśnień. Ponieważ w modelu tym nadrzędne jest biuro rachunkowe, przejmuje ono większość zadań związanych z księgowością danej firmy. Można zatem przenieść na nie kontakty z urzędami, a także zlecić przechowywanie dokumentów firmowych.
|
|
Centrum w firmie i wsparcie w biurze rachunkowym
Drugi z modeli księgowości hybrydowej, to połączenie centrum wydarzeń w firmie ze wsparciem przez usługi doradcze lub księgowe biura rachunkowego. W tym przypadku ciężar tworzenia, prowadzenia i organizowania księgowości spada na dane przedsiębiorstwo, które zazwyczaj posiada w swoich strukturach rozbudowany dział, zajmujący się rachunkowością. Zaproszenie do tego procesu firmy zewnętrznej ma na celu wsparcie i weryfikację zachodzących w przedsiębiorstwie procesów. Co więcej, odbywa się na wcześniej ustalonych i zaakceptowanych przez wszystkich uczestników procesu zasadach. Rola zewnętrznego biura rachunkowego ogranicza się do doradztwa, nadzoru, a czasem także arbitrażu w konkretnych przypadkach.
|
|
Czy hybryda sprawdzi się w Twojej firmie?
Wybierając model księgowy dostosowany do Twojego profilu biznesowego musisz odpowiedzieć na kilka ważnych pytań. Przede wszystkim, czy zależy Ci na osobie lub dziale wewnątrz firmy, który będzie czuwał nad finansami przedsiębiorstwa, czy może łatwiej będzie Ci zlecać to firmie zewnętrznej? Zastanów się też, czy stać Cię na dodatkowy etat (pensja, miejsce pracy, szkolenia) w firmie, czy mniejszym kosztem będzie współpraca w ramach outsourcingu?
