Elektroniczna dokumentacja pracownicza w Twojej firmie? Koniecznie! Od 2019 roku możesz już prowadzić e-teczki pracowników. Mniej biurokracji, szybszy dostęp do danych i wszystkie dokumenty online, a nie na półkach w archiwach. To oszczędność pod każdym względem! Sprawdź koniecznie, jakie są zalety tego rozwiązania.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza – zmiany
Początek 2019 roku to nowelizacja przepisów dotyczących akt osobowych pracowników. Pracodawca od stycznia ma obowiązek prowadzić i przechowywać je tradycyjnie – w postaci papierowej lub, jeśli chciałby usprawnić procesy w firmie – w formie elektronicznej. Dokumentacja pracownicza to zarówno ta osobowa, jak i płacowa. Pierwsza dotyczy samego zatrudnionego i zawiera, oprócz akt osobowych, np. ewidencje, kartoteki, rejestry czy wykazy gromadzone przez pracodawcę. Druga związana jest z wypłacanym wynagrodzeniem. Podsumowuje zarobki pracownika, a także inne świadczenia związane z pracą.
Jeżeli chcesz przejść na e-teczki pracownicze – masz obowiązek poinformować o tym swoich pracowników. Twoja firma się rozrasta? Zatrudniasz coraz więcej osób? Masz problem ze śledzeniem zmian prawnych? Skontaktuj się z nami. Wesprzemy Twoją firmę w sprawach kadrowych!
Jak zdigitalizować teczkę pracownika?
Jeśli jako pracodawca podjąłeś decyzję o wprowadzeniu e-dokumentów w swojej firmie – podpowiadamy jak łatwo zamienić formę tradycyjną na elektroniczną. Oto kroki, które powinieneś wykonać, aby zacząć prowadzić e-teczki pracownicze:
- sporządź odwzorowanie cyfrowe dokumentów (skan) – w ustawie widnieje zapis, że zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego – w szczególności skanu,
- opatrz e-dokumenty podpisem – podpisz swoje cyfrowe teczki kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, które potwierdzą zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
- załącz dokumenty do systemu teleinformatycznego – aby sprawnie zarządzać zdigitalizowanymi dokumentami stwórz w swojej firmie system, który będzie zawierał funkcję e-dokumentacji pracowniczej; pomoże Ci w tym ERP enova z modułem e-teczek pracowniczych.
O systemie enova przeczytasz więcej również w artykule 5 ciekawych funkcji oprogramowania księgowego ERP enova.
Przepis o prowadzeniu teczek akt osobowych odnosi się wyłącznie do pracowników zatrudnionych w oparciu o stosunek pracy.
Jak wyglądają elektroniczne akta osobowe?
Elektroniczne dokumenty pracownicze są zasadniczo tożsame z tymi, które w danej firmie były gromadzone w formie papierowej. Co to znaczy? E-dokumentacja składa się ze zdigitalizowanych akt osobowych – e-teczek, które są indeksowane tak samo, jak te tradycyjne – zgodnie z kategoriami A, B, C, D. Znajdziemy tam dyplomy, świadectwa pracy sprzed okresu zatrudnienia, obecną dokumentację, informacje o odpowiedzialności pracownika, a także dokumenty po zwolnieniu.
Co więcej, e-teczki danego pracownika to również m.in. ewidencje czasu pracy lub inne dokumenty, które wiążą się ze stosunkiem pracy. Co je łączy? Wszystkie mogą być zapisane w formie elektronicznej.
Od 2019 roku zmienia się sposób archiwizacji dokumentów (e-teczki), a także okres ich przechowywania. Do końca 2018 roku było to 50 lat, teraz natomiast – 10 lat. Co to oznacza w praktyce? Dokumenty wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowujesz tylko jedną dekadę. Pozostałych – nadal pół wieku. Wyjątek dotyczy pracowników z okresu 1999-2018 – jeśli zgłosisz się do ZUS (oświadczenie i raport), ich dokumenty również będziesz przechowywał tylko 10 lat.
E-przechowywanie dokumentacji pracowniczej [ZALETY]
Podsumowując, e-teczki to rewolucja w kadrach, która przynosi realne zyski. Dlaczego? To tylko kilka powodów:
- usprawnienie procesów – z e-teczkami wymiana danych czy dostęp do archiwum to czynność łatwa i szybka,
- czytelna baza danych – e-teczki to usystematyzowane archiwum, które dostępne jest na każde kliknięcie myszką,
- bezpieczeństwo danych – cyfryzacja pozwala uniknąć zgubienia czy zniszczenia teczek pracowników,
- oszczędność papieru – przejście na e-dokumenty to mniejsze zużycie papieru w firmie,
- oszczędność miejsca – e-teczki to brak ciężkich segregatorów, pod którymi uginają się półki w archiwach.
E-teczki pracowników 2019. Wymóg czy ułatwienie?
E-teczki to zdecydowane ułatwienie w biznesie. Digitalizacja pozwala na ekspresową wymianę dokumentów np. pomiędzy firmą a jej księgowością. Całodobowy dostęp do archiwum, wszystkich ewidencji czy kartotek to możliwość podglądu baz danych, a także czerpania z nich wiadomości odnośnie własnego biznesu – mówi Joanna Olczyk, Prezes Zarządu Starlit.
Przygotowujesz się do wprowadzenia cyfrowych dokumentów w swojej firmie? Zastanawiasz się, jak e-teczki mają się do przepisów RODO? A może szukasz programu ERP, który wesprze digitalizację w firmie? Zapraszamy do kontaktu!
