Grudzień to czas domykania ważnych spraw, ale też moment pełen ciepła i podsumowań. Rok powoli dobiega końca, a wraz z nim pojawia się naturalna potrzeba spojrzenia wstecz na wyzwania, które udało się pokonać, decyzje, które kształtowały codzienność, oraz osiągnięcia, które budują fundament pod to, co nadejdzie. To miesiąc, w którym praca splata się z refleksją, a dynamika biznesowych działań z ustępującym miejsca spokojem i wdzięcznością. Grudzień sprzyja zatrzymaniu się choć na chwilę, by dostrzec wartość wytrwałości, konsekwencji i odwagi, które prowadziły Państwa przez ostatnie miesiące.
FAKTUROWANIE W KSEF: KTO BĘDZIE ODPOWIADAŁ ZA POMYŁKI OD 2026 ROKU
Wraz z uruchomieniem KSeF 2.0 zmienia się sposób przypisywania odpowiedzialności za wystawianie i obsługę faktur. Dotychczas wiele czynności mogło odbywać się w systemach wewnętrznych firm, gdzie nie zawsze było jasne, kto fizycznie wykonał daną operację.
Nowy system KSeF wprowadza pełną identyfikowalność: każda osoba wykonująca czynności fakturowe działa w imieniu podatnika, ale jest identyfikowana z imienia i nazwiska.
Jak działa identyfikacja użytkownika w KSeF?
Dostęp do KSeF nie jest anonimowy. Osoba pracująca w systemie musi potwierdzić swoją tożsamość poprzez:
- podpis kwalifikowany,
- podpis zaufany,
- token autoryzacyjny systemu finansowo-księgowego,
- a od lutego 2026 r. – certyfikat KSeF.
KSeF na podstawie logowania sprawdza, czy dana osoba posiada uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu danego podatnika. System zapamiętuje, kto wykonał określoną czynność, w jakim zakresie i kiedy.
Wyjątek:
Jeżeli firma korzysta z pieczęci kwalifikowanej, logowanie odbywa się na poziomie całej organizacji, a nie konkretnej osoby. W takim przypadku faktury są przypisywane podatnikowi, nie pracownikowi.
Odpowiedzialność pracownika wystawiającego faktury
Pracownik może ponosić odpowiedzialność materialną lub karną skarbową za błędy popełnione przy wykonywaniu swoich obowiązków. Jej zakres zależy od tego, czy błąd był zawiniony.
Wina nieumyślna (najczęstsza)
Gdy pracownik działał niedbale, ale nie celowo – jego odpowiedzialność wobec pracodawcy jest ograniczona do wysokości trzykrotności wynagrodzenia (art. 119 Kodeksu pracy).
Wina umyślna
Jeżeli pracownik działał celowo i świadomie wyrządził szkodę – odpowiada w pełnej wysokości, bez limitu (art. 122 Kodeksu pracy).
Również Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność za nierzetelne wystawianie faktur, ale w każdym przypadku konieczne jest udowodnienie winy konkretnej osoby, a jej granice wynikają m.in. z zakresu obowiązków pracownika.
W praktyce oznacza to, że, jeśli obowiązki pracownika są jasno określone, a firma ma uporządkowane procesy, to łatwo ustalić, czy dana osoba działała zgodnie z procedurami, czy dopuściła się błędu.
W wielu firmach pojawiają się obawy, że osoba technicznie przesyłająca faktury do KSeF poniesie odpowiedzialność za całą sprzedaż, której faktycznie nie kontroluje. Zwłaszcza gdy proces jest podzielony -ktoś inny generuje fakturę, ktoś inny wprowadza ją do systemu, a jeszcze inna osoba przesyła ją do KSeF.
Warto podkreślić: Samo przesłanie faktury do KSeF nie oznacza automatycznie odpowiedzialności za jej treść, o ile pracownik działa zgodnie z powierzonym zakresem obowiązków. Za przygotowanie organizacji do pracy w KSeF oraz za prawidłowe fakturowanie odpowiada podatnik, czyli kierownik jednostki.
Pracownicy wykonują czynności operacyjne – dlatego tak ważne jest, aby ich zakres obowiązków wyraźnie obejmował działania w KSeF.
Aby uniknąć nieporozumień i ograniczyć ryzyko sporów, warto odpowiednio przygotować dokumentację wewnętrzną. W związku z wejściem KSeF zaleca się:
- przeanalizowanie i aktualizację zakresów obowiązków pracowników obsługujących faktury,
- przygotowanie wewnętrznego dokumentu określającego role i odpowiedzialność wystawców faktur,
- jednoznaczne udzielanie upoważnień do pracy w KSeF.
Takie działania minimalizują ryzyko sporów i stresu związanego z pełną identyfikowalnością wszystkich operacji w systemie.
ZMIANY DOTYCZĄCE OKRESÓW WLICZANYCH DO STAŻU PRACY OD 2026 ROKU
Od 2026 r. do ogólnego stażu pracy będą wliczane m.in. takie okresy, jak:
- prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i współpracy przy tej działalności (nawet w okresie ulgi na start)
- umów cywilnoprawnych (zlecenia, agencyjnej i umów o świadczenie usług) oraz współpracy z osobami wykonującymi takie umowy,
- pracy zarobkowej wykonywanej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy,
- członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych
- służby w formacjach mundurowych (Policja, Straż Graniczna, Straż Pożarna, Służba Celno‑Skarbowa itp.),
- odpłatnej pracy skazanych (z wyłączeniem umów o dzieło).
Ww. przepisy będą obowiązywać od:
- 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych
- 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym
Pracownicy zatrudnieni w chwili wejścia w życie przepisów będą mieli 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów, np. przedstawiając zaświadczenia z ZUS. Brak dokumentów zwalnia pracodawcę z obowiązku wliczenia tych okresów. Nowe uprawnienia (dłuższy urlop czy dłuższe wypowiedzenie) będą przysługiwać od dnia nabycia prawa, nie wcześniej jednak niż od daty wejścia w życie przepisów u danego pracodawcy.
JAWNOŚĆ WYNAGRODZEŃ – NOWE PRZEPISY OD 25 GRUDNIA 2025 ROKU
Od 25 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe przepisy, dotyczące jawności wynagrodzeń. Jest to pierwszy etap wprowadzenia implementacji unijnych przepisów. Pracodawcy będą zobowiązani do:
- podawania widełek płacowych w ogłoszeniach rekrutacyjnych
- zaprzestania praktyki pytania kandydatów o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy
W drugiej połowie 2026 r. mają wejść kolejne uregulowania, dotyczące m. in. prawa pracowników do uzyskania informacji o średnich płacach na podobnych stanowiskach oraz raportowania luki płacowej raz na trzy lata przez przedsiębiorstwa zatrudniające od 100 do 249 pracowników.
Za nieprzestrzeganie przepisów przewidziano grzywny w wysokości od 1 000,00 zł do 30 000,00 zł.
MINIMALNE WYNAGRODZENIE W 2026 ROKU
Od 1 stycznia 2026 r. będą obowiązywały nowe stawki wynagrodzenia minimalnego:
- minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4 806,00 zł brutto miesięcznie, co powoduje wzrost wynagrodzenia względem roku 2025 o 140 zł brutto miesięcznie.
- minimalna stawka godzinowa w wysokości 31,40 zł brutto za godzinę, co powoduje wzrost wynagrodzenia względem 2025 roku o 0,90 zł brutto za godzinę.
Oznacza to niewielki, ale zauważalny wzrost wynagrodzeń najniżej zarabiających oraz jednoczesny wzrost kosztów zatrudnienia po stronie pracodawców.
ZATRUDNIENIE CUDZOZIEMCÓW
Od 1 grudnia 2025 r. zmianie ulegają przepisy, dotyczące zatrudniania cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wydawanego przez Powiatowe Urzędy Pracy. Na podstawie ww. dokumentu będą mogli pracować obywatele:
- Republiki Armenii
- Republiki Białorusi
- Republiki Mołdawii
- Ukrainy
Z listy państw została wyłączona Gruzja.
Obywatele Republiki Gruzji, którzy uzyskali oświadczenie o powierzeniu pracy przed 1 grudnia 2025 r. mogą wciąż legalnie świadczyć pracę na warunkach określonych w oświadczeniu do dnia upływu ważności tego oświadczenia. Po tym czasie, nowe oświadczenie nie zostanie wydane.
Zmianie ulega również cena za uzyskanie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, która od 1 grudnia 2025 r. wynosi 400,00 zł.
APLIKACJA PODATNIKA KSEF 2.0 – ŚRODOWISKO PRZEDPRODUKCYJNE (DEMO) DOSTĘPNE
OD 15 LISTOPADA 2025
15 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Jest to jeden z kluczowych elementów przygotowań do obowiązkowego korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r.
Środowisko przedprodukcyjne umożliwia pełne i realistyczne testowanie systemu bez ryzyka wywołania skutków podatkowych.
Jakie możliwości daje środowisko przedprodukcyjne (Demo)?
Wersja udostępniona w listopadzie 2025 r. obejmuje większość funkcji, które znajdą się w finalnej produkcyjnej wersji startującej 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że użytkownicy mogą:
- wystawiać testowo faktury
– z wykorzystaniem fikcyjnych danych kontrahentów
– bez ryzyka powstania obowiązku podatkowego
- testować zarządzanie uprawnieniami
– nadawać i odbierać uprawnienia
– testować role pracowników w procesie fakturowania
– weryfikować przepływy autoryzacyjne w firmie
- testować logowanie prawdziwymi danymi uwierzytelniającymi
W odróżnieniu od środowiska testowego, środowisko przedprodukcyjne wymaga:
– prawdziwych danych firmy (NIP, dane reprezentanta)
– realnych metod autoryzacji (ePUAP, podpis kwalifikowany, token, certyfikat).
Dzięki temu przedsiębiorca może sprawdzić, jak faktycznie wygląda logowanie do KSeF oraz użycie uprawnień, ale bez realnych konsekwencji podatkowych. Mimo że logowanie odbywa się z użyciem realnych danych, wszystkie nadawane uprawnienia i generowane certyfikaty funkcjonują wyłącznie w obrębie środowiska przedprodukcyjnego, niezależnie od uprawnień nadanych wcześniej w produkcyjnym module MCU. Oznacza to, że testowe uprawnienia nie przechodzą do rzeczywistego KSeF, a uprawnienia produkcyjne nie są widoczne w Demo.
W środowisku przedprodukcyjnym obowiązuje mieszany charakter danych. Użytkownicy logują się prawdziwymi danymi uwierzytelniającymi, natomiast wszystkie faktury wystawiane w tym środowisku powinny zawierać wyłącznie fikcyjne dane kontrahentów oraz fikcyjne pozycje towarowe i usługowe.
Ministerstwo Finansów wyraźnie podkreśla, że nie należy używać realnych danych sprzedażowych, ponieważ wszystkie dane znajdujące się w Demo będą cyklicznie usuwane i nie pozostaną trwale zapisane w systemie.
PŁATNOŚĆ NA RACHUNEK SPOZA BIAŁEJ LISTY – KONSEKWENCJE I SPOSÓB NAPRAWY BŁĘDU
W natłoku codziennych obowiązków nietrudno o pomyłkę – jedną z poważniejszych jest dokonanie przelewu na rachunek, który nie figuruje na tzw. białej liście podatników VAT. Taka sytuacja może wiązać się z istotnymi konsekwencjami podatkowymi, ale w wielu przypadkach można je skutecznie naprawić. Poniżej wyjaśniamy, jak działa biała lista i co zrobić, gdy przelew trafił na niewłaściwy rachunek.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista to elektroniczny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiera informacje o podmiotach:
- zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni i zwolnieni,
- wykreślonych z rejestru,
- ponownie zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
Rejestr aktualizowany jest codziennie i można go sprawdzić w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów.
Przedsiębiorca ma obowiązek dokonania płatności za transakcję powyżej 15 000 zł brutto za pośrednictwem rachunku płatniczego. Jeśli przelew dotyczy takiej transakcji, przed zleceniem płatności należy sprawdzić, czy rachunek znajduje się na białej liście.
Brak takiej weryfikacji wiąże się z ryzykiem sankcji.
Jakie sankcje grożą za przelew na rachunek spoza białej listy?
1. Odpowiedzialność solidarna za zaległości VAT kontrahenta
Jeśli sprzedawca nie odprowadzi VAT, urząd skarbowy może dochodzić tej kwoty również od nabywcy – o ile płatność została dokonana na rachunek spoza wykazu.
Odpowiedzialności solidarnej można uniknąć, dokonując płatności z zastosowaniem split payment (MPP).
2. Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu
Wydatki opłacone na rachunek spoza białej listy nie stanowią kosztu podatkowego w PIT lub CIT.
Sankcji nie stosuje się jedynie do transakcji poniżej 15 000 zł.
Co zrobić, jeśli przelew już został wykonany?
Najważniejsze – działać szybko. Przepisy przewidują mechanizm, który pozwala uniknąć sankcji.
1. Zweryfikuj rachunek na dzień zlecenia przelewu
Sprawdź, czy numer rachunku faktycznie nie znajdował się w wykazie w dniu złożenia dyspozycji.
Dla celów dowodowych warto zachować potwierdzenie z wyszukiwarki MF.
2. Złóż zawiadomienie ZAW-NR – masz na to 7 dni
Jeżeli rachunek nie widniał na białej liście, należy złożyć ZAW-NR.
To kluczowy krok, który chroni przed sankcjami. Termin 7 dni jest nieprzywracalny, liczy się on od daty zlecenia przelewu (a nie jego zaksięgowania). Zawiadomienie składa się tylko przy pierwszej płatności na dany rachunek spoza wykazu. ZAW-NR można złożyć elektronicznie (przez platformę ePUAP), osobiście lub pocztą, w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika dokonującego zapłaty.
3. Skontaktuj się z kontrahentem
Warto zwrócić się o zwrot środków i poprosić o ponowną płatność – tym razem na rachunek widniejący w wykazie.
Aby zabezpieczyć się na przyszłość należy:
- zawsze sprawdzać rachunek na białej liście przy płatnościach powyżej 15 000 zł,
- stosować mechanizm podzielonej płatności przy wątpliwościach,
- w przypadku pomyłki – pamiętać o złożeniu ZAW-NR.