Procedura dostarczania dokumentów do Umowy

Co dostarczać co miesiąc do Starlit?

Do biura należy przesyłać KOMPLET DOKUMENTÓW, czyli wszystkie dokumenty i dane niezbędne do zamknięcia miesiąca przez księgową, bez potrzeby kontaktu lub dosyłania dokumentów w trakcie księgowania. Celem poniższej instrukcji jest usystematyzowanie zwrotu „niezbędne”.

W celu omówienia poszczególnych zagadnień – kontaktuj się z nami na bieżąco przed wysyłką dokumentów.

Dokumenty można dostarczać do biura w formie:

• elektronicznej w postaci PDF, najlepiej umożliwiającej kopiowanie treści
• dokumenty należy dostarczać do 5 dnia miesiąca

Sprzedaż

• JPK Faktury
• faktury sprzedaży, przy czym w niektórych przypadkach do faktur należy dołączyć:
  • kopię umów, które określają cykliczną współpracę
  • dla eksportu – dokument wywozowe
  • dla usług budowlanych – umowy oraz protokoły zdawczo-odbiorcze
  • dla transportu międzynarodowego – zlecenie transportu, CMR
  • dla sprzedaży towarów – dokument wydania towaru (WZ)
  • w przypadku innych rodzajów sprzedaży niż wymienione wyżej – uzgodnione z księgową
• dla firm prowadzących ewidencję bezrachunkową – kopia ostatniej strony z zamkniętego miesiąca, na której uwidoczniona jest suma przychodów za cały miesiąc i podsumowanie za cały rok
• dla firm posiadających kasę fiskalną
  • kopię łącznego raportu kasowego miesięcznego
  • kopię ewidencji korekt, zwrotów, pomyłek oraz zaliczek
• dla firm posiadających wpływy z PFRON – potwierdzenie przelewu
• dla firm sprzedających do krajów UE – kopię wydruku potwierdzenia rejestracji kontrahenta w systemie VIES na dzień transakcji (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=pl)
• NOWE faktury należy przeanalizować pod kątem rodzajów transakcji (tzw. kodów GTU) oraz rodzajów procedur a następnie odpowiednio je oznaczyć:
  • dla firm korzystających z systemu enova365 – wystarczy jedynie przypisać rodzaje transakcji i procedur na kartotece danej usługi bądź towaru
  • dla firm, dla których Starlit wystawia faktury w ich imieniu – wraz z innymi informacjami do faktury należy podać rodzaje transakcji i procedur
  • dla firm korzystających z innych systemów do wystawiania faktur: każdą z faktur, która podlega pod procedurę należy oznaczyć odpowiednim kodem GTU i rodzajem procedury; opis należy umieścić poprzez funkcję SKOMENTUJ w Adobe Acrobat (funkcja jest dostępna w podstawowym darmowym pakiecie)
• GTU – Oznaczenie kodów GTU oraz procedur.

Koszty

• faktury kosztowe, przy czym w niektórych przypadkach do faktur należy dołączyć:
  • kopie umów, które określają cykliczną współpracę
  • wydruki z białej listy podatników dla transakcji od 15 tys. zł, brak kompletu dokumentów, uniemożliwi wrzucenie faktury w koszty;
    wyszukiwarkę podmiotów z białej listy znajdziesz tu: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/
    więcej o białej liście: Biała lista VAT
  • dla importu – dokumenty przywozowe, dokumenty celne
  • protokoły zdawczo-odbiorcze wskazujące na termin wykonania usługi bądź dostawy towaru
  • dla faktur zakupu towarów – dokument przyjęcia magazynowego (PZ), o ile wymagane jest prowadzenie magazynu
  • wartość remanentu/inwentaryzacji sporządzonego na koniec roku lub w innym terminie w trakcie prowadzenia działalności
• koszty związane z pojazdami:
  • kopia dowodu rejestracyjnego
  • kopia zaświadczeń o specjalnych badaniach technicznych
  • kopia dowodu zakupu – umowa zakupu lub faktura
  • kopia umowy leasingowej, najmu lub użyczenia
  • dla firm wykorzystujących samochody jedynie dla celów prowadzenia działalności: kilometrówki oraz kopia zgłoszenia VAT-26
• inne dokumenty potwierdzające powstanie kosztu, np. bilety, delegacje, parkingi, autostrady, umowy
• na większość pytań dotyczących kosztów odpowiadamy w poniższych artykułach:
  • Wydatki firmy – co możesz kupić na fakturę
  • Obiad z kontrahentem
• NOWE faktury należy przeanalizować pod kątem rodzajów procedur a następnie odpowiednio je opisać poprzez funkcję SKOMENTUJ w Adobe Acrobat (funkcja jest dostępna w podstawowym darmowym pakiecie)
• GTU – oznaczenie procedur.

Opisywanie faktur kosztowych

• faktury należy opisywać na ich odwrocie lub odpowiednio w plikach, jeśli wysyłasz dokumenty elektronicznie
• opis powinien zawierać:
  • opis usługi lub towaru, jeśli z nazwy usługi lub towaru zawartej na fakturze nie wynika wprost czego dotyczy koszt
  • jeśli plan kont jest rozbudowany o konta zespołu „5”, opisy powinny zawierać również informacje o podziale kosztów zgodnie z planem kont
  • informacje nt. związku z prowadzoną działalnością
  • podpis właściciela lub osoby uprawnionej do zatwierdzania kosztów, jeśli dokumenty są przekazywane w formie papierowej

Uwaga! opis nie jest wymagany, jeśli faktury dotyczą oczywistych kosztów, np. najem biura, telefon, Internet itd. lub opisy usług lub towarów na fakturze nie budzą wątpliwości w związku z powiązaniem ich z prowadzoną działalnością

• dla transakcji od 15 tys. zł opis powinien dodatkowo zawierać informacje o zapłaceniu faktury dla kontrahenta zweryfikowanego na białej liście podatników VAT – opis należy umieścić, jeśli nie zostały dosłane dokumenty, o których mowa powyżej

Uwaga! W wypadku braku powyższych opisów i/lub niedostarczeniu stosownych załączników do transakcji  opisanych powyżej, faktury kosztowe nie zostaną uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów.

• opisy dotyczące płatności:

• gotówką: informacja czy zapłacono gotówką firmy czy osoby prywatnej, płacącej w imieniu spółki; jeżeli osoby prywatnej, należy wskazać tą osobę poprzez podanie jej imienia i nazwiska;

Uwaga! Obrót gotówką w spółce wymaga prowadzenia kasy spółki oraz generowania miesięcznych raportów kasowych zawierających informacje nt. wszystkich transakcji gotówkowych; przed rozpoczęciem płatności gotówkowych należy ustalić sposób prowadzenia kasy z Opiekunem lub nie wykonywać transakcji płatnych gotówką

• płatność kartą: informacja czy zapłacono kartą firmową czy osoby prywatnej, płacącej w imieniu spółki; jeżeli osoby prywatnej, należy wskazać tą osobę poprzez podanie jej imienia i nazwiska
• przelew bankowy z konta innego niż firmowe: informacja z czyjego konta dokonano płatności i na jakiej podstawie (pożyczka itd.)

Przepływy pieniężne

• wyciągi bankowe w pdf zawierające salda początkowe i końcowe
• wyciągi bankowe lub historię transakcji w formacie mt940
• potwierdzenia kontrahentów z białej listy podatników dla transakcji od 15 tys. zł, potwierdzenia nie są konieczne w wypadku używania programu enova365 i zweryfikowaniu przez program kontrahentów w dniu płatności – program zapisuje dane automatycznie

Dodatkowo informuj nas na bieżąco o:

• planowanym zakupie kasy bądź drukarki fiskalnej, pomożemy Ci w analizie jak ją skonfigurować, aby spełnić wszelkie obowiązki podatkowe; jeśli używasz enovy365, drukarka będzie wygodniejszym rozwiązaniem
• zmianach stanu zatrudnienia, na co najmniej 10 dni przed zaistnieniem zdarzenia
• zmianach związanych z umowami cyklicznymi
• zmianach adresów: siedziby, oddziałów, magazynów i in. lokalizacji
• zmianach dotyczących użytkowania samochodów
• zmianach dotyczących rachunków bankowych, np. otwarcie, zamknięcie rachunku
• zmianach rodzajów prowadzenia działalności (PKD)
• zmianach dotyczących struktury organizacyjnej – tworzenie podmiotów powiązanych, oddziałów itd.
• zmianach dotyczących okresów rozliczenia podatku dochodowego i VAT

Uwaga! Wyszczególnione powyżej informacje muszą być obligatoryjnie aktualizowane w odpowiednich urzędach od kilku do kilkunastu dni od zaistnienia zmiany. Pamiętaj o złożeniu koniecznych dokumentów. Jeśli posiadasz wykupiony Pakiet lub dodatek, wypełnimy za Ciebie odpowiednie druki aktualizacyjne, jeśli nie – możemy wypełnić obowiązki za Ciebie za dodatkowa opłatą.

Sprzedaż – podstawowe informacje

• dokument sprzedażowy (fakturę) wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę

Uwaga! jeśli usługa została wykonana w styczniu a faktura zostanie wystawiona 15 lutego – podatek dochodowy zostanie naliczony w styczniu

• faktura sprzedaży – podstawowy dokument sprzedaży
• faktura zaliczkowa
  • celem jej wystawienia może być np. pokrycie kosztów czy zabezpieczenie transakcji, dotyczy najczęściej przedpłaty, zaliczki lub zadatku
  • po otrzymaniu zapłaty należy wystawić fakturę zaliczkową, a po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru – fakturę końcową
  • faktura zaliczka zawiera m.in. informacje o dacie otrzymania zapłaty (nie zaś daty wykonania usługi), opis usługi powinien zawierać wyraz „zaliczka” lub „zadatek”, na fakturze powinny znaleźć się informacje o zamówieniu
  • na fakturze końcowej należy umieścić informacje o wcześniej wystawianych fakturach zaliczkowych oraz rozliczenie tych zaliczek do całości sprzedaży
  • jeśli wystawiasz fakturę zaliczkę po raz pierwszy – skontaktuj się z Opiekunem ?
• faktura proforma – celem jej wystawienia może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji, proforma nie jest dokumentem księgowym, nie księgujemy jej, nie trzeba jej dostarczać do biura. Po opłaceniu proformy przez Klienta, należy wystawić odpowiedni dokument sprzedaży – jeśli usługa nie została wykonana: fakturę zaliczkę, jeśli została wykonana: fakturę.

Sprzedaż bez kasy fiskalnej, czyli ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

• dotyczy ewidencjonowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
• do określonego limitu w ciągu roku – później przejście na kasę fiskalną, UWAGA! Są transakcje, które nie mogą korzystać ze zwolnień di limitu – Skontaktuj się z Opiekunem
• w ewidencji sprzedaży należy zapisywać każdy przychód, wpisując numer kolejny wpisu, datę oraz łączną kwotę przychodu nieudokumentowanego fakturą ani rachunkiem
• jeżeli sprzedajesz w różnych stawkach VAT – ewidencja powinna zawierać sumę sprzedaży z danego dnia dla każdej ze stawek
• na koniec dnia dokonuje się podsumowania przychodów uzyskanych ze sprzedaży
• ewidencja sprzedaży powinna być prowadzona w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu dokonywania sprzedaży
• na koniec miesiąca należy zrobić podsumowanie osiągniętych w danym okresie przychodów oraz podsumowanie roczne, i przekazać kopię ewidencji do Starlit, w celu ujęcia w przychodach
• dla podatników VAT, którzy dokonują sprzedaży z różnymi stawkami podatku od towarów i usług, ewidencja powinna dodatkowo wyróżniać poszczególne stawki, tak by możliwe było na jej podstawie właściwe wyliczenie podatku VAT
• na żądanie Klienta należy wystawić dokument sprzedaży, jeśli jego wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty; wówczas fakturę należy dostarczyć do Starlit z odpowiednią adnotacją na drugiej stronie dokumentu, aby uniknąć zaksięgowania podwójnego przychodu,
• ewidencja powinna:
  • zawierać co najmniej takie elementy jak:
    • numer kolejny wpisu,
    • datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami/rachunkami,
    • kwotę przychodu,
    • w lewym górnym rogu powinna znaleźć się pieczątka firmy, bądź gdy brak pieczątki, wpisane dane firmy wraz z numerem NIP,
    • rubryka na uwagi, bądź opis, dotyczący poszczególnych przychodów, ale nie jest to wymagane,
  • karty ewidencji powinny być spięte i kolejno ponumerowane,
  • można zakupić gotowe druki w sklepach z artykułami biurowymi lub korzystać z wzorów dostępnych w Sieci

Sprzedaż – kasa fiskalna

• dotyczy ewidencjonowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
• zwolnienie z kasy do limitu obrotów 20 000 zł lub mniej, jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku
• obliczenie limitu do zwolnienia z kasy: kwota limitu x (liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku / liczba dni w roku podatkowym)
• BRAK zwolnienia: w niektórych przypadkach ze względu na rodzaj świadczonych usług czy dostarczanych towarów nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej bez względu na obrót, skontaktuj się z Opiekunem
• czas na zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego: do dwóch miesięcy od momentu przekroczenia limitu

Przekroczenie limitu dotyczącego zwolnienie VAT
na podstawie art. 113 (zwolnienie podmiotowe)

• zwolnienie z VAT dotyczy obrotu do 200 000 zł lub mniej, jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku
• do limitu wlicza się również najem prywatny – zgłoś Opiekunowi, jeśli prowadzisz wynajem
• obliczenie limitu do zwolnienia VAT na podstawie art. 113: kwota limitu x (liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku / liczba dni w roku podatkowym)
• przekroczenie limitu zwolnienia z VAT powoduje konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT na formularzu VAT-R, czynności należy dokonać przed wykonaniem usługi, która spowoduje przekroczenie limitu
• do limitu nie wlicza się obrotu korzystającego ze zwolnienia na podstawie art., 43 ust. o VAT (zwolnienie przedmiotowe, np. usługi medyczne)