Jak wyglądają teczki akt osobowych? Kto zobowiązany jest je prowadzić? Które dokumenty przechowujemy aż 50 lat? Sprawdź, co jako przedsiębiorca powinieneś wiedzieć o teczkach akt osobowych.
Czym są teczki akt osobowych?
W myśl art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Tym samym, niezależnie czy jest to sp. z o.o. czy jednoosobowa działalność gospodarcza, a także czy firma zatrudnia dużo czy mało osób, obowiązkowym jest tworzenie dla każdego z pracowników osobnych akt osobowych. Takie zbiory dokumentów, które dotyczą wszystkich zatrudnionych w danej firmie, to właśnie teczki akt osobowych.
Przedsiębiorcy, ze względu na oszczędność czasu i wygodę, prowadzenie akt pracowników powierzają najczęściej biurom rachunkowym. Decydując się na współpracę ze Starlit możesz liczyć na fachowe wsparcie w tym zakresie. Zainteresowany? Zapraszamy do kontaktu!
Kto zobowiązany jest prowadzić akta osobowe?
Teczki akt osobowych prowadzi pracodawca, który zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy i obowiązującą wykładnią jest tu Kodeks pracy. Wszelkie umowy cywilnoprawne, tj. umowa zlecenie, umowa o dzieło, nie podlegają przepisowi, ponieważ uregulowane są przepisami Kodeksu cywilnego.
Przepis o prowadzeniu teczek akt osobowych odnosi się wyłącznie do pracowników zatrudnionych w oparciu o stosunek pracy.
Jak wyglądają teczki akt osobowych?
Zasady prowadzenia akt osobowych zostały dokładnie opisane i uregulowane rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika.
Akta osobowe składają się z trzech części:
- część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym m.in. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy, świadectwa szkolne, itp.
- część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. umowa o pracę, ukończenie szkolenia BHP, nagrody, dokumenty związane z urlopem, orzeczenia lekarskie, itp.
- część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy, itp.
Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych (A, B, C) powinny być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane, a każda z części powinna być także opatrzona pełnym wykazem znajdujących się w niej dokumentów. Co ciekawe, do numerowania akt osobowych, w teorii, można używać ołówka – przepisy nie zabraniają w sposób kategoryczny tej praktyki.
Sposób i czas przechowywania akt osobowych
Pracodawca, oprócz samego tworzenia i prowadzenia, zobowiązany jest również przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. To wykładnia art. 94 pkt 9b. Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Czas przechowywania akt osobowych to:
- 50 lat od dnia zakończenia pracy – w przypadku płatników składek na ubezpieczenia społeczne i dokumentów, na podstawie których ustala się wymiar emerytury lub renty (lista płac, karta wynagrodzeń, itp.),
- 5 lat od dnia zakończenia pracy – w przypadku dokumentacji pomocniczej i operacyjno-obliczeniowej, służącej do sporządzenia list płac, a niebędącą dowodem księgowym,
- 3 lata od dnia zakończenia pracy – w przypadku kopii wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestrach.
Zmiany 2019. Rewolucja w aktach osobowych
W związku z postępującą cyfryzacją, a także przez wzgląd na znaczne oszczędności, które ma przynieść firmom nowa ustawa, w 2019 roku planowane są duże zmiany dotyczące akt osobowych pracowników. Jak wynika z projektu zapowiadanej regulacji, skrócony zostanie m.in. okres przechowywania akt pracowniczych – z 50 do 10 lat, a całość.
Audyt dokumentacji kadrowej, teczki akt osobowych – potrzebujesz porady w tym zakresie, skontaktuj się z nami!
