Optymalizacja biznesu, puste hasło marketingowe czy realna pomoc w oszczędzaniu?

Poniżej przedstawiamy wywiad, który ukazał się w Gazecie Wyborczej. W wywiadzie dowiesz się między innymi czym kierować się podczas poszukiwania dobrego księgowego oraz czemu służy optymalizacja biznesu. Życzymy miłej lektury i oczywiście zapraszamy do dyskusji!

Do czego służy firmie optymalizacja?

Celem optymalizacji jest znalezienie w firmie jak najwięcej możliwości do uwolnienia wolnych zasobów. Przekłada się to na jasne zdefiniowanie zasad pracy, sposobów komunikacji, obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Optymalizacja działań, w pierwszej kolejności obejmuje określenie głównych celów firmy. Następnie należy zdefiniować procesy i określić czynniki, które na nie wpływają. Pozwala to zidentyfikować komórki w firmie, które są najmniej wydajne i sprawdzić ich wpływ na zyski przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie takich nieefektywnych obszarów ułatwia podjęcie decyzji o outsourcingu usług.

Dlaczego outsourcing stał się ostatnio tak ważny?

Korzystanie z usług firm zewnętrznych pozwala na zmniejszenie kosztów oraz podniesienie jakości własnej oferty. Firma zyskuje w ten sposób więcej zasobów na realizację głównego obszaru swoich działań. W ostatnich czasach powstała jednak moda na outsourcing absolutnie wszystkiego.

Jakie działania w takim razie polecacie outsourcować?

Przede wszystkim to, co nie ma bezpośredniego wpływu na działalność podstawową firmy. W przypadku sektora małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej warto outsourcować księgowość, ponieważ daje to dużo lepsze efekty niż utrzymywanie własnego zespołu. Korzystny jest też outsourcing usług związanych z rozwiązaniami informatycznymi, które pozwalają zarządzać procesami oraz usług z zakresu marketingu.

Kiedy jest dobry moment na optymalizację?

Optymalizację dobrze jest rozpocząć już na początku działania firmy, a jeszcze lepiej przed jej oficjalnym zarejestrowaniem w urzędzie, zanim „zapadnie klamka”. To właśnie na tym etapie właściciel powinien podjąć kluczowe dla rozwoju firmy decyzje, m. in. przeanalizować, jaka forma prowadzenia działalności czy forma opodatkowania będzie dla niego najkorzystniejsza.

A jakie formy prowadzenia działalności są najlepsze?

Większość osób zakładając firmę wybiera jednoosobową działalność gospodarczą. Z naszych obserwacji wynika, że ludzie nie są skłonni do zakładania spółek z o.o., ponieważ boją się wysokich kosztów. Jednak dokonując szybkiej analizy kosztów dla spółki z o.o. i działalności gospodarczej okazuje się, że w rozbiciu miesięcznym koszty spółki wcale nie muszą być wyższe, w szczególności w porównaniu z działalnością gospodarczą funkcjonującą powyżej dwóch lat, gdzie składki ZUS wzrastają do około 1.000 zł miesięcznie. Często z tego powodu polecamy naszym klientom założenie spółki z o.o. od razu, co zdejmuje z nich odpowiedzialność całym majątkiem osobistym oraz pozwala uniknąć kosztów i uciążliwych formalności, gdy chce się zmienić formę działalności w przyszłości.

A czy założenie spółki nie jest bardziej skomplikowane?

Zgadza się, założenie spółki oraz jej prowadzenie jest bardziej złożone niż w wypadku działalności gospodarczej. Jednak należy pamiętać, że to spółka z o.o. zabezpiecza interesy wspólników, a odpowiednio skonstruowana umowa pozwala na uniknięcie problemów w przyszłości, na przykład związanych z dziedziczeniem udziałów wspólników czy innymi wypadkami losowymi. Przy zakładaniu spółki należy zainwestować w stworzenie odpowiedniej umowy, dlatego nie polecamy naszym klientom korzystania z możliwości 24godzinnej rejestracji, ponieważ system wymusza akceptację szablonowej umowy. Działalność gospodarcza nie zabezpiecza właściciela przed niczym, a w przypadku nieszczęśliwych zdarzeń firmę trzeba zawiesić lub zamknąć. W skrajnych wypadkach może to doprowadzić do utraty całego majątku osobistego przedsiębiorcy.

Chcesz założyć spółkę z o.o.?

Umów się z naszym ekspertem.

Czyli bezpieczniej założyć spółkę z o.o.?

Zazwyczaj tak, choć działalność gospodarcza może być najlepszym rozwiązaniem na przykład przy osobistym świadczeniu usług na niewielką skalę. Dla większości średnich firm forma spółki z o.o. jest całkiem dobra. Po podjęciu decyzji w tej kwestii przydaje się sprawdzony partner, który weźmie na siebie formalności i znajdzie dla firmy optymalne rozwiązania.

Wspomnieliście o outsourcowaniu usług księgowych. Czy nie lepiej mieć „własną” księgową, w firmie?

To zależy. W większych firmach może być to rozwiązanie korzystniejsze, ale mówimy tu o przedsiębiorstwach, które potrzebują nie księgowej, ale działu finansowo-księgowego. Natomiast w większości przypadków, dla mniejszych firm, zatrudnienie księgowej to więcej przeszkód niż korzyści, zaczynając od wyższych kosztów utrzymania pracownika, poprzez uzależnienie bieżącej działalności firmy od pojedynczej osoby, która może chociażby ciężko zachorować, aż po kwestie odpowiedzialności. Pracownik odpowiada za swoje błędy do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia, a biuro księgowe do wysokości rzeczywistych strat.

A jak biuro księgowe radzi sobie z tymi problemami?

Zatrudniając nie jedną osobę, ale doświadczony zespół, dzięki czemu osobę chorą czy na urlopie zawsze może zastąpić inną. W kwestii odpowiedzialności natomiast firma zabezpieczona jest za pomocą ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej, więc w razie pomyłki biura, klient nie jest narażony na straty.

W takim razie jak znaleźć dobre biuro księgowe?

Wybór odpowiedniego partnera do prowadzenia księgowości nie jest prosty, na rynku mamy do czynienia z przesytem usług księgowych, dlatego warto jest zweryfikować potencjalne biuro szczegółowo. Co jest ważne? Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, czego od biura księgowego oczekujemy.

Biura księgowe starają się wyróżniać poprzez świadczenie dodatkowych usług, na przykład szeroko rozumiane i bliżej niezdefiniowane doradztwo. Warto więc sprawdzić, na czym ono polega. Niejednokrotnie przejmując księgowość od innego biura rachunkowego spotkaliśmy się z tym, że było to doradztwo tylko z nazwy a jego zadaniem było upiększanie oferty.

Warto też sprawdzić, w jaki sposób biuro zabezpiecza dane klientów, niestety większość firm działających w branży zatrzymała się technologicznie w końcówce poprzedniego wieku i o takich rzeczach jak szyfrowanie twardych dysków w komputerach, czy szyfrowana poczta elektroniczna nawet nie słyszała.

A czego w takim razie można oczekiwać od biura? Czy zakres obowiązków nie jest określony „odgórnie”?

Oczekiwania powinny iść w parze z rodzajem wykonywanej działalności. Warto zadać kilka pytać: czy biuro ma tylko prowadzić księgowość, nie wtrącając się do działań organizacyjnych firmy? Czy może odwrotnie, może przydatne będzie wsparcie doradcze z wykorzystaniem informacji płynących z księgowości, na przykład pomoc w opracowaniu modelu utrzymania płynności w firmie? A może bardziej istotne okaże się wsparcie kadrowe, na przykład przy konstruowaniu umów pracowniczych czy regulaminu pracy, które będą zabezpieczały interesy pracodawcy?

Dobre biuro rachunkowe powinno pomóc w określeniu potrzeb danej firmy jeszcze przed skonstruowaniem oferty. Ważne jest też to, żeby sprawdzić czy biuro rachunkowe posiada certyfikowanych księgowych oraz czy ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

A czym kierują się firmy szukając biura rachunkowego?

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy szukające księgowości jednotorowo skupiają się na cenie, co na pierwszy rzut oka wydaje się być słuszne. Tak naprawdę jednak warto zwrócić uwagę nie tylko na samą cenę, ale jej stosunek do jakości usług. Można to zrobić chociażby poprzez weryfikację doświadczenia i umiejętności osób prowadzących rozliczenia oraz dodatkowe usługi gwarantowane w cenie. Należy pamiętać, że księgowość księgowości nie równa, a pozorne oszczędności mogą skończyć się sporymi nieprzewidzianymi kosztami.

Nie jesteście zatem najtańszym biurem na rynku?

Nie, za to staramy się zapewnić najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie oszczędzamy na specjalistach i zabezpieczeniach kluczowych danych należących do naszych klientów. Usługi tego typu wcale nie różnią się tak bardzo od innych produktów, możemy kupić solidne buty, które posłużą nam przez lata, a możemy dać 10 złotych za przysłowiową „chińszczyznę” i po miesiącu chodzić boso.

A konkurencja stawiająca tylko na niskie ceny nie odbiera Wam klientów?

Wręcz przeciwnie, gdy widzimy, że klientowi zależy jedynie na cenie, sami wskazujemy mu najtańsze firmy na rynku, jednak często, po namyśle, klienci zostają z nami. Stosując prostą analogię, tak jak rozsądny rodzic nie będzie karmił niemowlaka fast foodem, tak rozsądny właściciel czy manager nie powierzy istotnej części swojego biznesu księgowej „fabryce”, stosującej ten sam szablon dla każdego klienta. Takich „fabryk” zresztą będzie coraz więcej, od stycznia biuro księgowe będzie mógł prowadzić właściwie każdy, certyfikaty księgowe nie będą wymagane. Podobnie zresztą wygląda kwestia serwisów księgowości internetowej, których powstaje coraz więcej.

Co do księgowości internetowej, w tym zakresie pojawia się coraz więcej negatywnych opinii. Co więc jest z nią nie tak?

Księgowość internetowa po prostu sprowadza się do tego, że przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie a jako wsparcie służy mu aplikacja, która pozwala firmie tworzyć niezbędne dokumenty. Przynajmmniej tak jest w teorii, ponieważ w rzeczywistości aplikacje wyglądają bardzo różnie. Problem polega na tym, że skoro przedsiębiorca rozlicza się sam to sam też ponosi odpowiedzialność za wszystkie błędy. Serwisy oferujące usługę księgowości internetowej nie mają obowiązku wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, bo to nie one odpowiadają za popełnione przez użytkowania błędy.

Jednak niektóre z tych serwisów deklarują, że zapewniają telefoniczną czy e-mailową pomoc księgowego?

Doradcy telefoniczni nie ponoszą odpowiedzialności za rozliczenia firmy, niełatwo też ich potem obciążyć ewentualnymi kosztami wynikającymi z błędnych porad. Nie ma też żadnej możliwości zweryfikowania ich wiedzy i umiejętności. Osobiście często zdarza się nam doradzać firmom, które z porad obsługi telefonicznej księgowości internetowej nie były w stanie uzyskać wyczerpujących informacji. Dość symptomatycznym jest fakt, że większość z tych serwisów umożliwia prowadzenie jedynie księgowości uproszczonej, więc rozwijająca się firma, która zmienia formę działalności na spółkę z. o.o. nie będzie w stanie z nich korzystać. Najważniejsze jednak jest to, że przedsiębiorca musi zainwestować w obsługę własnej księgowości swój czas, który mógłby przeznaczyć na działania kluczowe dla firmy, przynoszące pieniądze.

Wspomnieli Państwo, że optymalizację biznesu mogą wspierać rozwiązania informatyczne. W jaki sposób?

W większości niewielkich firm obieg informacji nie jest w żaden sposób zorganizowany, można by nawet powiedzieć, że często jest doskonale zdezorganizowany. Skutków zazwyczaj nie widać, do momentu, gdy ktoś ten bałagan uporządkuje i nagle okaże się, że firma zaczęła przynosić dwa razy większe zyski. Wiele firm w Polsce nie korzysta z tak podstawowych narzędzi jak CRM, czyli system pozwalający na usystematyzowanie relacji klientami, czy systemy zarządzania dokumentami. W niektórych, całkiem sporych firmach, pokutuje przekonanie, że wszystkie te funkcje da się zrealizować za pomocą Excela. Dodatkowym problemem, który wynika z braku odpowiedniej organizacji jest brak nawet podstawowego bezpieczeństwa obiegu informacji.

Co należy przez to rozumieć?

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wartości informacji jakie istnieją w przedsiębiorstwie. Najprostszym przykładem są tu firmy handlowe czy usługowe. Jednym z cennych zasobów są dla nich informacje o klientach i kontraktach. Jeden z prezesów takiej firmy, zapytany o wartość jego listy kontaktów dla konkurencji, oszacował ją na 1-1,2 mln złotych, firma oczywiście tych informacji w żaden sposób nie zabezpieczała.  Odpowiedź na kolejne pytanie – ilu z jego pracowników, mających dostęp do tych informacji, nie skusiłoby się na 20-30 tysięcy w zamian za ich skopiowanie – była  mocno niecenzuralna. W kolejnym miesiącu firma wdrożyła solidny i kompleksowy system zabezpieczeń. To akurat jeden z bardzo pozytywnych przykładów, ale są i tacy, którzy reprezentują pełne wiary podejście „nic się jeszcze nie stało, to pewnie nic się nie stanie w przyszłości” czym to się czasem kończy – chyba nie muszę mówić.

Takimi zabezpieczeniami też się zajmujecie?

Nie, nie można znać się na wszystkim. Możemy za to polecić specjalistów, którzy pomogą w znalezieniu i wdrożeniu optymalnego rozwiązania.

Na czym więc znacie się najlepiej?

Na tym, jak łączyć informacje pochodzące z dobrze prowadzonej księgowości, z wiedzą i doświadczeniem biznesowym naszych specjalistów, aby w efekcie pomóc firmom wykorzystać pełen potencjał i zwiększyć zyski.

Dla czytelników, którzy chcieliby poznać nas bliżej mamy od firmy Starlit Accounting specjalną ofertę ważną do końca roku. Dla pierwszych 50 firm, które zgłoszą się do nas z tym numerem Gazety mamy specjalny rabat. Natomiast po więcej porad zapraszamy na fanpage na Facebooku oraz na stronę internetową firmy.

Wywiadu udzieliły: Joanna Olczyk, Aleksandra Olszówka