Płynność finansowa w projekcie jest jednym z kluczowych elementów gwarancji jego bezproblemowej realizacji. Płynność finansową gwarantują bezbłędne Wnioski o płatność wykonane w oparciu o rzetelną dokumentację potwierdzającą kwalifikowalność wydatków – faktury, rachunki, dokumentację z wyboru dostawców i towarów zgodne z zasadą konkurencyjności i prawidłowo udokumentowane. Ważna jest też znajomość zasad otrzymywania i rozliczania zaliczek od Instytucji Nadzorujących oraz świadomość, iż większość wydatków będzie można „odzyskać” w ramach dofinansowania projektu na zasadzie „refundacji” – czyli najpierw należy je ponieść, a potem udowodnić rzetelność i zasadność rozliczenia w projekcie UE.

Zagrożenia płynności finansowej projektu dofinansowanego z Unii Europejskiej:

• Zbyt długi okres oczekiwania na zatwierdzenie Wniosku o płatność (szczególnie gdy jest on obciążony dużą ilością błędów skomplikowanych do wyjaśnienia) – blokuje to refundację środków finansowych.
• Brak płynności oraz precyzji w komunikacji z urzędnikami Instytucji Nadzorującej realizację projektu.
• Przekazanie dokumentacji niekompletnej, obarczonej błędami dyskwalifikującymi dany wydatek z powodu np. niezastosowania logo i emblematów UE – taki wydatek staje się niekwalifikowalny, co oznacza brak możliwości jego refundacji ze środków UE . Koszty takie ponosi Beneficjent.

Środki własne

Płynność finansowa w projekcie, powinna opierać się nie tylko na dofinansowaniu z UE, ale także na środkach własnych Beneficjenta (zakłada się około 10% wartości projektu) na tzw. „czarną godzinę”. Należy o tym pamiętać pisząc wniosek o dofinansowanie, gdzie łatwo jest przedstawić sytuację finansową swojej firmy jako korzystniejszą niż jest w rzeczywistości. Pamiętajmy, projekt przyjdzie nam realizować zgodnie z założeniami wniosku i zapisami umowy o dotacji, często zabezpieczonej wekslem in blanco ze strony Beneficjenta.

Sukces realizacji projektu współfinansowanego z pieniędzy Unii

Na sukces projektu pracujemy od samego początku: od pomysłu, po biznes plan, wniosek o dotacje, realizację projektu i jego rozliczenie. Tylko rzetelna dbałość o wszystkie szczegóły i fachowa wiedza daje gwarancję ominięcia błędów i kosztownych wpadek.

Rozliczanie projektów unijnych

Z pewnością różni się od standardowej księgowości w firmie i wymaga od księgowego aktualizacji wiedzy na temat przepisów regulujących rozliczenie projektów UE od strony finansowo-księgowej.
Podczas realizacji każdego projektu, na Beneficjencie dofinansowania UE ciąży wymóg wyodrębnienia ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych związanych z projektem w formie prowadzenia dodatkowej ewidencji księgowej. Warto w tym miejscu pójść krok dalej i tak zorganizować księgowość projektu, aby sprawozdawczość dla Instytucji Nadzorującej nie była żadnym problemem. Najlepiej wprowadzić konta zespołu 5 – Koszty wg typów działalności i ich rozliczenie, jednocześnie przyporządkować zadania z budżetu projektu do konkretnych kont, co umożliwi sporządzenie sprawozdań z realizacji projektu, które sporządzane są metodą kasową.
Pamiętajmy, że nie oznacza to tworzenia wersji kalkulacyjnej Rachunku Zysków i Strat, firma może pozostać przy wersji porównawczej – ustawodawca daje tu możliwość wyboru. Nie można zapomnieć także o formalnej stronie i należy dostosować politykę rachunkowości w swojej firmie do wymogów realizacji projektu UE, przez jej zmianę.

Ewidencja księgowa projektu UE

Ewidencja księgowa powinna uwzględniać podział otrzymanego dofinansowania na:

• część krajową (dotacja celowa 15%)
• część z Unii Europejskiej (środki EFRR 85%).

Od roku 2010 wprowadzono zmiany, które Beneficjenci są zobowiązani stosować, taka sama zasada dotyczy podziału wydatków w projekcie na pochodzące z dofinansowania UE i gwarantowanego przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie projektu – wniesionego wkładu własnego. Ułatwi to sprawozdawczość i pozwoli na uniknięcie błędów w księgowaniu wydatków i tym samym w sprawozdawczości do Instytucji Nadzorującej.

Rozliczanie projektów unijnych

Prawidłowe rozliczenie otrzymanego dofinansowania to nie lada wyzwanie dla Beneficjentów wszystkich programów UE dostępnych w Polsce. Nie jest to proste, ale też nie jest niemożliwe. Zmieniające się przepisy wraz z każdym nowym okresem programowania, ale także z początkiem każdego nowego roku – znacznie utrudniają Beneficjentom życie. Osoby rozliczające projekty UE muszą ciągle aktualizować swoją wiedzę, doskonale znać obowiązujące przepisy i wytyczne Instytucji Nadzorujących realizację dotacji unijnych.
Język komunikacji z urzędnikami jest specyficzny, trzeba dokładnie rozumieć „co urzędnik ma na myśli”. Na barkach osoby rozliczającej projekt UE ciąży ogromna odpowiedzialność za:

• kwalifikowalność wydatków projektu,
• prawidłowość procedur,
• zgodność efektów projektu z założeniami wynikającymi z Wniosku o dofinansowanie, który otrzymał dotację.

Nie zawsze dotowane firmy posiadają kadrę pracowników, którzy poradzą sobie w gąszczu zmieniających się wytycznych i procedur, będą potrafiły zaprezentować podczas kontroli Instytucji Nadzorującej właściwe dokumenty, stworzyć procedury, wybrać w sposób prawidłowy dostawców lub wykonawców usług, monitorować wskaźniki i dopilnować. Te elementy składają się na sukces projektu.

Czy łatwiej będzie z ekspertem?

Dla osób które dopiero rozpoczynają swoje kontakty z Instytucjami Nadzorującymi realizację projektów UE łatwiej będzie z ekspertem. Wielu Beneficjentów nie zdaje sobie sprawy z zagrożeń wynikających z niewiedzy a kończących się niekwalifikowalnością poważnych kwot w projekcie. Powinni oni co najmniej zasięgnąć porady fachowca np. w ramach „godzin eksperckich” aby dowiedzieć się z jakimi problemami będą musieli sobie poradzić i na jakie kwestie zwrócić szczególną uwagę.

Czy samodzielnie?

Pod uwagę warto wziąć takie kryteria:

• wielkości otrzymanego dofinansowania;
• potencjał kadry zajmującej się rozliczeniem projektu;
• ilości już zrealizowanych i zakończonych sukcesem projektów;
• możliwości reorganizacji infrastruktury informatycznej na potrzeby projektu np. konwersji danych księgowych do Wniosków Płatniczych.

Decyzja należy do Beneficjenta, który otrzymał dofinansowanie i podpisał umowę z której będzie musiał się wywiązać i rozliczyć otrzymane dofinansowanie.
Na pewno łatwiej będzie współpracować z fachowcem lub wybrać jednak outsourcing usług związanych z całokształtem rozliczenia dotacji unijnej.