Od stycznia weszły w życie nowe przepisy dotyczące PPK, które nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki. Oto kluczowe zmiany:

Wysokość składek:

– Składki podstawowe opłacane przez pracodawcę wynoszą 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika.
– Pracownicy mogą opłacać składki podstawowe w wysokości 2% swojego wynagrodzenia brutto, z możliwością ich zwiększenia do 4%.

Procedury administracyjne:

– Wprowadzenie elektronicznej platformy do zarządzania PPK ma na celu uproszczenie procesu administracyjnego,
– Pracodawcy są zobowiązani do aktualizowania danych pracowników oraz raportowania do odpowiednich instytucji w ustalonych terminach.

Obowiązki informacyjne:

– Pracodawcy muszą regularnie informować pracowników o korzyściach z uczestnictwa w PPK.
– Nowi pracownicy muszą być informowani o możliwości przystąpienia do PPK w ciągu 10 dni od rozpoczęcia pracy.

Korzyści z PPK:

Dla pracowników:
– Dodatkowe oszczędności: regularne odkładanie nawet niewielkich kwot może przynieść znaczące środki na emeryturę.
– Elastyczność: uczestnicy mogą dostosować wysokość składek oraz sposób ich inwestowania zgodnie z indywidualnymi preferencjami.

Dla pracodawców:
– Motywacja pracowników: udział w PPK może zwiększyć zaangażowanie i lojalność pracowników.
– Korzystniejsze warunki zatrudnienia: firmy oferujące PPK mogą przyciągać lepszych kandydatów.

Jak się przygotować:
Aby sprawnie przejść przez nadchodzące zmiany, pracodawcy powinni:
– Aktualizować wiedzę: Regularne śledzenie zmian w przepisach dotyczących PPK.
– Szkolenia: Organizowanie szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników z zakresu PPK.
– Komunikacja: Efektywne komunikowanie pracownikom korzyści z uczestnictwa w PPK.

Podsumowanie:
Zmiany w PPK, które weszły i wejdą w życie w 2024 roku, wymagają odpowiedniego przygotowania zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu programem i wykorzystaniu dostępnych narzędzi, firmy mogą skutecznie wspierać swoich pracowników w oszczędzaniu na przyszłość.

Powierzając nam obsługę kadrową i płacową, w 100% wykorzystasz możliwości, jakie daje elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. To nie tylko oszczędność miejsca, ale i bezpieczeństwo danych, proekologiczne podejście, a także usprawnienie komunikacji między poszczególnymi działami firmy i/lub urzędami.

Zobacz cennik naszych usług i przekonaj się, że warto postawić na wysoką jakość i nowoczesne rozwiązania!

STUDIUM PRZYPADKU

Czasem spółki z o.o. zawierane są przez osoby, które mają innowacyjny pomysł oraz inwestorów, którzy chcą je dofinansować. Mimo, że do tego typu działalności z założenia bardziej służy spółka komandytowa, to jednak ostateczne decyzje wspólników bywają różne.

Jeden z naszych Klientów zgłosił się kiedyś do nas z prośbą o pomoc przy przeanalizowaniu umowy spółki z o.o. zaproponowanej przez Inwestora. Była bardzo obszerna, zabezpieczająca działalność spółki i ewentualne wyjście kapitałowe Inwestora. Dla osoby stykającej po raz pierwszy z umową spółki wiele zapisów mogłoby nie wskazywać ich ewentualnych konsekwencje. Szkic jednocześnie był przygotowany w sposób bardzo partnerski. Jedyne co nas zaskoczyło to zapis o dopłatach.

Dopłaty do kapitału służą do wniesienia dodatkowych środków pieniężnych do spółki aby wesprzeć działalność operacyjną lub pokryć straty. Zapisy umowy były skonstruowane w następujący sposób:

• Podział udziałów: Inwestor – 51%, nasz Klient – 49%.
• Ilość udziałów: 100.
• Kapitał zakładowy 100 000,00 zł.
• Dopłata na jeden udział mogła wynieść 100krotność wartości udziału.

Umowa spółki przewidywała również kary na wypadek nie wniesienia przez jednego ze wspólników dopłat. Nie wygląda to wyjątkowo groźnie, aż do momentu, gdy Inwestor, jako większościowy wspólnik, nie przegłosowałby uchwały o wniesieniu maksymalnych dopłat. Należy pamiętać, że dopłaty muszą być wnoszone przez każdego wspólnika zgodnie z ilością posiadanych udziałów. Przy wspomnianej powyżej konstrukcji, Inwestor (dobrze prosperująca firma z dużym kapitałem i obrotami) były zobowiązany do wniesienia 510 000,00 zł, natomiast nasz Klient powinien w takiej sytuacji wnieść 490 000,00 zł. W przypadku niewniesienia kwoty wspólnik, który się nie wywiązał się ze świadczenia zostałby obciążony karą w postaci odsetek ustawowych oraz obowiązkiem naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki, a nawet mógłby być wykluczony ze spółki ze względu na działanie na jej szkodę. Czy sytuacja realnie miała szanse się wydarzyć? Pewnie nie takie było założenie zapisu, ale warto unikać podpisywania dokumentów, które mogą postawić nas w tak niekorzystnej sytuacji. Wytłumaczenie Sądowi Gospodarczemu, że jako przedsiębiorcy, nie mieliśmy wiedzy co podpisujemy nie jest wcale takie proste.

Potrzebujesz dopasowanej umowy spółki?

Umów się z naszym ekspertem 733 066 344

Spółki z o.o. powstają głównie wtedy gdy spotyka się kilka osób, które wspólnie chcą stworzyć, a często też poprowadzić określoną działalność. Żeby wspólnicy mieli jasno określone obowiązki wobec spółki (nie należy zapominać, że jest to osobny podmiot) oraz wynikające z nich prawa zawierana jest umowa spółki. Można stworzyć wyłącznie taką, która będzie określała kilka parametrów i podmiot już może działać (tego typu umowa oferowana jest przez system Ministerstwa Sprawiedliwości). Warto jednak już na początku przemyśleć jakie zapisy zapewnią nam trwałość działalności, bo każda zmiana umowy to dodatkowe koszty notarialne i sądowe. Brak odpowiednich zapisów skazuje nas natomiast na zastosowanie przepisów ogólnych, które potrafią dać w kość nawet bardzo wytrwałym przedsiębiorcom.

Na co zwrócić uwagę:

1. Dopłaty – dopłaty to sposób na wniesienie dodatkowych środków pieniężnych do spółki. W umowie dobrze jest określić warunki wnoszenia dopłat. Można również zawrzeć zapisy, które na wspólnika, który nie wywiąże się z wniesienia określonej kwoty nakłada odpowiednie kary. Kiedyś analiza jednej z umów niezwykle nas zaskoczyła w tym zakresie.  Sprawdźcie dlaczego zapisy dotyczące dopłat mogą być tak ważne.
2. Sprzedaż udziałów – spółka najczęściej powstaje w określonej grupie osób. Jednak z czasem, któryś ze wspólników może nie mieć możliwości dłuższego uczestnictwa w danym podmiocie. W takiej sytuacji dokonuje się sprzedaży udziałów. Dobrze skonstruowana umowa spółki może dać możliwość pierwokupu udziałów przez obecnych wspólników lub odsprzedaży ich określonemu nabywcy. Warto o tym pomyśleć zawczasu bo chyba nikt nie chciałby znaleźć się w sytuacji gdy miejsce dotychczasowego partnera zostaje zajęte przez przypadkową osobę, która zachciała odkupić udziały. Konstruując zapisy umowy warto też nie przedobrzyć z procedurą sprzedaży. Czasem widujemy zapisy, przy których do faktu zbycia może dojść dopiero po dwóch albo trzech miesiącach od podjęcia decyzji o sprzedaży, a to nie wpływa dobrze na elastyczność działań.
3. Dziedziczenie udziałów – o tym jak ważne jest zabezpieczenie się na wypadek śmierci jednego ze wspólników pisaliśmy w osobny poście. Warto skonstruować zapisy, które będą zabezpieczały zarówno trwałość działania spółki jak i spłatę rodziny w odpowiednim czasie lub wstąpienie spadkobierców tylko pod określonymi warunkami. Szczególnie ważne jest zabezpieczenie spółki przed możliwością wstąpienia nieletniego spadkobiercy, bo jeśli osoba niepełnoletnia nabywa prawo do udziałów to wszystkie procedury muszą odbyć się z udziałem Sądu Opiekuńczego. Czasem zdarzają się też sytuacje, gdzie na opiekuna zostaje wyznaczony kurator Sądowy, który może mieć w wielu kwestiach odmienne zdanie niż pozostali wspólnicy.
4. Wstąpienie małżonka – jeżeli wspólnicy nie posiadają rozdzielności majątkowej to prawo do udziałów przysługuje również współmałżonkowi. Warto więc przeanalizować czy chcemy aby mężowie lub żony naszych wspólników były uprawnione do podejmowania decyzji dotyczących prowadzenia spółki i zawrzeć odpowiednie zapisy dopuszczające lub wykluczające taką możliwość.
5. Zakres praw i obowiązków wspólników oraz Zarządu – w tym zakresie poza standardowymi elementami wynikającymi z kodeksu spółek handlowych umowa spółki pozwala na dużą dowolność. Można dokładnie określić zakres praw i obowiązków Zgromadzenia Wspólników i Zarządu, sposób powoływania Zarządu (np. dać każdemu ze wspólników prawo do powołania określonej liczby Członków Zarządu), sposób odbywania się zgromadzeń wspólników i zarządu, sposób podejmowania uchwał, a także ograniczyć decyzyjność Zarządu do podejmowania decyzji przekraczających określoną kwotę bez zgody wspólników. Wszystko zależy od tego jak chcemy planować działalność operacyjną spółki i na ile wspólnicy chcą być w nią zaangażowani.
6. Udziały uprzywilejowane – wszystkim wspólnikom lub tylko niektórym można przyznać dodatkowe uprawnienia wynikające z posiadanych udziałów. Może to być na przykład większa ilość głosów lub prawo do dywidendy. Tutaj również umowa pozostawia nam autonomię, ważne jest tylko abyśmy mieli odpowiednie zapisy.
7. Aport – jedna z bardzo istotnych rzeczy, której nie można zastosować przy zawieraniu umowy w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Udziały w spółce można objąć, pokrywając je gotówką lub wkładem rzeczowym. Jeżeli chcemy na początku działalności lub w przyszłości mieć możliwość wniesienia wkładu rzeczowego do spółki, to w umowie musi znaleźć się jasne wskazanie, że spółka na to pozwala. Bez takiego zapisu wkłady mogą być wyłącznie pieniężne.
8. Wykluczenie wspólników – jeżeli wspólnicy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań zawsze można wykluczyć ich ze spółki. Przy czym standardowo dzieje się to na drodze sądowej – przed Sądem Gospodarczym. Jeżeli jednak zawrze się odpowiednie zapisy w umowie spółki istnieje możliwość uniknięcia drogi sądowej, pod warunkiem, że przyczyny wykluczenia będą obiektywne.

Potrzebujesz dopasowanej umowy spółki?
Umów się z naszym ekspertem. Umowa spółki może regulować również inne kwestie, jak na przykład pracę wspólników na rzecz spółki, sposób i częstotliwość wypłacania dywidendy wspólnikom, a także mówić o dodatkowych organach w spółce jak rada nadzorcza czy komisja rewizyjna o ile istnieje potrzeba powołania takich organów. Najważniejsze aby już w swojej pierwszej wersji zawierała zapisy odpowiadające na potrzeby wspólników i zabezpieczała zarówno ich wzajemnie jak też trwałość działań firmie.

A co z systemem Ministerstwa Sprawiedliwości?

Popularnie nazywany System24 jest bardzo przydatny jeżeli potrzebujemy zarejestrować spółkę w krótkim czasie. Najczęściej dzięki niemu możemy powołać ją do funkcjonowania w ciągu kilku dni roboczych (bo na tytułowe 24 godziny nie należy liczyć). Po jej rejestracji zalecamy zawsze znaleźć chwilę czasu i zastanowić się nad umową spółki tak, abyśmy mieli pewność że nasz biznes będzie bezpieczny i przygotowany na różne sytuacje. Warto wprowadzić odpowiednie zmiany do umowy, udać się do notariusza i złożyć zmienioną umowę w Sądzie. Koszty opłat sądowych przy wyborze takiego manewru nie są dużo wyższe, bo opłata sądowa za rejestrację przy S24 to tylko 350 zł, za zgłoszenie do Sądu zmiany umowy spółki zapłacimy kolejne 350 zł, więc jedynie 100 zł więcej niż przy metodzie tradycyjnej.

Jeśli masz pytania, zadzwoń 733 777 503

Do czego służy firmie optymalizacja?

Celem optymalizacji jest znalezienie w firmie jak najwięcej możliwości do uwolnienia wolnych zasobów. Przekłada się to na jasne zdefiniowanie zasad pracy, sposobów komunikacji, obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Optymalizacja działań, w pierwszej kolejności obejmuje określenie głównych celów firmy. Następnie należy zdefiniować procesy i określić czynniki, które na nie wpływają. Pozwala to zidentyfikować komórki w firmie, które są najmniej wydajne i sprawdzić ich wpływ na zyski przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie takich nieefektywnych obszarów ułatwia podjęcie decyzji o outsourcingu usług.

Dlaczego outsourcing stał się ostatnio tak ważny?

Korzystanie z usług firm zewnętrznych pozwala na zmniejszenie kosztów oraz podniesienie jakości własnej oferty. Firma zyskuje w ten sposób więcej zasobów na realizację głównego obszaru swoich działań. W ostatnich czasach powstała jednak moda na outsourcing absolutnie wszystkiego.

Jakie działania w takim razie polecacie outsourcować?

Przede wszystkim to, co nie ma bezpośredniego wpływu na działalność podstawową firmy. W przypadku sektora małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej warto outsourcować księgowość, ponieważ daje to dużo lepsze efekty niż utrzymywanie własnego zespołu. Korzystny jest też outsourcing usług związanych z rozwiązaniami informatycznymi, które pozwalają zarządzać procesami oraz usług z zakresu marketingu.

Kiedy jest dobry moment na optymalizację?

Optymalizację dobrze jest rozpocząć już na początku działania firmy, a jeszcze lepiej przed jej oficjalnym zarejestrowaniem w urzędzie, zanim „zapadnie klamka”. To właśnie na tym etapie właściciel powinien podjąć kluczowe dla rozwoju firmy decyzje, m. in. przeanalizować, jaka forma prowadzenia działalności czy forma opodatkowania będzie dla niego najkorzystniejsza.

A jakie formy prowadzenia działalności są najlepsze?

Większość osób zakładając firmę wybiera jednoosobową działalność gospodarczą. Z naszych obserwacji wynika, że ludzie nie są skłonni do zakładania spółek z o.o., ponieważ boją się wysokich kosztów. Jednak dokonując szybkiej analizy kosztów dla spółki z o.o. i działalności gospodarczej okazuje się, że w rozbiciu miesięcznym koszty spółki wcale nie muszą być wyższe, w szczególności w porównaniu z działalnością gospodarczą funkcjonującą powyżej dwóch lat, gdzie składki ZUS wzrastają do około 1.000 zł miesięcznie. Często z tego powodu polecamy naszym klientom założenie spółki z o.o. od razu, co zdejmuje z nich odpowiedzialność całym majątkiem osobistym oraz pozwala uniknąć kosztów i uciążliwych formalności, gdy chce się zmienić formę działalności w przyszłości.

A czy założenie spółki nie jest bardziej skomplikowane?

Zgadza się, założenie spółki oraz jej prowadzenie jest bardziej złożone niż w wypadku działalności gospodarczej. Jednak należy pamiętać, że to spółka z o.o. zabezpiecza interesy wspólników, a odpowiednio skonstruowana umowa pozwala na uniknięcie problemów w przyszłości, na przykład związanych z dziedziczeniem udziałów wspólników czy innymi wypadkami losowymi. Przy zakładaniu spółki należy zainwestować w stworzenie odpowiedniej umowy, dlatego nie polecamy naszym klientom korzystania z możliwości 24godzinnej rejestracji, ponieważ system wymusza akceptację szablonowej umowy. Działalność gospodarcza nie zabezpiecza właściciela przed niczym, a w przypadku nieszczęśliwych zdarzeń firmę trzeba zawiesić lub zamknąć. W skrajnych wypadkach może to doprowadzić do utraty całego majątku osobistego przedsiębiorcy.

Chcesz założyć spółkę z o.o.?

Umów się z naszym ekspertem.

Czyli bezpieczniej założyć spółkę z o.o.?

Zazwyczaj tak, choć działalność gospodarcza może być najlepszym rozwiązaniem na przykład przy osobistym świadczeniu usług na niewielką skalę. Dla większości średnich firm forma spółki z o.o. jest całkiem dobra. Po podjęciu decyzji w tej kwestii przydaje się sprawdzony partner, który weźmie na siebie formalności i znajdzie dla firmy optymalne rozwiązania.

Wspomnieliście o outsourcowaniu usług księgowych. Czy nie lepiej mieć „własną” księgową, w firmie?

To zależy. W większych firmach może być to rozwiązanie korzystniejsze, ale mówimy tu o przedsiębiorstwach, które potrzebują nie księgowej, ale działu finansowo-księgowego. Natomiast w większości przypadków, dla mniejszych firm, zatrudnienie księgowej to więcej przeszkód niż korzyści, zaczynając od wyższych kosztów utrzymania pracownika, poprzez uzależnienie bieżącej działalności firmy od pojedynczej osoby, która może chociażby ciężko zachorować, aż po kwestie odpowiedzialności. Pracownik odpowiada za swoje błędy do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia, a biuro księgowe do wysokości rzeczywistych strat.

A jak biuro księgowe radzi sobie z tymi problemami?

Zatrudniając nie jedną osobę, ale doświadczony zespół, dzięki czemu osobę chorą czy na urlopie zawsze może zastąpić inną. W kwestii odpowiedzialności natomiast firma zabezpieczona jest za pomocą ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej, więc w razie pomyłki biura, klient nie jest narażony na straty.

W takim razie jak znaleźć dobre biuro księgowe?

Wybór odpowiedniego partnera do prowadzenia księgowości nie jest prosty, na rynku mamy do czynienia z przesytem usług księgowych, dlatego warto jest zweryfikować potencjalne biuro szczegółowo. Co jest ważne? Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, czego od biura księgowego oczekujemy.

Biura księgowe starają się wyróżniać poprzez świadczenie dodatkowych usług, na przykład szeroko rozumiane i bliżej niezdefiniowane doradztwo. Warto więc sprawdzić, na czym ono polega. Niejednokrotnie przejmując księgowość od innego biura rachunkowego spotkaliśmy się z tym, że było to doradztwo tylko z nazwy a jego zadaniem było upiększanie oferty.

Warto też sprawdzić, w jaki sposób biuro zabezpiecza dane klientów, niestety większość firm działających w branży zatrzymała się technologicznie w końcówce poprzedniego wieku i o takich rzeczach jak szyfrowanie twardych dysków w komputerach, czy szyfrowana poczta elektroniczna nawet nie słyszała.

A czego w takim razie można oczekiwać od biura? Czy zakres obowiązków nie jest określony „odgórnie”?

Oczekiwania powinny iść w parze z rodzajem wykonywanej działalności. Warto zadać kilka pytać: czy biuro ma tylko prowadzić księgowość, nie wtrącając się do działań organizacyjnych firmy? Czy może odwrotnie, może przydatne będzie wsparcie doradcze z wykorzystaniem informacji płynących z księgowości, na przykład pomoc w opracowaniu modelu utrzymania płynności w firmie? A może bardziej istotne okaże się wsparcie kadrowe, na przykład przy konstruowaniu umów pracowniczych czy regulaminu pracy, które będą zabezpieczały interesy pracodawcy?

Dobre biuro rachunkowe powinno pomóc w określeniu potrzeb danej firmy jeszcze przed skonstruowaniem oferty. Ważne jest też to, żeby sprawdzić czy biuro rachunkowe posiada certyfikowanych księgowych oraz czy ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

A czym kierują się firmy szukając biura rachunkowego?

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy szukające księgowości jednotorowo skupiają się na cenie, co na pierwszy rzut oka wydaje się być słuszne. Tak naprawdę jednak warto zwrócić uwagę nie tylko na samą cenę, ale jej stosunek do jakości usług. Można to zrobić chociażby poprzez weryfikację doświadczenia i umiejętności osób prowadzących rozliczenia oraz dodatkowe usługi gwarantowane w cenie. Należy pamiętać, że księgowość księgowości nie równa, a pozorne oszczędności mogą skończyć się sporymi nieprzewidzianymi kosztami.

Nie jesteście zatem najtańszym biurem na rynku?

Nie, za to staramy się zapewnić najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie oszczędzamy na specjalistach i zabezpieczeniach kluczowych danych należących do naszych klientów. Usługi tego typu wcale nie różnią się tak bardzo od innych produktów, możemy kupić solidne buty, które posłużą nam przez lata, a możemy dać 10 złotych za przysłowiową „chińszczyznę” i po miesiącu chodzić boso.

A konkurencja stawiająca tylko na niskie ceny nie odbiera Wam klientów?

Wręcz przeciwnie, gdy widzimy, że klientowi zależy jedynie na cenie, sami wskazujemy mu najtańsze firmy na rynku, jednak często, po namyśle, klienci zostają z nami. Stosując prostą analogię, tak jak rozsądny rodzic nie będzie karmił niemowlaka fast foodem, tak rozsądny właściciel czy manager nie powierzy istotnej części swojego biznesu księgowej „fabryce”, stosującej ten sam szablon dla każdego klienta. Takich „fabryk” zresztą będzie coraz więcej, od stycznia biuro księgowe będzie mógł prowadzić właściwie każdy, certyfikaty księgowe nie będą wymagane. Podobnie zresztą wygląda kwestia serwisów księgowości internetowej, których powstaje coraz więcej.

Co do księgowości internetowej, w tym zakresie pojawia się coraz więcej negatywnych opinii. Co więc jest z nią nie tak?

Księgowość internetowa po prostu sprowadza się do tego, że przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie a jako wsparcie służy mu aplikacja, która pozwala firmie tworzyć niezbędne dokumenty. Przynajmmniej tak jest w teorii, ponieważ w rzeczywistości aplikacje wyglądają bardzo różnie. Problem polega na tym, że skoro przedsiębiorca rozlicza się sam to sam też ponosi odpowiedzialność za wszystkie błędy. Serwisy oferujące usługę księgowości internetowej nie mają obowiązku wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, bo to nie one odpowiadają za popełnione przez użytkowania błędy.

Jednak niektóre z tych serwisów deklarują, że zapewniają telefoniczną czy e-mailową pomoc księgowego?

Doradcy telefoniczni nie ponoszą odpowiedzialności za rozliczenia firmy, niełatwo też ich potem obciążyć ewentualnymi kosztami wynikającymi z błędnych porad. Nie ma też żadnej możliwości zweryfikowania ich wiedzy i umiejętności. Osobiście często zdarza się nam doradzać firmom, które z porad obsługi telefonicznej księgowości internetowej nie były w stanie uzyskać wyczerpujących informacji. Dość symptomatycznym jest fakt, że większość z tych serwisów umożliwia prowadzenie jedynie księgowości uproszczonej, więc rozwijająca się firma, która zmienia formę działalności na spółkę z. o.o. nie będzie w stanie z nich korzystać. Najważniejsze jednak jest to, że przedsiębiorca musi zainwestować w obsługę własnej księgowości swój czas, który mógłby przeznaczyć na działania kluczowe dla firmy, przynoszące pieniądze.

Wspomnieli Państwo, że optymalizację biznesu mogą wspierać rozwiązania informatyczne. W jaki sposób?

W większości niewielkich firm obieg informacji nie jest w żaden sposób zorganizowany, można by nawet powiedzieć, że często jest doskonale zdezorganizowany. Skutków zazwyczaj nie widać, do momentu, gdy ktoś ten bałagan uporządkuje i nagle okaże się, że firma zaczęła przynosić dwa razy większe zyski. Wiele firm w Polsce nie korzysta z tak podstawowych narzędzi jak CRM, czyli system pozwalający na usystematyzowanie relacji klientami, czy systemy zarządzania dokumentami. W niektórych, całkiem sporych firmach, pokutuje przekonanie, że wszystkie te funkcje da się zrealizować za pomocą Excela. Dodatkowym problemem, który wynika z braku odpowiedniej organizacji jest brak nawet podstawowego bezpieczeństwa obiegu informacji.

Co należy przez to rozumieć?

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wartości informacji jakie istnieją w przedsiębiorstwie. Najprostszym przykładem są tu firmy handlowe czy usługowe. Jednym z cennych zasobów są dla nich informacje o klientach i kontraktach. Jeden z prezesów takiej firmy, zapytany o wartość jego listy kontaktów dla konkurencji, oszacował ją na 1-1,2 mln złotych, firma oczywiście tych informacji w żaden sposób nie zabezpieczała.  Odpowiedź na kolejne pytanie – ilu z jego pracowników, mających dostęp do tych informacji, nie skusiłoby się na 20-30 tysięcy w zamian za ich skopiowanie – była  mocno niecenzuralna. W kolejnym miesiącu firma wdrożyła solidny i kompleksowy system zabezpieczeń. To akurat jeden z bardzo pozytywnych przykładów, ale są i tacy, którzy reprezentują pełne wiary podejście „nic się jeszcze nie stało, to pewnie nic się nie stanie w przyszłości” czym to się czasem kończy – chyba nie muszę mówić.

Takimi zabezpieczeniami też się zajmujecie?

Nie, nie można znać się na wszystkim. Możemy za to polecić specjalistów, którzy pomogą w znalezieniu i wdrożeniu optymalnego rozwiązania.

Na czym więc znacie się najlepiej?

Na tym, jak łączyć informacje pochodzące z dobrze prowadzonej księgowości, z wiedzą i doświadczeniem biznesowym naszych specjalistów, aby w efekcie pomóc firmom wykorzystać pełen potencjał i zwiększyć zyski.

Dla czytelników, którzy chcieliby poznać nas bliżej mamy od firmy Starlit Accounting specjalną ofertę ważną do końca roku. Dla pierwszych 50 firm, które zgłoszą się do nas z tym numerem Gazety mamy specjalny rabat. Natomiast po więcej porad zapraszamy na fanpage na Facebooku oraz na stronę internetową firmy.

Wywiadu udzieliły: Joanna Olczyk, Aleksandra Olszówka

Jak to się zaczęło?

Trójka młodych ludzi pracuje w korporacji. Umawiają się, że wspólnie założą biznes. Jednej osobie powierzają wymyślenie czym będą się zajmować. Na początku było sporo pomysłów, ale kiedy pojawił się projekt by robić buty na zamówienie wszyscy powiedzieli „tak”. Mieli doświadczenie menadżerskie i niewielki oszczędności.  Zaczęli planować. Pierwszą przeszkodą jaką musieli pokonać było znalezienie producenta. Obdzwonili dziesiątki, a może nawet setki firm produkujących buty i za każdym razem słyszeli: „Jedną parę obuwia na zamówienie? Chyba Pan żartuje!”. W końcu trafili na pasjonata, który zgodził się produkować im unikatowe egzemplarze obuwia. Potem już zaczęły się same przyjemności.

Założenia projektu

Projekt firmy zakładał robienie butów na indywidualne zamówienia. Zaczęto zastanawiać się jak zagwarantować klientowi wygodę zamówienia i projektowania, przystępną cenę oraz wysoką jakość. Najważniejszym elementem z punktu widzenia klienta miała być strona. Wszystkie funkcjonalności zostały dopasowane do klienta, proces projektowania i zamawiania maksymalnie uproszczony. Można wybrać rodzaj obuwia, kolor, fakturę, ewentualne dodatki i rozmiar. Na stronie pojawi się możliwość wydruku linijki do mierzenia stopy, tak by ujednolicić 'rozmiarówkę”. Problemem pozostaje cena za każdą parę. Z reguły projekty indywidualne charakteryzują się indywidualną, czyli wysoką ceną. Jednak założyciele firmy chcąc uniknąć problemów z budowaniem algorytmu do wyceny oraz dać szansę klientowi do zapoznania się z jego kosztami przed rozpoczęciem projektowania, ustalili  stałe poziom cenowy dla każdego rodzaju obuwia, niezależnie od koloru, rozmiaru czy dodatków. Dzięki temu klient nie musi z niczego rezygnować, a przed zakupem już wie ile zapłaci. Jaka to oszczędność czasu dla obu stron. Właściciele uniknęli dzięki temu dużej ilości nieopłaconych zamówień, obciążenia strony, a przede wszystkim niemile rozczarowanych klientów (wyobraź sobie, że jako kobieta projektujesz wymarzone buty, dodajesz bo boku kokardkę, klikasz wyceń/zamów i… nie stać Cię – u większości pojawia się wtedy frustracja, połączona z mało pozytywnym postrzeganiem firmy). Warto, bo lepiej mieć mniejszą marżę, natomiast większy zbyt. A co najważniejsze, zadowolony klient to inwestycja długofalowa, zawsze się zwraca.

Realizacja

Firma działa i to z sukcesem. Mają coraz więcej projektów, a mimo rosnącego zainteresowania trzymają obrany „kurs”. Nie podnoszą cen, bo chcą by klienci mogli sobie pozwolić na więcej niż jedną parę butów. Nie zasypują klienta ogromnym wyborem kolorów, fasonów czy wzorów, wszystko jest w granicach normy i zapewnia prostotę zamówienia. Jednocześnie biznes przynosi na tyle duży zarobek, że zarówno producent, jak i trójka założycieli na tym zarabiają. Zysk jest na tyle duży, że właściciele firmy mogli zrezygnować z etatów w korporacji i zająć się jedynie własną działalnością. Sukcesem jest też dobrze opracowany model biznesowy, o czym wspomniałam wcześniej. Mniejsza marża oraz większa sprzedaż mocno zwiększyła popularność a tym samym zbyt obuwia produkowanego przez firmy.

Podsumowując:

• zorientowanie na klienta – opłaca się;
• stałe ceny w projektach indywidualnych – opłaca się;
• uproszczenie procesów zamawiania, projektowania i wyceniania – opłaca się;
• outsourcing funkcji niewidocznych dla klienta – opłaca się.

Skontaktuj się z nami.

Prowadzenia spraw spółki

Spółka cywilna jest umową wspólników, którzy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu. Jest duża dowolność w sporządzaniu tej umowy, w związku w czym wychodzą różne problemy już w czasie działalności, niedopatrzenia w sformułowaniach i zapisach. Ponieważ każdy ze wspólników może prowadzić i jest do tego zobowiązany, wspólnicy powinni darzyć się dużym zaufaniem. Mimo iż istnieje zapis (art.865 Kodeksu Cywilnego), że każdy z wspólników może prowadzić zwykłe sprawy spółki bez uprzedniej uchwały, w praktyce wiele spraw jest uznawanych za przekraczające ten zakres. Wówczas potrzebna jest zgoda wszystkich wspólników, ich podpisy, poświadczenia, itp. Każde dłuższe wakacje jednego wspólnika mogą się okazać problematyczne dla reszty. Można temu przeciwdziałać uchwałą spółki określającą osobę reprezentującą firmę.

Wkłady i udziały w zyskach

Domniemanie, iż wkłady wniesione przez poszczególnych wspólników są równe, skutkuje również tym, że zarówno zyski jak i straty są dzielone równo.  Można uchwałą spółki wyłączyć jednego wspólnika od udziału w stratach, nie jest to jednak skuteczne do wszystkich wierzytelności. Co jest ciekawe, w przypadku wnoszenia wkładów rzeczowych, do wykonania takiego zobowiązania, do odpowiedzialności z tytułu rękojmi oraz niebezpieczeństwa utraty lub uszkodzenia rzeczy stosuje się odpowiednio przepisy o sprzedaży. Chroni to spółkę częściowo przed wnoszeniem uszkodzonych rzeczy.

Odpowiedzialność

Najważniejszą sprawą jest jednak solidarna odpowiedzialność wspólników. Oznacza to, że za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiadają zarówno majątkiem spółki jak i majątkiem osobistym – bez ograniczeń. Wierzyciel ma prawo wyboru, czy dla zaspokojenia swojej wierzytelności sięgnie do majątku spółki, czy też do indywidualnego majątku wspólnika. Może on także sięgnąć jednocześnie do majątku spółki i indywidualnych majątków wspólników.

Rozwiązanie spółki

Każdy ze wspólników może żądać rozwiązania spółki, odbywa się to wyrokiem sądu. Spółkę cywilną rozwiązuje się również w momencie ogłoszenia upadłości wspólnika.

Podsumowując, spółka cywilna sprawdzi się tylko, gdy wspólnicy mają do siebie duże zaufanie oraz doświadczenie w kształtowaniu umów i uchwał spółki. Jeżeli macie zamiar zaciągać większe zobowiązania, nie jest to forma dla was. Pamiętajcie również o zapewnienie rozdzielności majątkowej z małżonką/małżonkiem, ponieważ wierzytelności mogą objąć również wasz wspólny majątek.

Jeżeli znacie jakieś przykłady dobrze prosperujących spółek cywilnych, dajcie znać! Chętnie opiszemy ich doświadczenia, szczególnie te pozytywne.

Umów się z naszym ekspertem.

Działalność vs spółka z o.o.

spółka z o.o.

działalność gospodarcza

tryb
tradycyjnysystem 24hdo 2 lat**po 2 latachOpłata notarialna*60000Wpis w KRS6006000Opłata skarbowa za potwierdzenie rejestracji VAT*** 170170170suma kosztów jednorazowych1370770170Sprawozdanie finansowe (KRS)140-księgowość od 139 zł/mc (działalność gospodarcza)
lub 390 zł/mc (spółka) 4 6801668Rozliczenie roczne (podwójna opłata miesięczna)780278ZUS ub. zdrowotne 279,41 zł/mc-3 352,92ZUS ub. społeczne 166,79 zł/mc lub 754,67 zł/mc-2 001,489 056,04koszty rocznie5 6007 300,4014 524,96

koszty miesięczne

466,67608,361210,41Wszystkie wyliczenia zgodne z opłatami w 2015r
* koszty obliczone dla spółki z kapitałem zakładowym 5.000,00 zł, dwoma wspólnikami i jednoosobowym zarządem
** okres prowadzenia działalności z obniżonymi składkami ZUS
*** tylko dla firm, które chcą otrzymać potwierdzenie rejestracji

Podsumowanie zestawienia

Jak wynika z zestawienia, koszty prowadzenia spółki z o.o. i działalności gospodarczej w rozbiciu miesięcznym aż tak znacząco się od siebie nie różnią. Mało tego, w zakresie bieżącej działalności spółka z o.o. okazuje się tańsza, dzięki oszczędnościom na składce ZUS. Pamiętać jednak należy, że aby wspólnicy byli ubezpieczeni powinni opłacać składki ZUS wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczać się prywatnie.

Dobrze zorganizowana księgowość w spółce z o.o. może przynieść większe oszczędności niż przy działalności gospodarczej, ponieważ prowadzenie pełnej księgowości pomaga przy optymalizacji podatkowej oraz daje lepszy obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem firmy można również dostosowywać księgowość do jej potrzeb, co pozwoli na śledzenie kosztów zgodnie z miejscami ich powstawania, a więc będziemy wiedzieli, jakie koszty związane są z poszczególnymi produktami czy działami przedsiębiorstwa.

Jakie koszty należy wziąć jeszcze pod uwagę?

W przypadku prowadzenia spółki z o.o. należy liczyć się z kosztem 350,00 zł za zmianę danych w KRS oraz kosztami stworzenia planu kont i polityki rachunkowości w cenie nawet do 2.000,00 zł. Za samo założenie spółki – wypełnienie dokumentów rejestrowych do KRS, przez firmę zajmującą się doradztwem zapłacicie około 600,00 zł. Przygotowanie indywidualnej umowy spółki to już większy koszt, zaczynający się od 1.000,00 zł.

korzystając jednak z usług doradczych mamy pewność, że będzie ona dostosowana do naszych potrzeb w zakresach związanych z dziedziczeniem udziałów, zbyciem udziałów, podziałem zysków, wyłączeniem wspólnika czy rozdzieleniem kompetencji zarządczych. Sprawdź, jak możemy pomóc rozwijać Twój własny biznes.

Kapitał zakładowy

Obawy w związku z założeniem spółki dotyczą również kapitału zakładowego. Obecnie ustalono konieczność wniesienia kapitału do spółki z o.o. w wysokości min. 5 tys. zł. Pieniądze te muszą być zamrożone na koncie, ale co ciekawe, kapitał może być wniesiony poprzez gotówkę lub aport (wkład niepieniężny). Warto przeanalizować, jak korzystnie dla spółki opłacić kapitał zakładowy.

Źródła tworzenia kapitału zakładowego spółki z o.o.:

• równowartość udziałów pieniężnych i aportów rzeczowych wniesionych przez poszczególnych wspólników,
• podwyższenie kapitału w drodze objęcia nowych udziałów,
• przekształcenia kapitału akcyjnego w kapitał udziałowy,
• zysk przeznaczony na umorzenie udziałów,
• dopłaty do kapitału udziałowego.

Jako aport można wnieść przykładowo: towary, materiały, produkty, środki transportu, maszyny, urządzenia, nieruchomości (grunty, budynki), prawo wieczystego użytkowania gruntu, prawa autorskie, licencje, udziały w innej spółce z o.o. lub akcyjnej, itd.

Odpowiedzialność wspólników

Jedną z najistotniejszych korzyści prowadzenia spółki jest ograniczona odpowiedzialność za zobowiązania. Spółka odpowiada całym swoim majątkiem – zarówno tym w postaci wkładu wspólników, jak i tym nabytym w drodze działalności spółki. Jest to odrębny podmiot, zatem majątek prywatny wspólników jest zabezpieczony.

Istnieją jednak odstępstwa od tej reguły:

• W niektórych sytuacjach osoby pełniące funkcje w zarządzie mogą odpowiadać swoim majątkiem, szczególnie w przypadku niedopełnienia pewnych aktów staranności, działania na szkodę spółki.
• Podanie nieprawdziwych danych w oświadczeniach o pokryciu kapitału zakładowego przy zakładaniu spółki,względnie podwyższeniu jej kapitału zakładowego, skutkuje poddaniem członków zarządu spółki rygorystycznej, wspólnej ze spółką odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania spółki wobec jej wierzycieli, trwającej przez trzy lata od dnia zarejestrowania (spółki lub podwyższenia kapitału). Taka sytuacja może wystąpić przy dokonywaniu wpłat wspólników na kapitał zakładowy. Złożenie oświadczenia przed datą faktycznego dokonania wpłat albo w sytuacji, gdy dokonano wpłaty niepełnej, spowoduje, że wierzyciele spółki będą mogli dochodzić zaspokojenia bezpośrednio od członków jej zarządu.
• Niezgłoszenie upadłości spółki w przepisanym przez prawo terminie powoduje, że członkowie jej zarządu odpowiadają za zobowiązania tej spółki całym swoim majątkiem, jeżeli wierzycielom nie uda się zaspokoić swoich roszczeń z majątku spółki. Chodzi głównie o moment ogłoszenia upadłości, kiedy spółka staje się niewypłacalna. Niewypłacalność spółki powstaje wtedy gdy nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań lub gdy wartość jej zobowiązań przekracza wartość jej majątku.

Plusy spółki z o.o.

Warto zaznajomić się z regulacjami dotyczącymi spółek z o.o., pozwoli nam to uniknąć błędów oraz odpowiedzialności w momencie, gdy jeden z naszych kontrahentów nie dokona płatności w terminie. Pamiętając o tych wyjątkach możemy czerpać dużo korzyści z prowadzenia spółki z o.o. Jedną z nich są większe możliwości kredytowe, ponieważ spółka stanowi odrębny podmiot. Biorąc zatem samochód na kredyt firmowy właściciel nie obniża swojej zdolności kredytowej. Drugą, zabezpieczenie naszego prywatnego majątku. Trzecie, większe zaufanie kontrahentów do spółki z o.o. oraz jasne zdefiniowanie ról wspólników, co jest dużo trudniejsze w przypadku spółki cywilnej.

Załóż z nami spółkę. Skontaktuj się z nami.

Chcesz założyć firmę unikając uciążliwej biurokracji? Masz pomysł, ale chcesz zdobyć również środki na spełnianie swoich marzeń?

• Doradzimy Ci w kwestii klasyfikacji działalności, wyboru formy opodatkowania i konta firmowego.

Pragniesz poświęcić się bez reszty wprowadzaniu w życie swoich pomysłów? Twój czas jest zbyt cenny, abyś tracił go w urzędach?

• Napiszemy za Ciebie niezbędne wnioski i, jeśli zechcesz, złożymy je w odpowiednich urzędach.

Chciałbyś szybko i sprawnie uporać się z formalnościami?

• Stworzymy Twój biznesplan i zadbamy o Twoje fundusze!

Zakładasz firmę? Potrzebujesz wsparcia w kluczowych obszarach działalności? Masz pytania i nie wiesz, gdzie szukać na nie odpowiedzi? Sprawdź, jak możemy pomóc rozwijać Twój własny biznes.

Masz już firmę i chcesz pomnożyć zyski? Chciałbyś, aby Twoja strona www przyciągała klientów jak magnes?

• Stworzymy Twoją stronę internetową, zarejestrujemy domenę, zajmiemy się hostingiem.

Chcesz mieć zapadające w pamięć logo i estetyczne wizytówki?

• Zaprojektujemy logo, wizytówki, papier firmy, teczki i, jeśli zechcesz, możemy je także wydrukować.

Zastanawiasz się nad dotacjami unijnymi?

• Napiszemy wnioski o dotacje unijne i zastrzeżenie znaków towarowych, a jeśli zechcesz, złożymy je w odpowiednich urzędach za Ciebie!

Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat zakładania firmy, a także poszukujesz partnera, który pomoże Ci na tym najwcześniejszym etapie – skontaktuj się z nami!

Firmowe trudne początki

W momencie zakładania firmy wiele osób popełnia błędy. Przyczyną jest zazwyczaj nieznajomość specyfiki wszystkich dostępnych form prowadzenia działalności. Każda z nich ma swoją osobną charakterystykę, wskazując między innymi sposób ponoszenia odpowiedzialności przez osoby prowadzące dany rodzaj przedsiębiorstwa czy sposób ich opodatkowania.

Jednoosobowa działalność czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością? Ryczałt, a może zasady ogólne? Spółka cywilna czy partnerska? Jeśli zastanawiasz się, jak formalnie powinno wyglądać Twoje przedsiębiorstwo – skonsultuj się ze specjalistami. Podpowiemy i razem dopasujemy formę działalności do Twoich potrzeb i możliwości.

Formy prowadzenia działalności

W myśl obowiązujących przepisów mamy w Polsce kilka podstawowych typów prowadzenia działalności. Warto podkreślić, że każdy z nich ma zarówno swoje mocne, jak i słabe strony. Niezwykle istotnym jest, aby była forma prowadzenia firmy była „szyta na miarę” w stosunku do potrzeb i oczekiwań osób ją wybierających.

Aktualnie prawo pozwala na prowadzenie:

• jednoosobowej działalności gospodarczej (osoba fizyczna),
• spółki cywilnej,
• spółki partnerskiej,
• spółki jawnej,
• spółki komandytowej,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjnej,
• spółki komandytowo-akcyjnej,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komandytowej.

Z czym wiąże się konkretny wybór?

Decyzja o zawiązaniu konkretnego rodzaju spółki lub o rozpoczęciu prowadzenia jednoosobowej działalności wpływa na czynniki takie, jak chociażby koszty i sposób procesu rejestracji. Wybór formy prowadzenia działalności wymusza też lub ogranicza przedsiębiorcę podczas decyzji o formie opodatkowania. Może on zdecydować się na:

• kartę podatkową,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• podatek liniowy,
• zasady ogólne (księga przychodów i rozchodów lub księgi handlowe).

Wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności w pierwszej kolejności wpływa na rodzaj opodatkowania oraz koszty i złożoność procesu rejestracji. Ponadto, ma to swoje odbicie w odpowiedzialności finansowej jaką będzie ponosił przedsiębiorca. W zależności od wyboru formy, można odpowiadać zarówno całym majątkiem własnym lub jedynie funduszami do wysokości wniesionego kapitału. Jednocześnie odpowiednia forma prowadzenia działalności wywiera wpływ na sposób postrzegania przedsiębiorstwa na rynku oraz budowanie jego wiarygodnego wizerunku. Z tego powodu niezwykle istotne jest dostosowanie formy działalności do potrzeb przedsięwzięcia, a także klientów.

Usługi księgowe we Wrocławiu

Dotacja na rozpoczęcie działalności

Zakładanie firmy – umów się z nami na spotkanie