Od stycznia weszły w życie nowe przepisy dotyczące PPK, które nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki. Oto kluczowe zmiany:

Wysokość składek:

– Składki podstawowe opłacane przez pracodawcę wynoszą 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika.
– Pracownicy mogą opłacać składki podstawowe w wysokości 2% swojego wynagrodzenia brutto, z możliwością ich zwiększenia do 4%.

Procedury administracyjne:

– Wprowadzenie elektronicznej platformy do zarządzania PPK ma na celu uproszczenie procesu administracyjnego,
– Pracodawcy są zobowiązani do aktualizowania danych pracowników oraz raportowania do odpowiednich instytucji w ustalonych terminach.

Obowiązki informacyjne:

– Pracodawcy muszą regularnie informować pracowników o korzyściach z uczestnictwa w PPK.
– Nowi pracownicy muszą być informowani o możliwości przystąpienia do PPK w ciągu 10 dni od rozpoczęcia pracy.

Korzyści z PPK:

Dla pracowników:
– Dodatkowe oszczędności: regularne odkładanie nawet niewielkich kwot może przynieść znaczące środki na emeryturę.
– Elastyczność: uczestnicy mogą dostosować wysokość składek oraz sposób ich inwestowania zgodnie z indywidualnymi preferencjami.

Dla pracodawców:
– Motywacja pracowników: udział w PPK może zwiększyć zaangażowanie i lojalność pracowników.
– Korzystniejsze warunki zatrudnienia: firmy oferujące PPK mogą przyciągać lepszych kandydatów.

Jak się przygotować:
Aby sprawnie przejść przez nadchodzące zmiany, pracodawcy powinni:
– Aktualizować wiedzę: Regularne śledzenie zmian w przepisach dotyczących PPK.
– Szkolenia: Organizowanie szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników z zakresu PPK.
– Komunikacja: Efektywne komunikowanie pracownikom korzyści z uczestnictwa w PPK.

Podsumowanie:
Zmiany w PPK, które weszły i wejdą w życie w 2024 roku, wymagają odpowiedniego przygotowania zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu programem i wykorzystaniu dostępnych narzędzi, firmy mogą skutecznie wspierać swoich pracowników w oszczędzaniu na przyszłość.

Powierzając nam obsługę kadrową i płacową, w 100% wykorzystasz możliwości, jakie daje elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. To nie tylko oszczędność miejsca, ale i bezpieczeństwo danych, proekologiczne podejście, a także usprawnienie komunikacji między poszczególnymi działami firmy i/lub urzędami.

Zobacz cennik naszych usług i przekonaj się, że warto postawić na wysoką jakość i nowoczesne rozwiązania!

STUDIUM PRZYPADKU

Czasem spółki z o.o. zawierane są przez osoby, które mają innowacyjny pomysł oraz inwestorów, którzy chcą je dofinansować. Mimo, że do tego typu działalności z założenia bardziej służy spółka komandytowa, to jednak ostateczne decyzje wspólników bywają różne.

Jeden z naszych Klientów zgłosił się kiedyś do nas z prośbą o pomoc przy przeanalizowaniu umowy spółki z o.o. zaproponowanej przez Inwestora. Była bardzo obszerna, zabezpieczająca działalność spółki i ewentualne wyjście kapitałowe Inwestora. Dla osoby stykającej po raz pierwszy z umową spółki wiele zapisów mogłoby nie wskazywać ich ewentualnych konsekwencje. Szkic jednocześnie był przygotowany w sposób bardzo partnerski. Jedyne co nas zaskoczyło to zapis o dopłatach.

Dopłaty do kapitału służą do wniesienia dodatkowych środków pieniężnych do spółki aby wesprzeć działalność operacyjną lub pokryć straty. Zapisy umowy były skonstruowane w następujący sposób:

• Podział udziałów: Inwestor – 51%, nasz Klient – 49%.
• Ilość udziałów: 100.
• Kapitał zakładowy 100 000,00 zł.
• Dopłata na jeden udział mogła wynieść 100krotność wartości udziału.

Umowa spółki przewidywała również kary na wypadek nie wniesienia przez jednego ze wspólników dopłat. Nie wygląda to wyjątkowo groźnie, aż do momentu, gdy Inwestor, jako większościowy wspólnik, nie przegłosowałby uchwały o wniesieniu maksymalnych dopłat. Należy pamiętać, że dopłaty muszą być wnoszone przez każdego wspólnika zgodnie z ilością posiadanych udziałów. Przy wspomnianej powyżej konstrukcji, Inwestor (dobrze prosperująca firma z dużym kapitałem i obrotami) były zobowiązany do wniesienia 510 000,00 zł, natomiast nasz Klient powinien w takiej sytuacji wnieść 490 000,00 zł. W przypadku niewniesienia kwoty wspólnik, który się nie wywiązał się ze świadczenia zostałby obciążony karą w postaci odsetek ustawowych oraz obowiązkiem naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki, a nawet mógłby być wykluczony ze spółki ze względu na działanie na jej szkodę. Czy sytuacja realnie miała szanse się wydarzyć? Pewnie nie takie było założenie zapisu, ale warto unikać podpisywania dokumentów, które mogą postawić nas w tak niekorzystnej sytuacji. Wytłumaczenie Sądowi Gospodarczemu, że jako przedsiębiorcy, nie mieliśmy wiedzy co podpisujemy nie jest wcale takie proste.

Potrzebujesz dopasowanej umowy spółki?

Umów się z naszym ekspertem 733 066 344

Spółki z o.o. powstają głównie wtedy gdy spotyka się kilka osób, które wspólnie chcą stworzyć, a często też poprowadzić określoną działalność. Żeby wspólnicy mieli jasno określone obowiązki wobec spółki (nie należy zapominać, że jest to osobny podmiot) oraz wynikające z nich prawa zawierana jest umowa spółki. Można stworzyć wyłącznie taką, która będzie określała kilka parametrów i podmiot już może działać (tego typu umowa oferowana jest przez system Ministerstwa Sprawiedliwości). Warto jednak już na początku przemyśleć jakie zapisy zapewnią nam trwałość działalności, bo każda zmiana umowy to dodatkowe koszty notarialne i sądowe. Brak odpowiednich zapisów skazuje nas natomiast na zastosowanie przepisów ogólnych, które potrafią dać w kość nawet bardzo wytrwałym przedsiębiorcom.

Na co zwrócić uwagę:

1. Dopłaty – dopłaty to sposób na wniesienie dodatkowych środków pieniężnych do spółki. W umowie dobrze jest określić warunki wnoszenia dopłat. Można również zawrzeć zapisy, które na wspólnika, który nie wywiąże się z wniesienia określonej kwoty nakłada odpowiednie kary. Kiedyś analiza jednej z umów niezwykle nas zaskoczyła w tym zakresie.  Sprawdźcie dlaczego zapisy dotyczące dopłat mogą być tak ważne.
2. Sprzedaż udziałów – spółka najczęściej powstaje w określonej grupie osób. Jednak z czasem, któryś ze wspólników może nie mieć możliwości dłuższego uczestnictwa w danym podmiocie. W takiej sytuacji dokonuje się sprzedaży udziałów. Dobrze skonstruowana umowa spółki może dać możliwość pierwokupu udziałów przez obecnych wspólników lub odsprzedaży ich określonemu nabywcy. Warto o tym pomyśleć zawczasu bo chyba nikt nie chciałby znaleźć się w sytuacji gdy miejsce dotychczasowego partnera zostaje zajęte przez przypadkową osobę, która zachciała odkupić udziały. Konstruując zapisy umowy warto też nie przedobrzyć z procedurą sprzedaży. Czasem widujemy zapisy, przy których do faktu zbycia może dojść dopiero po dwóch albo trzech miesiącach od podjęcia decyzji o sprzedaży, a to nie wpływa dobrze na elastyczność działań.
3. Dziedziczenie udziałów – o tym jak ważne jest zabezpieczenie się na wypadek śmierci jednego ze wspólników pisaliśmy w osobny poście. Warto skonstruować zapisy, które będą zabezpieczały zarówno trwałość działania spółki jak i spłatę rodziny w odpowiednim czasie lub wstąpienie spadkobierców tylko pod określonymi warunkami. Szczególnie ważne jest zabezpieczenie spółki przed możliwością wstąpienia nieletniego spadkobiercy, bo jeśli osoba niepełnoletnia nabywa prawo do udziałów to wszystkie procedury muszą odbyć się z udziałem Sądu Opiekuńczego. Czasem zdarzają się też sytuacje, gdzie na opiekuna zostaje wyznaczony kurator Sądowy, który może mieć w wielu kwestiach odmienne zdanie niż pozostali wspólnicy.
4. Wstąpienie małżonka – jeżeli wspólnicy nie posiadają rozdzielności majątkowej to prawo do udziałów przysługuje również współmałżonkowi. Warto więc przeanalizować czy chcemy aby mężowie lub żony naszych wspólników były uprawnione do podejmowania decyzji dotyczących prowadzenia spółki i zawrzeć odpowiednie zapisy dopuszczające lub wykluczające taką możliwość.
5. Zakres praw i obowiązków wspólników oraz Zarządu – w tym zakresie poza standardowymi elementami wynikającymi z kodeksu spółek handlowych umowa spółki pozwala na dużą dowolność. Można dokładnie określić zakres praw i obowiązków Zgromadzenia Wspólników i Zarządu, sposób powoływania Zarządu (np. dać każdemu ze wspólników prawo do powołania określonej liczby Członków Zarządu), sposób odbywania się zgromadzeń wspólników i zarządu, sposób podejmowania uchwał, a także ograniczyć decyzyjność Zarządu do podejmowania decyzji przekraczających określoną kwotę bez zgody wspólników. Wszystko zależy od tego jak chcemy planować działalność operacyjną spółki i na ile wspólnicy chcą być w nią zaangażowani.
6. Udziały uprzywilejowane – wszystkim wspólnikom lub tylko niektórym można przyznać dodatkowe uprawnienia wynikające z posiadanych udziałów. Może to być na przykład większa ilość głosów lub prawo do dywidendy. Tutaj również umowa pozostawia nam autonomię, ważne jest tylko abyśmy mieli odpowiednie zapisy.
7. Aport – jedna z bardzo istotnych rzeczy, której nie można zastosować przy zawieraniu umowy w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Udziały w spółce można objąć, pokrywając je gotówką lub wkładem rzeczowym. Jeżeli chcemy na początku działalności lub w przyszłości mieć możliwość wniesienia wkładu rzeczowego do spółki, to w umowie musi znaleźć się jasne wskazanie, że spółka na to pozwala. Bez takiego zapisu wkłady mogą być wyłącznie pieniężne.
8. Wykluczenie wspólników – jeżeli wspólnicy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań zawsze można wykluczyć ich ze spółki. Przy czym standardowo dzieje się to na drodze sądowej – przed Sądem Gospodarczym. Jeżeli jednak zawrze się odpowiednie zapisy w umowie spółki istnieje możliwość uniknięcia drogi sądowej, pod warunkiem, że przyczyny wykluczenia będą obiektywne.

Potrzebujesz dopasowanej umowy spółki?
Umów się z naszym ekspertem. Umowa spółki może regulować również inne kwestie, jak na przykład pracę wspólników na rzecz spółki, sposób i częstotliwość wypłacania dywidendy wspólnikom, a także mówić o dodatkowych organach w spółce jak rada nadzorcza czy komisja rewizyjna o ile istnieje potrzeba powołania takich organów. Najważniejsze aby już w swojej pierwszej wersji zawierała zapisy odpowiadające na potrzeby wspólników i zabezpieczała zarówno ich wzajemnie jak też trwałość działań firmie.

A co z systemem Ministerstwa Sprawiedliwości?

Popularnie nazywany System24 jest bardzo przydatny jeżeli potrzebujemy zarejestrować spółkę w krótkim czasie. Najczęściej dzięki niemu możemy powołać ją do funkcjonowania w ciągu kilku dni roboczych (bo na tytułowe 24 godziny nie należy liczyć). Po jej rejestracji zalecamy zawsze znaleźć chwilę czasu i zastanowić się nad umową spółki tak, abyśmy mieli pewność że nasz biznes będzie bezpieczny i przygotowany na różne sytuacje. Warto wprowadzić odpowiednie zmiany do umowy, udać się do notariusza i złożyć zmienioną umowę w Sądzie. Koszty opłat sądowych przy wyborze takiego manewru nie są dużo wyższe, bo opłata sądowa za rejestrację przy S24 to tylko 350 zł, za zgłoszenie do Sądu zmiany umowy spółki zapłacimy kolejne 350 zł, więc jedynie 100 zł więcej niż przy metodzie tradycyjnej.

Jeśli masz pytania, zadzwoń 733 777 503

Do czego służy firmie optymalizacja?

Celem optymalizacji jest znalezienie w firmie jak najwięcej możliwości do uwolnienia wolnych zasobów. Przekłada się to na jasne zdefiniowanie zasad pracy, sposobów komunikacji, obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Optymalizacja działań, w pierwszej kolejności obejmuje określenie głównych celów firmy. Następnie należy zdefiniować procesy i określić czynniki, które na nie wpływają. Pozwala to zidentyfikować komórki w firmie, które są najmniej wydajne i sprawdzić ich wpływ na zyski przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie takich nieefektywnych obszarów ułatwia podjęcie decyzji o outsourcingu usług.

Dlaczego outsourcing stał się ostatnio tak ważny?

Korzystanie z usług firm zewnętrznych pozwala na zmniejszenie kosztów oraz podniesienie jakości własnej oferty. Firma zyskuje w ten sposób więcej zasobów na realizację głównego obszaru swoich działań. W ostatnich czasach powstała jednak moda na outsourcing absolutnie wszystkiego.

Jakie działania w takim razie polecacie outsourcować?

Przede wszystkim to, co nie ma bezpośredniego wpływu na działalność podstawową firmy. W przypadku sektora małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej warto outsourcować księgowość, ponieważ daje to dużo lepsze efekty niż utrzymywanie własnego zespołu. Korzystny jest też outsourcing usług związanych z rozwiązaniami informatycznymi, które pozwalają zarządzać procesami oraz usług z zakresu marketingu.

Kiedy jest dobry moment na optymalizację?

Optymalizację dobrze jest rozpocząć już na początku działania firmy, a jeszcze lepiej przed jej oficjalnym zarejestrowaniem w urzędzie, zanim „zapadnie klamka”. To właśnie na tym etapie właściciel powinien podjąć kluczowe dla rozwoju firmy decyzje, m. in. przeanalizować, jaka forma prowadzenia działalności czy forma opodatkowania będzie dla niego najkorzystniejsza.

A jakie formy prowadzenia działalności są najlepsze?

Większość osób zakładając firmę wybiera jednoosobową działalność gospodarczą. Z naszych obserwacji wynika, że ludzie nie są skłonni do zakładania spółek z o.o., ponieważ boją się wysokich kosztów. Jednak dokonując szybkiej analizy kosztów dla spółki z o.o. i działalności gospodarczej okazuje się, że w rozbiciu miesięcznym koszty spółki wcale nie muszą być wyższe, w szczególności w porównaniu z działalnością gospodarczą funkcjonującą powyżej dwóch lat, gdzie składki ZUS wzrastają do około 1.000 zł miesięcznie. Często z tego powodu polecamy naszym klientom założenie spółki z o.o. od razu, co zdejmuje z nich odpowiedzialność całym majątkiem osobistym oraz pozwala uniknąć kosztów i uciążliwych formalności, gdy chce się zmienić formę działalności w przyszłości.

A czy założenie spółki nie jest bardziej skomplikowane?

Zgadza się, założenie spółki oraz jej prowadzenie jest bardziej złożone niż w wypadku działalności gospodarczej. Jednak należy pamiętać, że to spółka z o.o. zabezpiecza interesy wspólników, a odpowiednio skonstruowana umowa pozwala na uniknięcie problemów w przyszłości, na przykład związanych z dziedziczeniem udziałów wspólników czy innymi wypadkami losowymi. Przy zakładaniu spółki należy zainwestować w stworzenie odpowiedniej umowy, dlatego nie polecamy naszym klientom korzystania z możliwości 24godzinnej rejestracji, ponieważ system wymusza akceptację szablonowej umowy. Działalność gospodarcza nie zabezpiecza właściciela przed niczym, a w przypadku nieszczęśliwych zdarzeń firmę trzeba zawiesić lub zamknąć. W skrajnych wypadkach może to doprowadzić do utraty całego majątku osobistego przedsiębiorcy.

Chcesz założyć spółkę z o.o.?

Umów się z naszym ekspertem.

Czyli bezpieczniej założyć spółkę z o.o.?

Zazwyczaj tak, choć działalność gospodarcza może być najlepszym rozwiązaniem na przykład przy osobistym świadczeniu usług na niewielką skalę. Dla większości średnich firm forma spółki z o.o. jest całkiem dobra. Po podjęciu decyzji w tej kwestii przydaje się sprawdzony partner, który weźmie na siebie formalności i znajdzie dla firmy optymalne rozwiązania.

Wspomnieliście o outsourcowaniu usług księgowych. Czy nie lepiej mieć „własną” księgową, w firmie?

To zależy. W większych firmach może być to rozwiązanie korzystniejsze, ale mówimy tu o przedsiębiorstwach, które potrzebują nie księgowej, ale działu finansowo-księgowego. Natomiast w większości przypadków, dla mniejszych firm, zatrudnienie księgowej to więcej przeszkód niż korzyści, zaczynając od wyższych kosztów utrzymania pracownika, poprzez uzależnienie bieżącej działalności firmy od pojedynczej osoby, która może chociażby ciężko zachorować, aż po kwestie odpowiedzialności. Pracownik odpowiada za swoje błędy do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia, a biuro księgowe do wysokości rzeczywistych strat.

A jak biuro księgowe radzi sobie z tymi problemami?

Zatrudniając nie jedną osobę, ale doświadczony zespół, dzięki czemu osobę chorą czy na urlopie zawsze może zastąpić inną. W kwestii odpowiedzialności natomiast firma zabezpieczona jest za pomocą ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej, więc w razie pomyłki biura, klient nie jest narażony na straty.

W takim razie jak znaleźć dobre biuro księgowe?

Wybór odpowiedniego partnera do prowadzenia księgowości nie jest prosty, na rynku mamy do czynienia z przesytem usług księgowych, dlatego warto jest zweryfikować potencjalne biuro szczegółowo. Co jest ważne? Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, czego od biura księgowego oczekujemy.

Biura księgowe starają się wyróżniać poprzez świadczenie dodatkowych usług, na przykład szeroko rozumiane i bliżej niezdefiniowane doradztwo. Warto więc sprawdzić, na czym ono polega. Niejednokrotnie przejmując księgowość od innego biura rachunkowego spotkaliśmy się z tym, że było to doradztwo tylko z nazwy a jego zadaniem było upiększanie oferty.

Warto też sprawdzić, w jaki sposób biuro zabezpiecza dane klientów, niestety większość firm działających w branży zatrzymała się technologicznie w końcówce poprzedniego wieku i o takich rzeczach jak szyfrowanie twardych dysków w komputerach, czy szyfrowana poczta elektroniczna nawet nie słyszała.

A czego w takim razie można oczekiwać od biura? Czy zakres obowiązków nie jest określony „odgórnie”?

Oczekiwania powinny iść w parze z rodzajem wykonywanej działalności. Warto zadać kilka pytać: czy biuro ma tylko prowadzić księgowość, nie wtrącając się do działań organizacyjnych firmy? Czy może odwrotnie, może przydatne będzie wsparcie doradcze z wykorzystaniem informacji płynących z księgowości, na przykład pomoc w opracowaniu modelu utrzymania płynności w firmie? A może bardziej istotne okaże się wsparcie kadrowe, na przykład przy konstruowaniu umów pracowniczych czy regulaminu pracy, które będą zabezpieczały interesy pracodawcy?

Dobre biuro rachunkowe powinno pomóc w określeniu potrzeb danej firmy jeszcze przed skonstruowaniem oferty. Ważne jest też to, żeby sprawdzić czy biuro rachunkowe posiada certyfikowanych księgowych oraz czy ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

A czym kierują się firmy szukając biura rachunkowego?

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy szukające księgowości jednotorowo skupiają się na cenie, co na pierwszy rzut oka wydaje się być słuszne. Tak naprawdę jednak warto zwrócić uwagę nie tylko na samą cenę, ale jej stosunek do jakości usług. Można to zrobić chociażby poprzez weryfikację doświadczenia i umiejętności osób prowadzących rozliczenia oraz dodatkowe usługi gwarantowane w cenie. Należy pamiętać, że księgowość księgowości nie równa, a pozorne oszczędności mogą skończyć się sporymi nieprzewidzianymi kosztami.

Nie jesteście zatem najtańszym biurem na rynku?

Nie, za to staramy się zapewnić najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie oszczędzamy na specjalistach i zabezpieczeniach kluczowych danych należących do naszych klientów. Usługi tego typu wcale nie różnią się tak bardzo od innych produktów, możemy kupić solidne buty, które posłużą nam przez lata, a możemy dać 10 złotych za przysłowiową „chińszczyznę” i po miesiącu chodzić boso.

A konkurencja stawiająca tylko na niskie ceny nie odbiera Wam klientów?

Wręcz przeciwnie, gdy widzimy, że klientowi zależy jedynie na cenie, sami wskazujemy mu najtańsze firmy na rynku, jednak często, po namyśle, klienci zostają z nami. Stosując prostą analogię, tak jak rozsądny rodzic nie będzie karmił niemowlaka fast foodem, tak rozsądny właściciel czy manager nie powierzy istotnej części swojego biznesu księgowej „fabryce”, stosującej ten sam szablon dla każdego klienta. Takich „fabryk” zresztą będzie coraz więcej, od stycznia biuro księgowe będzie mógł prowadzić właściwie każdy, certyfikaty księgowe nie będą wymagane. Podobnie zresztą wygląda kwestia serwisów księgowości internetowej, których powstaje coraz więcej.

Co do księgowości internetowej, w tym zakresie pojawia się coraz więcej negatywnych opinii. Co więc jest z nią nie tak?

Księgowość internetowa po prostu sprowadza się do tego, że przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie a jako wsparcie służy mu aplikacja, która pozwala firmie tworzyć niezbędne dokumenty. Przynajmmniej tak jest w teorii, ponieważ w rzeczywistości aplikacje wyglądają bardzo różnie. Problem polega na tym, że skoro przedsiębiorca rozlicza się sam to sam też ponosi odpowiedzialność za wszystkie błędy. Serwisy oferujące usługę księgowości internetowej nie mają obowiązku wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, bo to nie one odpowiadają za popełnione przez użytkowania błędy.

Jednak niektóre z tych serwisów deklarują, że zapewniają telefoniczną czy e-mailową pomoc księgowego?

Doradcy telefoniczni nie ponoszą odpowiedzialności za rozliczenia firmy, niełatwo też ich potem obciążyć ewentualnymi kosztami wynikającymi z błędnych porad. Nie ma też żadnej możliwości zweryfikowania ich wiedzy i umiejętności. Osobiście często zdarza się nam doradzać firmom, które z porad obsługi telefonicznej księgowości internetowej nie były w stanie uzyskać wyczerpujących informacji. Dość symptomatycznym jest fakt, że większość z tych serwisów umożliwia prowadzenie jedynie księgowości uproszczonej, więc rozwijająca się firma, która zmienia formę działalności na spółkę z. o.o. nie będzie w stanie z nich korzystać. Najważniejsze jednak jest to, że przedsiębiorca musi zainwestować w obsługę własnej księgowości swój czas, który mógłby przeznaczyć na działania kluczowe dla firmy, przynoszące pieniądze.

Wspomnieli Państwo, że optymalizację biznesu mogą wspierać rozwiązania informatyczne. W jaki sposób?

W większości niewielkich firm obieg informacji nie jest w żaden sposób zorganizowany, można by nawet powiedzieć, że często jest doskonale zdezorganizowany. Skutków zazwyczaj nie widać, do momentu, gdy ktoś ten bałagan uporządkuje i nagle okaże się, że firma zaczęła przynosić dwa razy większe zyski. Wiele firm w Polsce nie korzysta z tak podstawowych narzędzi jak CRM, czyli system pozwalający na usystematyzowanie relacji klientami, czy systemy zarządzania dokumentami. W niektórych, całkiem sporych firmach, pokutuje przekonanie, że wszystkie te funkcje da się zrealizować za pomocą Excela. Dodatkowym problemem, który wynika z braku odpowiedniej organizacji jest brak nawet podstawowego bezpieczeństwa obiegu informacji.

Co należy przez to rozumieć?

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wartości informacji jakie istnieją w przedsiębiorstwie. Najprostszym przykładem są tu firmy handlowe czy usługowe. Jednym z cennych zasobów są dla nich informacje o klientach i kontraktach. Jeden z prezesów takiej firmy, zapytany o wartość jego listy kontaktów dla konkurencji, oszacował ją na 1-1,2 mln złotych, firma oczywiście tych informacji w żaden sposób nie zabezpieczała.  Odpowiedź na kolejne pytanie – ilu z jego pracowników, mających dostęp do tych informacji, nie skusiłoby się na 20-30 tysięcy w zamian za ich skopiowanie – była  mocno niecenzuralna. W kolejnym miesiącu firma wdrożyła solidny i kompleksowy system zabezpieczeń. To akurat jeden z bardzo pozytywnych przykładów, ale są i tacy, którzy reprezentują pełne wiary podejście „nic się jeszcze nie stało, to pewnie nic się nie stanie w przyszłości” czym to się czasem kończy – chyba nie muszę mówić.

Takimi zabezpieczeniami też się zajmujecie?

Nie, nie można znać się na wszystkim. Możemy za to polecić specjalistów, którzy pomogą w znalezieniu i wdrożeniu optymalnego rozwiązania.

Na czym więc znacie się najlepiej?

Na tym, jak łączyć informacje pochodzące z dobrze prowadzonej księgowości, z wiedzą i doświadczeniem biznesowym naszych specjalistów, aby w efekcie pomóc firmom wykorzystać pełen potencjał i zwiększyć zyski.

Dla czytelników, którzy chcieliby poznać nas bliżej mamy od firmy Starlit Accounting specjalną ofertę ważną do końca roku. Dla pierwszych 50 firm, które zgłoszą się do nas z tym numerem Gazety mamy specjalny rabat. Natomiast po więcej porad zapraszamy na fanpage na Facebooku oraz na stronę internetową firmy.

Wywiadu udzieliły: Joanna Olczyk, Aleksandra Olszówka

PRZEDSTAWICIELSTWO

Jest to umocowanie do działań prawnych dokonywanych przez przedstawiciela, które pociągają skutki dla reprezentowanego. Wg art. 97. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania zainteresowanych uznaje się za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Zatem kasjer, doradca klienta w banku nie potrzebuje specjalnego pełnomocnictwa do wykonywania swojej pracy. Natomiast przedstawiciel handlowy działający poza siedzibą firmy już tak.

Jeżeli umocowanie do działania w cudzym imieniu jest określone ustawowo, mamy do czynienia z przedstawicielstwem ustawowym.

Jeżeli umocowanie oparte jest na oświadczeniu reprezentowanego, mamy do czynienia już z pełnomocnictwem.

PEŁNOMOCNICTWO

Pełnomocnictwo ogólne odnosi się do czynności zwykłego zarządu. Pełnomocnictwo szczególne wymaga określenia rodzaju czynności, a jeżeli ustawa tak określa konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa osobno dla każdej z czynności. Co jest ważne, pełnomocnictwo ogólne powinno być udzielone na piśmie. Wg Kodeksu Cywilnego pełnomocnictwo można w każdej chwili odwołać. Jeżeli mocodawca chce się zrzec możliwości odwołania powinien to określić w treści pełnomocnictwa. Podobnie jest w przypadku wygaśnięcia umocowania po śmierci mocodawcy. Jeżeli chcemy by pełnomocnictwo było ważne również po śmierci mocodawcy powinniśmy to określić w treści dokumentu.

Co zrobić gdy pełnomocnik przekroczy uprawnienia i zawrze w naszym imieniu umowę?
Jeżeli umowa nie zostanie przez nas potwierdzona w wyznaczonym przez drugą stronę terminie, staje się ona nie ważna. Wówczas pełnomocnik jest zobowiązany do zwrotu wszelkich korzyści jakie uzyskał z danej umowy oraz naprawienia szkód jakie zostały wyrządzone którejkolwiek ze stron.

Ważne jest dopilnowanie formalności przy zakończeniu pełnomocnictwa. Wówczas pełnomocnik powinien zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Jednocześnie może żądać odpisu tego dokumentu, na odpisie powinno zostać oznaczone wygaśnięcie umocowania. Pamiętajcie również, że jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność prawna jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Co jeszcze powinno zostać określone w dokumencie:

• czy pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników? Jeżeli to nie wynika z treści umocowania, ustawy lub stosunku prawnego nie ma prawa tego zrobić;
• w przypadku ustanowienia kilku pełnomocników z tym samym zakresem mogą oni działać samodzielnie, chyba, że mocodawca określi inaczej w treści dokumentu;
• pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, chyba, że ustanowimy inaczej w treści umocowania.

PROKURA

To nic innego jak pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do KRS. Koniecznie musi być udzielona na piśmie.
Do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.
Możemy udzielić prokury:

• oddzielnie dla każdej z osób,
• łącznej – dla kilka osób równocześnie;
• oddziałowej, która ogranicza umocowanie do spraw oddziału firmy.

Prokura może być w każdym momencie odwołana. Wygasa w momencie wypisu przedsiębiorstwa z rejestru KRS, ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji bądź przekształcenia przedsiębiorstwa. Wygasa również w przypadku śmierci prokurenta.

Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do rejestru przedsiębiorców. Zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej także sposób jej wykonywania. Prokurent składa własnoręczny podpis zgodnie ze znajdującym się w aktach rejestrowych wzorem podpisu, wraz z dopiskiem wskazującym na prokurę, chyba że z treści dokumentu wynika, że działa jako prokurent.

Program Performeter kojarzony jest głównie z ewidencją czasu pracy pracowników. Wiele funkcjonalności pozwala na wykorzystanie go w różnych sytuacjach. Oprócz oczywistego pomiaru liczby godzin spędzonych przy komputerze przez pracowników, pozwala na zwiększenie produktywności pracownika poprzez jeden z najskuteczniejszych sposobów kontroli – samokontrolę. Mając takiego strażnika na komputerze, mniej czasu przeznaczamy na nieproduktywne sprawy.

Co ty jako przedsiębiorca zyskujesz:

• zwiększenie produktywności i motywacji pracowników,
• zwiększenie lojalności pracowników poprzez poprawę jakości pracy i życia, dzięki możliwości pracowania w domu i godzenia obowiązków służbowych z życiem osobistym,
• pomiar obciążania poszczególnych stanowisk pracy,
• lepsze zarządzania zadaniami,
• zwiększenie samokontroli pracowników oraz
• analizę opłacalności outsourcingu poszczególnych funkcji w przedsiębiorstwie.

Pomiar czasu spędzonego na komputerze i produktywności

Dzięki PerforMeterowi sprawdzisz obciążenie poszczególnych stanowisk pracy. Zobaczysz, kto często zostaje po godzinach i czy to jest związane ze zbyt dużą ilością zadań (wskaźnik produktywności) czy ze zwykłym lenistwem. Zobaczysz ile czasu potrzebne jest na wykonanie poszczególnych czynności (automatyczna rejestracja zadań wykonywanych na komputerze), co z kolei ułatwi planowanie oraz podział obowiązków. O ile więcej zleceń będziesz mógł wykonać jeżeli odpowiednio rozdzielisz pracę między pracowników?

Outsourcing

Sprawdzisz również czy dla Twojej firmy bardziej opłacalne nie będzie wydzielenie niektórych funkcji na zewnątrz struktury, czyli korzystanie z outsourcingu księgowości, IT, HR, marketingu, itp. To z pewnością przyniesie szybkie oszczędności, a program dostarczy czy informacji potrzebnej do analizy kosztowej utrzymywania poszczególnych działów czy stanowisk we własnych strukturach.

Praca zdalna

Program umożliwia pracownikom pracę w domu. Ty z kolei będziesz miał podstawę do ich rozliczenia. Zwiększysz w ten sposób ich zadowolenie i przywiązanie do swojej firmy. Zmniejszysz  koszty związane z obsługą biura firmy, a może nawet biuro na mniejsze. Zmniejszysz czas potrzebny na dojazd do pracy przez pracowników. Zmniejszysz ilość czasu przeznaczoną na bezproduktywne i rozpraszające pracowników działania, które są nieuniknione w każdym biurze. Elastyczność pracy jest obecnie dla pracowników równie ważna co wysokość pensji. PerforMeter pozwala im decydować kiedy pracują w biurze, a kiedy w domu. Załóżmy, że umożliwiasz pracownikom pracę w domu przez trzy dni w tygodniu, dwa pozostałe w biurze. Czy widzisz już oszczędności? Z PerforMeterem unikniesz problemu kontroli pracowników, program zrobi to za Ciebie. Jeszcze jeden argument: umożliwisz w ten sposób powrót do pracy młodym matkom oraz ograniczysz ilość urlopów branych przez rodziców w momencie choroby dziecka. Unikniesz również konieczności związanej z organizacją zastępstwa w takich sytuacjach.

Rozsądek w interpretacji informacji

Co się dzieje w firmie przez 8 godzin? Jest na pewno przerwa na kawę, chwila na rozmowę, spotkanie z klientami czy rozmowy telefoniczne ( wszystkie te zadania można oczywiście ustawić w programie, ale tu także trzeba zachować umiar). Nie traktuj PerforMetera zbyt restrykcyjnie. Lepiej rozliczać pracowników z wykonanych zadań (opcja pamiętnika oraz automatyczne rejestrowanie zadań wykonywanych przez pracownika) i nie wymagać by pracownik spędzał równo 40 h tygodniowo przed komputerem. Nieduże odstępstwa są naturalne i Twoja elastyczność przyniesie więcej dobrego niż złego. Pamiętaj, że praca to nie tylko czas spędzony przed komputerem, ale i przeglądanie dokumentów, rozmowy z współpracownikami. Zbyt daleko posunięta formalizacja i rejestracja zadań powoduje frustrację wśród pracowników oraz marnuje cenny czas, który może być przeznaczony na bardziej produktywne działania. Z PerforMeterem pracownik spędza średnio o 2 godziny więcej na rzeczywistej pracy niż pracując 8 godzin w biurze.

Wszystko to napisałam z punktu widzenia pracownika, który pracuje już dłuższy czas z tym programem. Widzę jakie korzyści przynosi zarówno mi jak i mojemu pracodawcy. Jakby to miło wstać o 8.00, włączyć laptopa i zacząć pracę w piżamie i z kubkiem domowej kawy… A czy wy, pracownicy, skorzystalibyście z możliwości pracy zdalnej? Czy chcielibyście pracować 8 h dziennie i na tyle czasu dostawać zadania do wykonania? Czy fair play po obu stronach jest możliwy?

Zgłoś się po darmową wersję testową programy PerforMeter.

Przy takiej metodzie należy pamiętać o kilku ważnych warunkach, które powinien spełniać nasz biznes:

• istnienie odpowiednio liczebnej grupy potencjalnych odbiorców na naszym obszarze działania,
• zarówno właściciel firmy jak i pracownicy powinni posiadać na tyle dużą wiedzę lub doświadczenie w danym temacie by móc doradzać klientom w sposób kompetentny,
• istnienie możliwości poszerzenia oferty o usługi komplementarne – jest to istotne gdy zakładamy dłuższy okres funkcjonowania firmy.

Świetnym przykładem obrazującym ten sposób mogą być czekoladziarnie. Gdy czekolada stała się  produktem powszechnym, dobrym pomysłem okazało się  stworzenie czekoladziarni. Ten produkt znowu stał się wyjątkowy.

Nikogo już nie dziwią sklepy sprzedające tylko piwo, wyłącznie artykuły dla seniorów czy miejsca, gdzie ręcznie produkuje się tylko cukierki. Podążając tym tropem możemy stworzyć przedsięwzięcie skierowane do homogenicznych grup. Przykładem może być założenie przychodni lekarskiej tylko dla dzieci. Przy takim biznesie ważne jest dokładne zdefiniowanie grupy docelowej, sprawdzenie ich liczby na planowanym obszarze działania i wykonanie kilku prostych obliczeń szacujących ewentualny popyt. Jak dużo klientów powinieneś mieć w ciągu miesiąca by wygenerować zysk?

Określenie liczby potencjalnych klientów jest szczególnie ważne w przypadku specjalistycznych usług lub unikatowych produktów. Może się okazać, że planowany przychód nie pokryje kosztów. Czy jest wyjście z takiej sytuacji? Można rozszerzyć działalność o usługę lub produkt, który będzie generował comiesięczny stały dochód. Projektowanie takiego biznesu wymaga jednak dokładnego zaplanowania, by zachować spójny wizerunek przedsiębiorstwa.

Przeczytaj trzecią część poradnika „Pomysł na biznes”:
Model biznesowy oparty na słabości konkurencji

Umów się z naszym ekspertem: 733 066 344

Załóż z nami firmę.