Od stycznia weszły w życie nowe przepisy dotyczące PPK, które nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki. Oto kluczowe zmiany:

Wysokość składek:

– Składki podstawowe opłacane przez pracodawcę wynoszą 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika.
– Pracownicy mogą opłacać składki podstawowe w wysokości 2% swojego wynagrodzenia brutto, z możliwością ich zwiększenia do 4%.

Procedury administracyjne:

– Wprowadzenie elektronicznej platformy do zarządzania PPK ma na celu uproszczenie procesu administracyjnego,
– Pracodawcy są zobowiązani do aktualizowania danych pracowników oraz raportowania do odpowiednich instytucji w ustalonych terminach.

Obowiązki informacyjne:

– Pracodawcy muszą regularnie informować pracowników o korzyściach z uczestnictwa w PPK.
– Nowi pracownicy muszą być informowani o możliwości przystąpienia do PPK w ciągu 10 dni od rozpoczęcia pracy.

Korzyści z PPK:

Dla pracowników:
– Dodatkowe oszczędności: regularne odkładanie nawet niewielkich kwot może przynieść znaczące środki na emeryturę.
– Elastyczność: uczestnicy mogą dostosować wysokość składek oraz sposób ich inwestowania zgodnie z indywidualnymi preferencjami.

Dla pracodawców:
– Motywacja pracowników: udział w PPK może zwiększyć zaangażowanie i lojalność pracowników.
– Korzystniejsze warunki zatrudnienia: firmy oferujące PPK mogą przyciągać lepszych kandydatów.

Jak się przygotować:
Aby sprawnie przejść przez nadchodzące zmiany, pracodawcy powinni:
– Aktualizować wiedzę: Regularne śledzenie zmian w przepisach dotyczących PPK.
– Szkolenia: Organizowanie szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników z zakresu PPK.
– Komunikacja: Efektywne komunikowanie pracownikom korzyści z uczestnictwa w PPK.

Podsumowanie:
Zmiany w PPK, które weszły i wejdą w życie w 2024 roku, wymagają odpowiedniego przygotowania zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu programem i wykorzystaniu dostępnych narzędzi, firmy mogą skutecznie wspierać swoich pracowników w oszczędzaniu na przyszłość.

Powierzając nam obsługę kadrową i płacową, w 100% wykorzystasz możliwości, jakie daje elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. To nie tylko oszczędność miejsca, ale i bezpieczeństwo danych, proekologiczne podejście, a także usprawnienie komunikacji między poszczególnymi działami firmy i/lub urzędami.

Zobacz cennik naszych usług i przekonaj się, że warto postawić na wysoką jakość i nowoczesne rozwiązania!

Biuro rachunkowe online – czym jest?

Jeszcze nie tak dawno biuro rachunkowe online czy też księgowość online jako usługa nie były tak powszechne jak obecnie. Wiąże się to z postępem technologicznym i możliwościami, jakie daje.

Biuro rachunkowe online niekiedy kojarzy się z programem księgowym do samodzielnego wystawiania faktur. W rzeczywistości, jest to jednak po prostu “tradycyjne” biuro, które świadczy usługi księgowe w 100% zdalnie – bez konieczności wizyt stacjonarnych. 

Jako Starlit, robimy wszystko, by dostosować się do aktualnych oczekiwań Klientów. Dlatego też tak oczywistym stało się wprowadzenie przez nas usługi, jaką jest księgowość online.

Biuro rachunkowe online – zalety

Zanim przejdziemy do omówienia tego, jak wygląda księgowość online w Starlit, rozpocznijmy od ogólnych zalet, jakie niesie za sobą współpraca z biurem rachunkowym online.

Są to przede wszystkim:

• oszczędność czasu (i związana z tym oszczędność pieniędzy),
• dostęp do systemu księgowego z dowolnego miejsca na ziemi, o dowolnej porze,
• szybkość załatwiania spraw,
• możliwość archiwizacji dokumentów,
• posiadanie “wszystkiego w jednym miejscu”.

Jak wygląda księgowość online w Starlit?

W Starlit już od ponad 11 lat oferujemy Klientom profesjonalne wsparcie i najwyższą jakość usług. Podobnie jest w przypadku księgowości online. 

Nasze przygotowania do dostosowania oprogramowania do wymogów zdalnej księgowości trwały dość długi czas. Odbywało się to etapami, by móc na bieżąco testować nowe funkcjonalności. Wszystko po to, aby oferować bezpieczne, kompleksowe i wszechstronne wsparcie. I to w pełni zdalnie!

Panel Klienta Starlit – intuicyjny, wygodny i praktyczny

Jesteś już Klientem Starlit? Z pewnością doskonale znasz już nasz system! Jeśli natomiast dopiero myślisz o skorzystaniu z usługi księgowości online, koniecznie zapoznaj się z możliwościami naszego panelu Klienta! To system, który wciąż się zmienia, ponieważ słuchamy sugestii naszych Klientów. Poza tym, sami również regularnie go testujemy i wprowadzamy nowe funkcjonalności. Zależy nam na tym, by naprawdę ułatwiał życie!

Funkcjonalności panelu Klienta

Panel Klienta to miejsce, w którym Klienci mają – w jednym miejscu – komplet informacji księgowych (choć nie tylko)! Jest to ogromna wygoda i oszczędność czasu, który w innym przypadku musieliby poświęcić na poszukiwania potrzebnych dokumentów.

Dodatkowo, panel Klienta to również platforma do komunikacji dzięki możliwości wysyłki błyskawicznych wiadomości. 

Jeżeli szukasz jakichkolwiek informacji czy instrukcji dotyczących m.in. zasad współpracy czy wysyłki dokumentów, wszystko to znajdziesz właśnie w Panelu Klienta!

Księgowość online w Starlit to świetny wybór dla każdego przedsiębiorcy, ceniącego swój czas i pieniądze!

Księgowość online jest często określana mianem usługi przyszłości. My nazwalibyśmy ją bardziej “realną potrzebą przedsiębiorców”, którzy cenią swój czas. I pieniądze, rzecz jasna! 

Możliwość wysyłki dokumentów z każdego miejsca świata, niezależnie od pory i wszystkie dokumenty w jednym miejscu są wystarczającymi powodami, by coraz więcej przedsiębiorców decydowało się na ten model współpracy z biurem rachunkowym.

Starlit to znacznie więcej niż “tylko” biuro rachunkowe!

Wielu przedsiębiorców woli współpracować w szerszym zakresie z mniejszą liczbą partnerów biznesowych. Doskonale to rozumiemy i oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie znacznie wykraczającym poza księgowość, kadry czy płace.

Zobacz również naszą ofertę – także w modelu zdalnym – na usługi wirtualnej asystentki, doradztwa podatkowego czy biznesowego. Niezmiennie gwarantujemy najwyższą jakość usług, terminowość i maksymalne zaangażowanie.

Jesteś zainteresowany ofertą Starlit w zakresie księgowości online? Wypełnij formularz szybkiej wyceny usług i otrzymaj spersonalizowaną ofertę, dostosowaną do Twoich potrzeb!

Jakie mogą być przyczyny zmiany księgowości?

Istnieje wiele powodów, dla których warto zmienić biuro rachunkowe (a nawet należy!). Zainspirowani doświadczeniem naszych Klientów, stworzyliśmy listę najczęstszych powodów przeniesienia księgowości:

Jestem tylko jednym z wielu klientów – nikt nie kojarzy mojej firmy, czuje się lekceważony;

Nie potrafię porozumieć się ze swoją księgową – nie rozumie moich potrzeb;

Wciąż muszę osobiście pojawiać się w ich biurze;

Moje biuro rachunkowe nie reprezentuje mnie przed urzędami;

Moja księgowa wciąż nie daje mi spokoju;

Moje biuro rachunkowe popełnia błędy i źle prowadzi księgowość;

Jeżeli któraś z powyższych sytuacji nie jest Ci obca, nadszedł czas zmienić biuro rachunkowe.
Zmień biuro rachunkowe.
To proste. Załatwimy wszystkie formalności za Ciebie. Skontaktuj się z nami.

Nie taki diabeł straszny, czyli jak zmienić księgowość?

Rzetelny partner to podstawa.

W pierwszej kolejności znajdź rzetelnego i zaufanego partnera. Jak go rozpoznać?

Najprostsze rozwiązania są najlepsze, dlatego najpierw sprawdź opinie o księgowym oraz jego referencje. Nie jest to oczywiście absolutne źródło wiedzy, a niektóre komentarze mogą być krzywdzące lub nieprawdziwe. Pozwoli ci to jednak zorientować się, czy dane biuro rachunkowe jest  warte zaufania oraz w jaki sposób traktuje swoich klientów.

Sprawdzając referencje nowego biura, miej na uwadze cechy, które przeszkadzały ci podczas współpracy z poprzednim księgowym. Dzięki temu będziesz mógł uniknąć ich w przyszłości.

Zwróć uwagę na doświadczenie księgowego. Czy wszyscy mają 20 lat doświadczenia w rachunkowości zarządczej, we wspomaganiu procesów decyzyjnych i rozliczaniu produkcji? Nie? Serdecznie zapraszamy.

Istotny jest również system, na którym pracuje biuro rachunkowe. Powinien być dopasowany do twoich potrzeb i na tyle elastyczny, by mógł rosnąć razem z Tobą. Pamiętaj, że to ty płacisz za współpracę i to księgowy jest dla ciebie, a nie ty dla niego.

Nie pozostawiaj niczego przypadkowi. Sprawdź, czy twoje dane będą bezpieczne w nowym biurze rachunkowym. Dowiedz się, czy obiekt, w którym się znajduje jest chroniony oraz gdzie księgowy trzyma dokumenty swoich klientów. Bezpieczeństwo twoich danych jest najważniejsze.

Wybierając nowe biuro rachunkowe zwróć uwagę czy posiada odpowiednie ubezpieczenie OC. Błędy księgowego mogą cię drogo kosztować, dlatego musisz być absolutnie pewny swojego wyboru. Starlit posiada 5-krotnie wyższą sumę ubezpieczenia od kwoty wymaganej prawnie. Cenimy spokój naszych Klientów.

Ustalcie warunki współpracy.

Wybrałeś nowe biuro rachunkowe? Świetnie! Musisz teraz ustalić kilka bardzo ważnych kwestii, m.in. termin przekazania swoich ksiąg. Najlepszym momentem do rozpoczęcia współpracy jest początek roku, jednak nie ma przeciwwskazań, aby stało się to w ciągu roku obrotowego. Dowiedz się też, czy nowy księgowy wymaga analizy prowadzonej wcześniej księgowości. Większość biur przed przyjęciem klienta chce wiedzieć na czym dokładnie „stoi”.

– kontrola poprawności zaksięgowania dokumentów zakupu, sprzedaży oraz pozostałych (np. wyciągi bankowe, raporty kasowe, listy płac, polecenia księgowania, rozliczenia międzyokresowe kosztów, amortyzacja),

– ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,

– kontrola rozrachunków,

– weryfikacja poprawności kwalifikowania kosztów uzyskania przychodów,

– weryfikacja poprawności kwalifikowania przychodów,

– weryfikacja poprawności ewidencjonowania podatku od towarów i usług należnego i naliczonego (chodzi głównie o terminy, kwoty i deklaracje VAT7),

– kontrola poprawności naliczania składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT4R) oraz podatku dochodowego od osób prawnych (CIT),

– weryfikacja poprawności sprawozdań finansowych.

Co wykonuje się w ramach weryfikacji?

Pamiętaj, że każde rzetelne biuro powinno szczegółowo określić listę dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia współpracy. Dzięki temu będziesz mógł odpowiednio wcześniej poprosić byłą księgową o ich przygotowanie.- zestawienie obrotów i sald:

– na koniec poprzedniego roku,

– na ostatni zamknięty okres rozliczeniowy – konta syntetyczne i analityczne. – sprawozdanie finansowe za ubiegły rok oraz CIT, – dziennik księgowań za niezamknięty okres, – zapisy na kontach rozrachunkowych, które wykazują saldo, – deklaracje VAT i rejestry VAT:

– od początku roku,

– za ostatni okres rozliczeniowy ubiegłego roku. – informacje dotyczące pracowników:

– teczki akt osobowych dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę,

– kopie umów dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowy cywilno-prawne,

– oświadczenia do celów ubezpieczeniowych,
– informacje o nieobecnościach: urlopy/zwolnienia,

– baza z programu Płatnik. Lista dokumentów wymaganych przez Starlit.

Jeszcze tylko chwila…

Wróćmy jeszcze do Twojego starego biura. Przeanalizuj szczegółowo umowę i wszystkie zawarte w niej zapisy. Możesz rozwiązać ją wraz z okresem zakończenia świadczenia usług lub – jeśli to konieczne – za pomocą wypowiedzenia.

Teraz wystarczy już tylko podziękować swojej poprzedniej księgowej za dotychczasową współpracę. Postaraj się rozstać z nią w przyjaznej atmosferze. Być może w przyszłości wasze drogi znowu się skrzyżują, nie ma zatem sensu palić za sobą mostów.

Dobry moment na zmianę biura rachunkowego?

Przekonaj się, jak Starlit pomoże Ci rozwinąć biznes 733 066 344

Do czego służy firmie optymalizacja?

Celem optymalizacji jest znalezienie w firmie jak najwięcej możliwości do uwolnienia wolnych zasobów. Przekłada się to na jasne zdefiniowanie zasad pracy, sposobów komunikacji, obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Optymalizacja działań, w pierwszej kolejności obejmuje określenie głównych celów firmy. Następnie należy zdefiniować procesy i określić czynniki, które na nie wpływają. Pozwala to zidentyfikować komórki w firmie, które są najmniej wydajne i sprawdzić ich wpływ na zyski przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie takich nieefektywnych obszarów ułatwia podjęcie decyzji o outsourcingu usług.

Dlaczego outsourcing stał się ostatnio tak ważny?

Korzystanie z usług firm zewnętrznych pozwala na zmniejszenie kosztów oraz podniesienie jakości własnej oferty. Firma zyskuje w ten sposób więcej zasobów na realizację głównego obszaru swoich działań. W ostatnich czasach powstała jednak moda na outsourcing absolutnie wszystkiego.

Jakie działania w takim razie polecacie outsourcować?

Przede wszystkim to, co nie ma bezpośredniego wpływu na działalność podstawową firmy. W przypadku sektora małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej warto outsourcować księgowość, ponieważ daje to dużo lepsze efekty niż utrzymywanie własnego zespołu. Korzystny jest też outsourcing usług związanych z rozwiązaniami informatycznymi, które pozwalają zarządzać procesami oraz usług z zakresu marketingu.

Kiedy jest dobry moment na optymalizację?

Optymalizację dobrze jest rozpocząć już na początku działania firmy, a jeszcze lepiej przed jej oficjalnym zarejestrowaniem w urzędzie, zanim „zapadnie klamka”. To właśnie na tym etapie właściciel powinien podjąć kluczowe dla rozwoju firmy decyzje, m. in. przeanalizować, jaka forma prowadzenia działalności czy forma opodatkowania będzie dla niego najkorzystniejsza.

A jakie formy prowadzenia działalności są najlepsze?

Większość osób zakładając firmę wybiera jednoosobową działalność gospodarczą. Z naszych obserwacji wynika, że ludzie nie są skłonni do zakładania spółek z o.o., ponieważ boją się wysokich kosztów. Jednak dokonując szybkiej analizy kosztów dla spółki z o.o. i działalności gospodarczej okazuje się, że w rozbiciu miesięcznym koszty spółki wcale nie muszą być wyższe, w szczególności w porównaniu z działalnością gospodarczą funkcjonującą powyżej dwóch lat, gdzie składki ZUS wzrastają do około 1.000 zł miesięcznie. Często z tego powodu polecamy naszym klientom założenie spółki z o.o. od razu, co zdejmuje z nich odpowiedzialność całym majątkiem osobistym oraz pozwala uniknąć kosztów i uciążliwych formalności, gdy chce się zmienić formę działalności w przyszłości.

A czy założenie spółki nie jest bardziej skomplikowane?

Zgadza się, założenie spółki oraz jej prowadzenie jest bardziej złożone niż w wypadku działalności gospodarczej. Jednak należy pamiętać, że to spółka z o.o. zabezpiecza interesy wspólników, a odpowiednio skonstruowana umowa pozwala na uniknięcie problemów w przyszłości, na przykład związanych z dziedziczeniem udziałów wspólników czy innymi wypadkami losowymi. Przy zakładaniu spółki należy zainwestować w stworzenie odpowiedniej umowy, dlatego nie polecamy naszym klientom korzystania z możliwości 24godzinnej rejestracji, ponieważ system wymusza akceptację szablonowej umowy. Działalność gospodarcza nie zabezpiecza właściciela przed niczym, a w przypadku nieszczęśliwych zdarzeń firmę trzeba zawiesić lub zamknąć. W skrajnych wypadkach może to doprowadzić do utraty całego majątku osobistego przedsiębiorcy.

Chcesz założyć spółkę z o.o.?

Umów się z naszym ekspertem.

Czyli bezpieczniej założyć spółkę z o.o.?

Zazwyczaj tak, choć działalność gospodarcza może być najlepszym rozwiązaniem na przykład przy osobistym świadczeniu usług na niewielką skalę. Dla większości średnich firm forma spółki z o.o. jest całkiem dobra. Po podjęciu decyzji w tej kwestii przydaje się sprawdzony partner, który weźmie na siebie formalności i znajdzie dla firmy optymalne rozwiązania.

Wspomnieliście o outsourcowaniu usług księgowych. Czy nie lepiej mieć „własną” księgową, w firmie?

To zależy. W większych firmach może być to rozwiązanie korzystniejsze, ale mówimy tu o przedsiębiorstwach, które potrzebują nie księgowej, ale działu finansowo-księgowego. Natomiast w większości przypadków, dla mniejszych firm, zatrudnienie księgowej to więcej przeszkód niż korzyści, zaczynając od wyższych kosztów utrzymania pracownika, poprzez uzależnienie bieżącej działalności firmy od pojedynczej osoby, która może chociażby ciężko zachorować, aż po kwestie odpowiedzialności. Pracownik odpowiada za swoje błędy do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia, a biuro księgowe do wysokości rzeczywistych strat.

A jak biuro księgowe radzi sobie z tymi problemami?

Zatrudniając nie jedną osobę, ale doświadczony zespół, dzięki czemu osobę chorą czy na urlopie zawsze może zastąpić inną. W kwestii odpowiedzialności natomiast firma zabezpieczona jest za pomocą ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej, więc w razie pomyłki biura, klient nie jest narażony na straty.

W takim razie jak znaleźć dobre biuro księgowe?

Wybór odpowiedniego partnera do prowadzenia księgowości nie jest prosty, na rynku mamy do czynienia z przesytem usług księgowych, dlatego warto jest zweryfikować potencjalne biuro szczegółowo. Co jest ważne? Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, czego od biura księgowego oczekujemy.

Biura księgowe starają się wyróżniać poprzez świadczenie dodatkowych usług, na przykład szeroko rozumiane i bliżej niezdefiniowane doradztwo. Warto więc sprawdzić, na czym ono polega. Niejednokrotnie przejmując księgowość od innego biura rachunkowego spotkaliśmy się z tym, że było to doradztwo tylko z nazwy a jego zadaniem było upiększanie oferty.

Warto też sprawdzić, w jaki sposób biuro zabezpiecza dane klientów, niestety większość firm działających w branży zatrzymała się technologicznie w końcówce poprzedniego wieku i o takich rzeczach jak szyfrowanie twardych dysków w komputerach, czy szyfrowana poczta elektroniczna nawet nie słyszała.

A czego w takim razie można oczekiwać od biura? Czy zakres obowiązków nie jest określony „odgórnie”?

Oczekiwania powinny iść w parze z rodzajem wykonywanej działalności. Warto zadać kilka pytać: czy biuro ma tylko prowadzić księgowość, nie wtrącając się do działań organizacyjnych firmy? Czy może odwrotnie, może przydatne będzie wsparcie doradcze z wykorzystaniem informacji płynących z księgowości, na przykład pomoc w opracowaniu modelu utrzymania płynności w firmie? A może bardziej istotne okaże się wsparcie kadrowe, na przykład przy konstruowaniu umów pracowniczych czy regulaminu pracy, które będą zabezpieczały interesy pracodawcy?

Dobre biuro rachunkowe powinno pomóc w określeniu potrzeb danej firmy jeszcze przed skonstruowaniem oferty. Ważne jest też to, żeby sprawdzić czy biuro rachunkowe posiada certyfikowanych księgowych oraz czy ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

A czym kierują się firmy szukając biura rachunkowego?

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy szukające księgowości jednotorowo skupiają się na cenie, co na pierwszy rzut oka wydaje się być słuszne. Tak naprawdę jednak warto zwrócić uwagę nie tylko na samą cenę, ale jej stosunek do jakości usług. Można to zrobić chociażby poprzez weryfikację doświadczenia i umiejętności osób prowadzących rozliczenia oraz dodatkowe usługi gwarantowane w cenie. Należy pamiętać, że księgowość księgowości nie równa, a pozorne oszczędności mogą skończyć się sporymi nieprzewidzianymi kosztami.

Nie jesteście zatem najtańszym biurem na rynku?

Nie, za to staramy się zapewnić najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie oszczędzamy na specjalistach i zabezpieczeniach kluczowych danych należących do naszych klientów. Usługi tego typu wcale nie różnią się tak bardzo od innych produktów, możemy kupić solidne buty, które posłużą nam przez lata, a możemy dać 10 złotych za przysłowiową „chińszczyznę” i po miesiącu chodzić boso.

A konkurencja stawiająca tylko na niskie ceny nie odbiera Wam klientów?

Wręcz przeciwnie, gdy widzimy, że klientowi zależy jedynie na cenie, sami wskazujemy mu najtańsze firmy na rynku, jednak często, po namyśle, klienci zostają z nami. Stosując prostą analogię, tak jak rozsądny rodzic nie będzie karmił niemowlaka fast foodem, tak rozsądny właściciel czy manager nie powierzy istotnej części swojego biznesu księgowej „fabryce”, stosującej ten sam szablon dla każdego klienta. Takich „fabryk” zresztą będzie coraz więcej, od stycznia biuro księgowe będzie mógł prowadzić właściwie każdy, certyfikaty księgowe nie będą wymagane. Podobnie zresztą wygląda kwestia serwisów księgowości internetowej, których powstaje coraz więcej.

Co do księgowości internetowej, w tym zakresie pojawia się coraz więcej negatywnych opinii. Co więc jest z nią nie tak?

Księgowość internetowa po prostu sprowadza się do tego, że przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie a jako wsparcie służy mu aplikacja, która pozwala firmie tworzyć niezbędne dokumenty. Przynajmmniej tak jest w teorii, ponieważ w rzeczywistości aplikacje wyglądają bardzo różnie. Problem polega na tym, że skoro przedsiębiorca rozlicza się sam to sam też ponosi odpowiedzialność za wszystkie błędy. Serwisy oferujące usługę księgowości internetowej nie mają obowiązku wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, bo to nie one odpowiadają za popełnione przez użytkowania błędy.

Jednak niektóre z tych serwisów deklarują, że zapewniają telefoniczną czy e-mailową pomoc księgowego?

Doradcy telefoniczni nie ponoszą odpowiedzialności za rozliczenia firmy, niełatwo też ich potem obciążyć ewentualnymi kosztami wynikającymi z błędnych porad. Nie ma też żadnej możliwości zweryfikowania ich wiedzy i umiejętności. Osobiście często zdarza się nam doradzać firmom, które z porad obsługi telefonicznej księgowości internetowej nie były w stanie uzyskać wyczerpujących informacji. Dość symptomatycznym jest fakt, że większość z tych serwisów umożliwia prowadzenie jedynie księgowości uproszczonej, więc rozwijająca się firma, która zmienia formę działalności na spółkę z. o.o. nie będzie w stanie z nich korzystać. Najważniejsze jednak jest to, że przedsiębiorca musi zainwestować w obsługę własnej księgowości swój czas, który mógłby przeznaczyć na działania kluczowe dla firmy, przynoszące pieniądze.

Wspomnieli Państwo, że optymalizację biznesu mogą wspierać rozwiązania informatyczne. W jaki sposób?

W większości niewielkich firm obieg informacji nie jest w żaden sposób zorganizowany, można by nawet powiedzieć, że często jest doskonale zdezorganizowany. Skutków zazwyczaj nie widać, do momentu, gdy ktoś ten bałagan uporządkuje i nagle okaże się, że firma zaczęła przynosić dwa razy większe zyski. Wiele firm w Polsce nie korzysta z tak podstawowych narzędzi jak CRM, czyli system pozwalający na usystematyzowanie relacji klientami, czy systemy zarządzania dokumentami. W niektórych, całkiem sporych firmach, pokutuje przekonanie, że wszystkie te funkcje da się zrealizować za pomocą Excela. Dodatkowym problemem, który wynika z braku odpowiedniej organizacji jest brak nawet podstawowego bezpieczeństwa obiegu informacji.

Co należy przez to rozumieć?

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wartości informacji jakie istnieją w przedsiębiorstwie. Najprostszym przykładem są tu firmy handlowe czy usługowe. Jednym z cennych zasobów są dla nich informacje o klientach i kontraktach. Jeden z prezesów takiej firmy, zapytany o wartość jego listy kontaktów dla konkurencji, oszacował ją na 1-1,2 mln złotych, firma oczywiście tych informacji w żaden sposób nie zabezpieczała.  Odpowiedź na kolejne pytanie – ilu z jego pracowników, mających dostęp do tych informacji, nie skusiłoby się na 20-30 tysięcy w zamian za ich skopiowanie – była  mocno niecenzuralna. W kolejnym miesiącu firma wdrożyła solidny i kompleksowy system zabezpieczeń. To akurat jeden z bardzo pozytywnych przykładów, ale są i tacy, którzy reprezentują pełne wiary podejście „nic się jeszcze nie stało, to pewnie nic się nie stanie w przyszłości” czym to się czasem kończy – chyba nie muszę mówić.

Takimi zabezpieczeniami też się zajmujecie?

Nie, nie można znać się na wszystkim. Możemy za to polecić specjalistów, którzy pomogą w znalezieniu i wdrożeniu optymalnego rozwiązania.

Na czym więc znacie się najlepiej?

Na tym, jak łączyć informacje pochodzące z dobrze prowadzonej księgowości, z wiedzą i doświadczeniem biznesowym naszych specjalistów, aby w efekcie pomóc firmom wykorzystać pełen potencjał i zwiększyć zyski.

Dla czytelników, którzy chcieliby poznać nas bliżej mamy od firmy Starlit Accounting specjalną ofertę ważną do końca roku. Dla pierwszych 50 firm, które zgłoszą się do nas z tym numerem Gazety mamy specjalny rabat. Natomiast po więcej porad zapraszamy na fanpage na Facebooku oraz na stronę internetową firmy.

Wywiadu udzieliły: Joanna Olczyk, Aleksandra Olszówka

Własna księgowa

Większość firm, decydujących się na wewnętrzne prowadzenie księgowości, swoją decyzję motywuje przede wszystkim potrzebą posiadania „na miejscu” osoby odpowiedzialnej za wszelkie rozliczenia przedsiębiorstwa, szybki przepływ informacji i bieżący dostęp do dokumentów. Niesie to za sobą wyższe koszty związane z zatrudnieniem oraz ryzyko utraty stabilności jeśli główny księgowy długotrwale zachoruje, czy powstanie konflikt na linii pracownik-przedsiębiorstwo. Zaawansowane technologie pozwalają natomiast na bieżący przepływ wiadomości, więc dostęp do dokumentów i informacji również nie jest już barierą.

Koszty zatrudnienia księgowej

Przy podejmowaniu decyzji: „biuro rachunkowe czy własna księgowa” w pierwszej kolejności bierze się pod uwagę koszty. W przypadku biura rachunkowego jest to stała lub zmienna (w zależności od podpisanej umowy) opłata miesięczna. W przypadku prowadzenia własnej księgowości, poza miesięcznymi kosztami zatrudnionego pracownika, należy również uwzględnić koszty sprzętu, odpowiedniego oprogramowania i jego aktualizacji, prenumerat czasopism fachowych, etc. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, że na rynku ciężko znaleźć wysoko wykwalifikowanych specjalistów jednocześnie w zakresie księgowości jak i kadr i płac, w związku z czym przedsiębiorstwo decydując się na wewnętrzne prowadzenie rozliczeń musi ponieść koszty co najmniej dwóch etatów.

Biuro rachunkowe

Biura księgowe, oprócz bieżących rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędem Statystycznym i innymi instytucjami, najczęściej oferują bieżące doradztwo i mogą całkowicie zdjąć z klienta potrzebę kontaktów z wymaganymi prawnie organami. Dzięki wyspecjalizowanym zespołom pomoc może być udzielona szybciej i efektywniej niż w przypadku zatrudniania własnej księgowej.

Kolejnym argumentem przemawiającym na korzyść biura rachunkowego jest fakt, że zatrudnienie specjalisty w zakresie prowadzenia rozliczeń podatkowych jak i kadr i płac nie zawsze gwarantuje zabezpieczenie interesów firmy. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie pracują osoby, które podczas rekrutacji mogą zweryfikować umiejętności nowego pracownika, to pierwszym sprawdzianem dla tej osoby będzie pierwsza kontrola z Urzędu Skarbowego lub innej instytucji, a to może okazać się dla firmy bardzo kosztowne.

Odpowiedzialność za błędy księgowe

Dokonując wyboru pomiędzy biurem rachunkowym a własną księgową należy wziąć pod uwagę kwestię odpowiedzialności finansowej za ewentualne pomyłki i błędy. W przypadku pracownika można go obciążyć jedynie do wysokości trzykrotności wynagrodzenia jeżeli szkody dokonał nieumyślnie. W przypadku biura rachunkowego klient może dochodzić naprawy wszelkich powstałych szkód. W związku z tym należy sprawdzić czy biuro księgowe z którym podpisuje się umowę, ma ważne ubezpieczenie OC – gwarantuje to bezproblemowy zwrot kosztów.

Biuro rachunkowe – optymalne rozwiązanie dla małych i średnich firm

Podsumowując, dla małych i średnich przedsiębiorstw, których nie stać na zatrudnienie kilku lub kilkunastoosobowych zespołów, dużo bardziej korzystną formą prowadzenia rozliczeń księgowych jest biuro rachunkowe. Należy pamiętać, że wybór odpowiedniego partnera jest niezwykle istotny dla bezpieczeństwa firmy. Ze względu na to, że na rynku istnieje bardzo duża ilość podmiotów nie jest łatwo dokonać odpowiedniej decyzji. Bardzo często przedsiębiorcy skupiają się na cenie nie zwracając uwagi na dużo bardziej istotne kwestie. Może mieć to negatywne skutki, ponieważ końcową odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami zawsze ponosi Twoja firma, więc wybór rzetelnego partnera jest szczególnie ważny.

Jak sprawdzić biuro rachunkowe?

Aby sprawdzić firmę należy poprosić o dostęp do takich dokumentów jak:

• wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego,
• zaświadczenie REGON,
• potwierdzenie nadania numer NIP,
• świadectwa osób uprawnionych potwierdzające uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Jeżeli wybrany przez Ciebie podmiot bez problemu jest w stanie przedstawić niezbędne dokumenty można domniemać jego wiarygodności i w takiej sytuacji przystąpić do dalszych negocjacji. Należy również pamiętać o bardzo dokładnym zapoznaniu się z umową a w szczególności z obowiązkami każdej ze stron i sposobach egzekwowania wywiązywania się z nich podczas współpracy.

Biuro rachunkowe we Wrocławiu – sprawdź nasze usługi

Umów się z naszym ekspertem.

Przekonaj się, jak Starlit pomoże Ci rozwinąć biznes.

W dzisiejszych czasach na rynku jest co raz więcej przedsiębiorstw oferujących usługi księgowe. W związku z tym, dotychczasowy zakres obowiązków biur rachunkowych nie jest już wystarczający. Partner zajmujący się rozliczeniami przedsiębiorstwa powinien zapewniać wsparcie i bieżące doradztwo w zakresie form opodatkowania oraz rozliczania przychodów przez klientów, a także w zakresie doboru najodpowiedniejszej formy prowadzenia działalności.

Taki rodzaj partnerstwa zapewnia nie tylko efektywność kosztową, ale także profesjonalny dobór najbardziej optymalnych rozwiązań dla klientów, na każdym etapie rozwoju ich działalności. Korzystanie z usług sprawdzonych partnerów biznesowych niesie ze sobą długofalową współpracę gwarantującą rzetelność i bezpieczeństwo.

Działania z obszaru rachunkowości nie mają na celu jedynie rozliczeń podatkowych. Równorzędne jest dostarczenie informacji menadżerskich, które są niezbędne do podejmowania decyzji bieżących, strategicznych, taktycznych, operacyjnych, kontrolnych i planistycznych. Dzięki odpowiednio prowadzonym rozliczeniom, sprawozdaniom i raportom przedsiębiorstwo w łatwy sposób może wyjaśnić wątpliwości co do interesujących je obszarów, zidentyfikować główne źródła lub ośrodki problemów, rozwiązywać poszczególne problemy oraz kontrolować przebieg poszczególnych procesów.

Właśnie z tych powodów niezwykle istotny jest wybór odpowiedniego partnera, który jest w stanie zapewnić wsparcie w wyżej opisanym zakresie na najwyższym poziomie.

Biuro rachunkowe we Wrocławiu – sprawdź nasze usługi

Jak działa PerforMeter?

PerforMeter to oprogramowanie do monitorowania czasu pracy pracowników. Nadzoruje efektywność wykonywania obowiązków służbowych, prowadzi listy obecności pracowników, zapisuje ich dokładny dzienny czas pracy oraz oznacza dni wolne od pracy.

System działa w następujących obszarach:

• Rejestracja aktywności pracowników– program mierzy czas pracy na używanych aplikacjach i aktywnych zakładkach w przeglądarce internetowej.
• Kategoryzacja czynności – aplikacja co 5 minut wysyła na serwer zarejestrowane dane. Co więcej, zalicza daną czynność jako efektywną lub nieproduktywną.
• Raporty dla pracowników i przełożonego– każdy pracownik ma dostęp do pulpitu raportującego jego aktywność na komputerze, dzięki czemu może kontrolować własne wyniki.

Zachowanie prywatności – program w przeciwieństwie do oprogramowania szpiegującego nie umożliwia podglądu pulpitu użytkownika, nie zapisuje też klawiszy wciskanych na klawiaturze czy treści wiadomości elektronicznych.

PerforMeter to system, który został zaprojektowany tak, aby w pełni szanować prywatność użytkownika. Oprogramowanie rejestruje jedynie konkretne zdarzenia i czas ich trwania, co jest w pełni zgodne z prawem.

Jakie są korzyści używania PerforMeter dla pracodawcy?

PerforMeter to intuicyjny system, który pomoże każdemu właścicielowi firmy w optymalizacji czasu pracy. Już jeden rzut oka wystarczy, aby zdiagnozować jak wygląda praca całego zespołu. Główne korzyści wynikające z wdrożenia systemu, to:

• Raportowanie produktywności pracowników – raport zbiorczy obrazuje średnią produktywność całego działu w czasie, średni czas spędzony przed komputerem oraz najczęściej używane aplikacje i strony WWW.
• Porównywanie indywidualnych wyników na tle zespołu – PerforMeter umożliwi porównywanie wyników pracownika na tle grupy, do której należy.
• Przegląd godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy dla każdego pracownika– system automatycznie rejestruje aktywność wykonywaną na komputerze w przeciągu dnia.
• Odwzorowywanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa – program pozwala nadawać użytkownikom uprawnienia wynikające ze struktury (przełożeni mogą mieć uprawnienia kontrolno-administracyjne dla swoich działów).

Co z PerforMeter zyskują pracownicy?

PerforMeter to dla pracowników narzędzie do kontrolowania efektywności własnej pracy. System projektowany był tak, aby w prosty i przyjazny sposób maksymalizować produktywność. Główne korzyści dla pracowników, to:

• Analiza produktywności pracy– PerforMeter wylicza i prezentuje dane dotyczące wykorzystania czasu pracy, dzięki czemu można lepiej planować zadania. Koniec z nadgodzinami!
• Identyfikacja najczęściej używanych aplikacji i stron WWW – program informuje użytkownika, ile czasu przeznaczył na poszczególne czynności, dzięki czemu pomaga szybciej realizować powierzone zadania.
• Raportowanie dla dowolnych przedziałów czasowych – PerforMeter umożliwia generowanie raportu dla pożądanego odcinka czasu, korzystając z graficznego kalendarza.
• Identyfikacja głównych złodziei czasu (aktywności nieproduktywnych)– program dzieli czynności na produktywne i rozpraszające, uświadamiając na jakich aktywnościach pracownik powinien się skoncentrować. Eliminuje to negatywne przyzwyczajenia.
• Czas prywatny (w tym czas z dala od komputera) – PerforMeter umożliwia zatrzymanie opcji rejestrowania aktywności, dzięki czemu można korzystać z komputera do celów prywatnych.

Jak wynika z danych twórców oprogramowania PerforMeter, przeciętnie pracodawca traci aż 5,5 tys. zł rocznie tylko dlatego, że jeden pracownik wykorzystuje Internet do celów prywatnych.

Czy to dla mnie?

Monitorowanie czasu pracy w firmie przynosi konkretne oszczędności. Dzięki programom typu PerforMeter czuwanie nad efektywnością zespołu staje się proste i intuicyjne. Zastanawiasz się, czy nowy system sprawdzi się w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, doradzimy Ci w kwestii prowadzenia kadr, a także wdrażania tego typu oprogramowania!