Faktura elektroniczna – kompendium wiedzy dla Twojej firmy!

Kiedy skan to e-faktura? Kto wybiera jej format? Czy musisz mieć zgodę odbiorcy na e-fakturę? Jak otrzymać takie potwierdzenie? Dowiedz się, co zrobić, aby w Twojej firmie elektroniczne dokumenty potwierdzające sprzedaż towaru czy wykonanie usługi były bezpieczne, prawidłowo wystawiane i przechowywane.

Czym jest faktura elektroniczna?

O ile tradycyjna faktura to dokument papierowy lub elektroniczny, który zawiera dane wymagane ustawą i obowiązującymi przepisami, o tyle faktura elektroniczna jest po prostu fakturą w formie elektronicznej, która była wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie, pod warunkiem, że był on elektroniczny.

Pytanie: czy skan to faktura elektroniczna? Tak. Każda e-faktura może być w formie skanu. Zgodnie z ustawą wybór formatu (XML, PDF, e-mail z załącznikiem, elektroniczny faks) spoczywa na podatnikach. Pamiętaj jednak, że zeskanowane faktury papierowe mogą być e-fakturami tylko wtedy, gdy wersja papierowa nie została wprowadzona do obiegu. Co ważne: rodzaj formatu elektronicznego faktury będzie zawsze pozostawał bez znaczenia.

Faktura elektroniczna może zastępować paragon

Według interpretacji indywidualnej z dnia 17 marca 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.91.2020.1.PRM, jako podatnik nie musisz wydawać konsumentowi paragonu do ręki w sytuacji, gdy ten wyraził zgodę na otrzymanie wyłącznie faktury elektronicznej. To znaczne uproszczenie w przypadku, gdy sprzedajesz np. produkty przez internet lub Twoi klienci płacą za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

O czym musisz pamiętać? Po pierwsze, zapisz punkt dotyczący faktury elektronicznej w regulaminie swojego sklepu. Po drugie, według ustawy VAT, taką sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych musisz ewidencjonować na kasie fiskalnej. Co więcej, należy drukować te paragony i przechowywać je w swojej dokumentacji.

Zgoda na fakturę elektroniczną

Warto pamiętać zasadę, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jak otrzymać takie potwierdzenie, jeżeli przepisy nie precyzują jego formy?

Należy przyjąć, że zgoda na e-fakturę może:

• mieć dowolną postać (np. zgoda ustna lub pisemna)!
• być dorozumiana (np. potwierdzona tym, że odbiorca opłaca dokument)!

Pytanie: czy zawsze należy wystawiać osobną fakturę do faktury uproszczonej? Nie, ponieważ w przypadku faktury uproszczonej, czyli paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, taki dokument powinien być traktowany jak zwykła faktura! Nie musisz więc wystawiać do niego jeszcze osobnej, tradycyjnej faktury.

Kto potwierdza autentyczność e-faktury?

Warto przypomnieć zasadę, która dotyczy zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W obu przypadkach to podatnik określa (np. poprzez odpowiednie kontrole biznesowe, użycie kwalifikowanego e-podpisu lub systemu EDI – elektronicznej wymiany danych) w fakturze jej:

• autentyczność – pewność, co do źródła pochodzenia faktury,
• integralność – potwierdzenie, że dane na fakturze się nie zostały zmienione,
• czytelność – zachowanie jasnej i zrozumiałej formy dokumentu.

Pytanie: jak wygodnie używać e-faktur? E-faktury to codzienność każdej firmy. Jak usprawnić ich wystawianie i odbieranie? Stwórz w swojej firmie regulamin stosowania e-faktur, a uprościsz procesy z nimi związane!

Zasady przechowywania e-faktur

Jako podatnik przechowujesz wszystkie faktury wystawione (przez siebie lub w swoim imieniu), w tym także te wystawione ponownie oraz faktury otrzymane, w tym otrzymane ponownie.

Jak? Tak, aby łatwo było je odszukać (m.in. w podziale na okresy rozliczeniowe) i łatwo zweryfikować ich pochodzenie, integralność treści i czytelność. A to wszystko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego!

Ważne! Jeśli Twoja siedziba mieści się w Polsce, również w Polsce musisz przechowywać swoje dokumenty – chyba, że faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej (pozwalającej na łatwy wgląd np. urzędowi skarbowemu).

Pytanie: czy można stosować e-fakturę korygującą? Tak. Warto pamiętać, że również faktura korygująca może być w postaci elektronicznej. Wynika to m.in. z interpretacji 0112-KDIL1-3.4012.470.2018.2.KB z dnia 5 września 2018 roku. Zapisano w niej, że otrzymanie tzw. zwrotki o dostarczeniu do klienta wiadomości z fakturą korygującą jest potwierdzeniem jej odbioru i uprawnia podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego wynikającego z wystawionej faktury korygującej.

Faktury elektroniczne – podsumowanie

Co warto zapamiętać na temat e-faktur? Przede wszystkim fakt, że faktura elektroniczna to tylko forma emisji i doręczenia. Poza tym, musi ona zawierać takie same dane, jak każda tradycyjna faktura! Zainteresowany tematem faktur? Przeczytaj koniecznie nasz artykuł Wydatki firmy – co możesz kupić na fakturę. Sprawdź także ciekawy tekst Nie płacą Ci faktur? Przestań płacić za to VAT.

Jeśli w swojej firmie masz problem z e-dokumentami lub zastanawiasz się, w jaki sposób je poprawnie segregować lub archiwizować – zapraszamy do kontaktu.