Zmiany w podatkach na 2019-2020

Końcówka wakacji przyniosła wiele nowości w podatkach. Chcesz poznać zmiany uchwalone w drugiej połowie roku 2019 i 2020 w PIT, CIT i VAT? Przedstawiamy najważniejsze z nich.

Jeśli potrzebujesz większej dawki wiedzy podatkowej – sprawdź koniecznie fanpage Samir Kayyali Doradztwo Podatkowe. Znajdziesz tam aktualne wpisy dotyczące zarówno wprowadzanych, jak i dopiero planowanych zmian.

Jakie zmiany w PIT i CIT 2019?

Zaczynamy od podatków dochodowych od osób prawnych (CIT) i osób fizycznych (PIT). Obecnie możemy wyróżnić trzy ważne zmiany, które wpłyną na sposób ich rozliczania. Oto one, w kolejności powstania danego obowiązku:

• zwolnienie z podatku „młodych” – osoby do 26 roku życia mogą korzystać z nowych preferencji podatkowych. Dotyczą one wszystkich, którzy pracują na umowy o pracę i zlecenie. Na czym to polega? Zwolnienie obejmuje wszystkie przychody „młodych” do wysokości nieprzekraczającej w danym roku podatkowym kwoty 85 528 zł. Na 2019 rok (rozliczenie do kwietnia 2020) będzie to proporcjonalnie kwota 35 636 zł. Zmiana: od 1 sierpnia 2019 roku,
• nowa definicja „małego” podatnika – „mały” podatnik to ten, którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 mln euro (a nie jak dotychczas: 1,2 mln euro). Zmiana: od 1 stycznia 2020 roku,
• przelewy na niezgłoszone do US rachunki bankowe – zgodnie ze zmianami, przelewy za faktury powyżej 15 tys. zł musisz wykonywać na rachunki zgłoszone do urzędu skarbowego. Przeczytaj więcej o tzw. białej liście podatników. W przeciwnym razie (przelew na niezgłoszony numer konta) nie zaliczysz do kosztów podatkowych tej części przelewu, która przekracza kwotę 15 tys. zł. Zmiana: od 1 stycznia 2020 roku.

Zmiany w dokumentach VAT

Oprócz zmian w PIT i CIT, nowości pojawiły się także w popularnym podatku od towarów i usług (VAT). Czego dotyczą? Przede wszystkim samych dokumentów, które składamy do urzędu. Założeniem jest tu ujednolicenie i ułatwienie podatnikowi składania m.in. deklaracji VAT-owskich. Większość zmian, jeśli nie zaznaczono inaczej, obowiązuje od 1 kwietnia 2020 roku („duzi” przedsiębiorcy) i od 1 lipca 2020 roku (średni, mali i mikroprzedsiębiorcy).

Poniżej lista najważniejszych nowości w dokumentacji VAT:

• JPK_VAT obejmie VAT-7/VAT-7K – podatnicy nie będą musieli składać oddzielnie VAT-7 i VAT-7K, a jedynie przesyłać nowy plik JPK_VAT. Będzie on składał się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej oraz będzie wspólny dla deklaracji VAT i ewidencji VAT,
• likwidacja załączników do deklaracji VAT – załączniki, które obecnie należy dołączać do deklaracji VAT, zostaną zastąpione polami wyboru w strukturze JPK_VAT,
• koniec informacji podsumowujących VAT-27 – informacje, które dotąd były przekazywane w VAT-27, wyszczególnimy już w ramach JPK_VAT,
• zniesienie obowiązku raportowania rozliczenia podatku z importu – według nowych przepisów nie ma już obowiązku przedstawiania naczelnikowi urzędu celno-skarbowego dokumentów potwierdzających rozliczenie podatku z tytułu importu towarów w deklaracji podatkowej. Zmiana: dla wszystkich od 1 kwietnia 2020 r.

Kto (nie) skorzysta ze zwolnienia VAT?

Kolejna grupa zmian w VAT dotyczy zwolnień VAT. Co się zmieni? Po pierwsze, od września 2019 roku powstają nowe kategorie podatników, którzy nie mogą korzystać już ze zwolnień podmiotowych VAT. Będą to wszyscy ci, którzy dokonują w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość dostaw:

• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
• urządzeń elektrycznych i nieelektrycznych sprzętu gospodarstwa domowego (PKWiU 27),
• maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28).

Ze zwolnienia nie skorzystają także ci, którzy świadczą usługi ściągania długu i faktoringu.

Wykreślenie z rejestru VAT

Po drugie, od września 2019 roku zmienia się sposób wykreślenia z rejestru podatników VAT oraz VAT UE. Z nowych przepisów wynika, że:

• nieskładanie deklaracji VAT-7/VAT-7K skutkuje wykreśleniem z rejestru podatników VAT przypadku niezłożenia tych deklaracji za 3 kolejne miesiące lub 1 kwartał (obecnie: 6 miesięcy, 2 kwartały),
• z rejestru podatników VAT wykreślani mogą być podatnicy składający przez dłuższy czas deklaracje „zerowe” (obecnie: nie jest to dookreślone),
• wyłączona zostanie możliwość przywracania zarejestrowania podatnika ze względu na nieskładanie deklaracji VAT po upływie dwóch miesięcy od dnia wykreślenia z rejestru (obecnie: jest taka możliwość).

Paragon z NIP, czyli inne zmiany VAT

Pamiętaj, że w VAT zachodzą także inne ważne zmiany. Dotyczą m.in. wyłączenia możliwości wystawiania faktur do sprzedaży udokumentowanej paragonem bez NIP nabywcy. Obecnie można wystawiać tego typu faktury, ale już po 1 stycznia 2020 roku za naruszanie tego zakazu przepisy będą przewidywać sankcje dla sprzedawców i nabywców.

W VAT następują także zmiany pewnych procedur. Od września 2019 roku określony będzie fakultatywny sposób korekty dokonywanej przez podatników ponownie korzystających ze zwolnień. Co to znaczy? Że podatnicy podejmujący decyzję o ponownym skorzystaniu ze zwolnień od VAT będą mogli dokonać jednorazowej korekty za pozostały okres korekty (w ramach ostatniej składanej deklaracji VAT). Obecnie korekta dokonywana była na zasadach ogólnych.

Zmiany w PIT, CIT, VAT. Co dalej?

Lista zmian w CIT, PIT i VAT na 2019-2020 jest długa, a jej prawidłowe stosowanie wymaga od przedsiębiorców poświęcenia dużo uwagi i czasu.

Jeśli chciałbyś już skonsultować nowości w podatkach lub potrzebujesz kompetentnego zespołu, który pomoże Twojej firmie – zapraszamy do kontaktu.

Czym jest faktura elektroniczna?

O ile tradycyjna faktura to dokument papierowy lub elektroniczny, który zawiera dane wymagane ustawą i obowiązującymi przepisami, o tyle faktura elektroniczna jest po prostu fakturą w formie elektronicznej, która była wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie, pod warunkiem, że był on elektroniczny.

Pytanie: czy skan to faktura elektroniczna?

Tak. Każda e-faktura może być w formie skanu. Zgodnie z ustawą wybór formatu (XML, PDF, e-mail z załącznikiem, elektroniczny faks) spoczywa na podatnikach. Pamiętaj jednak, że zeskanowane faktury papierowe mogą być e-fakturami tylko wtedy, gdy wersja papierowa nie została wprowadzona do obiegu. Co ważne: rodzaj formatu elektronicznego faktury będzie zawsze pozostawał bez znaczenia.

Zgoda na fakturę elektroniczną

Warto pamiętać zasadę, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jak otrzymać takie potwierdzenie, jeżeli przepisy nie precyzują jego formy?

Należy przyjąć, że zgoda na e-fakturę może:

• mieć dowolną postać (np. zgoda ustna lub pisemna)!
• być dorozumiana (np. potwierdzona tym, że odbiorca opłaca dokument)!

Kto potwierdza autentyczność e-faktury?

Warto przypomnieć zasadę, która dotyczy zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W obu przypadkach to podatnik określa (np. poprzez odpowiednie kontrole biznesowe, użycie kwalifikowanego e-podpisu lub systemu EDI – elektronicznej wymiany danych) w fakturze jej:

• autentyczność – pewność, co do źródła pochodzenia faktury,
• integralność – potwierdzenie, że dane na fakturze się nie zostały zmienione,
• czytelność – zachowanie jasnej i zrozumiałej formy dokumentu.

Pytanie: jak wygodnie używać e-faktur?

E-faktury to codzienność każdej firmy. Jak usprawnić ich wystawianie i odbieranie? Stwórz w swojej firmie regulamin stosowania e-faktur, a uprościsz procesy z nimi związane!

Zasady przechowywania e-faktur

Jako podatnik przechowujesz wszystkie faktury wystawione (przez siebie lub w swoim imieniu), w tym także te wystawione ponownie oraz faktury otrzymane, w tym otrzymane ponownie.

Jak? Tak, aby łatwo było je odszukać (m.in. w podziale na okresy rozliczeniowe) i łatwo zweryfikować ich pochodzenie, integralność treści i czytelność. A to wszystko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego!

Ważne! Jeśli Twoja siedziba mieści się w Polsce, również w Polsce musisz przechowywać swoje dokumenty – chyba, że faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej (pozwalającej na łatwy wgląd np. urzędowi skarbowemu).

Pytanie: czy można stosować e-fakturę korygującą?

Tak. Warto pamiętać, że również faktura korygująca może być w postaci elektronicznej. Wynika to m.in. z interpretacji 0112-KDIL1-3.4012.470.2018.2.KB z dnia 5 września 2018 roku. Zapisano w niej, że otrzymanie tzw. zwrotki o dostarczeniu do klienta wiadomości z fakturą korygującą jest potwierdzeniem jej odbioru i uprawnia podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego wynikającego z wystawionej faktury korygującej.

Faktury elektroniczne – podsumowanie

Co warto zapamiętać na temat e-faktur? Przede wszystkim fakt, że faktura elektroniczna to tylko forma emisji i doręczenia. Poza tym, musi ona zawierać takie same dane, jak każda tradycyjna faktura!

Zainteresowany tematem faktur? Przeczytaj koniecznie nasz artykuł Wydatki firmy – co możesz kupić na fakturę. Sprawdź także ciekawy tekst Nie płacą Ci faktur? Przestań płacić za to VAT.

Jeśli w swojej firmie masz problem z e-dokumentami lub zastanawiasz się, w jaki sposób je poprawnie segregować lub archiwizować – zapraszamy do kontaktu.

If you chose legal form of your company and you know that Limited company (Sp. z o. o.) is your most favorable option – Check out our introductory article about Limited companies in Poland.

Learn how to choose most favorable legal form of your company.
Call: (+48) 733 777 503

Step 1: Commercial Companies Code

Some approach law with trepidation. I have to admit, legal language is not easy, especially, when you have to deal with legal act for your first time. But believe me, it will be much easier if you to know basic Limited company law before it’s too late. Time before establishing a company is most suitable due to ease of mind and time. And if you don’t know something, you can always consult with Business Consulting Specialist.

Keep in mind „Ignorantia juris non excusat” Ignorance of law excuses no one. Knowledge of business law is important, especially if you will be not only a shareholder, but Member of the Board. Besides – more knowledge you have, more independent you are about cooperation with your accountant or lawyer. Especially, if you care about having responsible business.

Section about Limited company law is located in Commercial Companies Code art. 151 to art. 300. Actual Commercial Companies Code can be downloaded from Online System of Legal Acts (choose „test ujednolicony”).

Step 2: choosing the right shareholder

In case of Limited liabilities, choosing shareholders is important not only because of having the right business partners which will help the business flourish.

Limited company with one shareholder is treated by ZUS as self-employment. Which means that paying monthly health care fees is mandatory. Keep in mind that you can’t benefit from fee reliefs for self-employments younger than 24 months. For that reason i advise to invite at least one shareholder to the company.

Step 3: ways to create Limited liability company

In current state of law we can choose two ways to set up a company:

1. Standard way
2. Express 24 hour way (S24)

In the table below I shortly presented most important differences.

Comparison of costs of establishing companies in both modes:

Register your company with us.
Call: (+48) 733 777 503

Step 4: amount of share capital

Decide with your business partners on your share capital. Currently, lowest possible share capital is 5000 PLN and value of one share cannot be lower than 50 PLN.

With amount of share capital rises credibility of the company in the eyes of contractors. Art. 206 of Commercial Companies Code states that every company has to inform about its amount of share capital in all writings, commercial orders and on the website.

On the other hand – with rise of share capital, rises responsibility of the shareholders. In Limited companies responsibility of shareholders is limited to the amount of field share capital.

What can be filed as share capital?

• money;
• apports of fixed assets;
• bills of exchange.

Can you use share capital?

Law states that share capital is immovable and constant. Although it doesn’t mean that share capital is frozen. By the rule of subrogation you can swap one asset on the other. For example buy a manufacturing machine for the money allocated as share capital.

Funds for current activities

Non this stage it’s worth to know how much money you will need on current company activities to the moment of generating profit. Money on services like rent and advision should not be spent from share capital. You can consider creating reserve capital or loans from other shareholders.

Analyze your share capital options with one of our advisors.
Call: (+48) 733 777 503

Step 5: company agreement

In my opinion, proper company agreement is key. Regardless of whom you take as shareholder – be it your friend, spouse, or stranger – remember to secure interests, both your and the company’s, with proper paragraphs in the agreement.

On our Client meetings we discuss around sixty paragraphs which need to be decided. We analyze aspects such as actual employment state of shareholders, their situation in other companies, marital status or children. These informations allow us to advise on things like inheritance. It is important to add paragraphs which regulate how heir gets paid in case which he does not join the company.

Another important aspect is company’s objective of existence such as acquiring equity investors, entering foreign markets or need to regulate Board Members responsibilities.

Considering there is a lot of freedom to formulate company agreement given by KSH (Commercial Companies Code) and role which company agreement may serve in the future, i advise creating custom agreement which corresponds the needs of your business.

But still you can use an example stated by KSH, which is available in S24 or modify agreements found in web.

If you decide to modify existing agreement or write it on your own, you have to check regulations stated by KSH. In part dedicated to Limited companies you have information what paragraphs you should put in agreement and which aspects should be regulated. For example agreement should state duration of the company,. You can state, that it’s time is indefinite, but it has to be written. Another example may be record relating to fiscal year:

In case of setting up a company for the first time in the second half of the calendar year and chosen fiscal year overlapping with calendar year, the first fiscal year may last to the day of beginning of the business, to the end of next calendar year from which business has started.

Right interpretation of this paragraph in the agreement may save few hundred PLN.

Due to possibility of making mistakes, creation of the company agreement on your own may be be only apparent saving. Keep in mind that changing paragraphs in the agreement has is binded with costs like notary fee or KRS application. Some changes require 2/3 of Board Members votes.

Create company agreement with specialist. Call: (+48) 733 777 503

Step 6: application of required documents to the KRS on standard basis

Form needed to apply in KRS is coded „KRS-W3”, to the form you need additional attachments:

• KRS-WE – concerns shareholders, but only those, who own more than 10% of the shares. If there are many shareholders, all what has to be done is a plain list of shareholders,
• KRS-WM – information about PKD (Standard Industrial Classification), nef new formula after changes in 01.12.2014 r. Has only 10 PKS positions, rest is not included,
• KRS-WK – about people allowed to represent the company, also has to be filled to define organs such as board of directors,
• KRS-WA – creation of company branches, field units – has to be filled if applies,
• KRS-WL – appointment of legal representatives,
• KRS-WH – way of the company is created; applies if company is created as a result of merging, division or transformation.

All forms have to be signed by the Board Members.

Other attachments:

• company agreement (statute, or act of establishment of single-person Limited liability company); If agreement was created as notary act, you need to include the entry of it,
• statement of every Member of the Board, that all contributions to the share capital have been filed,
• if company agreement does not define appointed organs and members of the company, Proof of establishment has to be included, detailing composition of it. Separate resolution regarding organs of the company has to be prepared. It is better to include this statement in company agreement, important: if Board is the only organ of the company and it is appointed in company agreement, notary act may server as this attachment – ie. on KRS-W3 you mark 2 pieces of documents, notary act and document stating members of the company organs, but you attach 2 copies of notary acts,
• list of shareholders or data of the sole owner, signed by all members of the board, on this list you have to include all shareholders and state amount of shares and wealth owned,
• address data of all Members of the Board,
• court statement of Board Members, or notary statement of signature samples. As of 01.12. 2014 r. this is not obligatory,
• original original document confirming right to use premises or property for business purposes, with headquarters address; after 01.12.2014 changes, this document is no longer obligatory, in some cases office may ask for this document,
• proof of court fee payment and proof of application fee payment to the MSiG,
• according to one window rule: after changes in 01.12.2014 r. court after making a record in KRS sends data to Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników and Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej to assign NIP and REGON numbers which will be put in KRS automatically.

Registration process is almost done, but…

You have to remember to…

• fill NIP-8 and send it to TAX office, with deadline of 21 days after registration in KRS,
• fill VAT-R, if you want your company to be VAT payer,
• if you want to seize the opportunity to advance payments on corporate tax quarterly, do not forget to fill out the statement on the settlement of income tax on a quarterly basis by the 20th day of the month following the start of operations. For example: the company was registered in the National Court Register on March 26, the statement must be submitted by 20 April. The privilege is not for everyone! Take the legal basis: Art. 25 paragraph. 1b and 1e of the Law on income tax from legal persons,
• in the case of employment, the company is obliged to make an appropriate application form ZUS ZUA within 7 days of employing the first employee.

The fee for entry to the National Court and the ad in MSiG can suffer in two ways:

1. Personally in the court.
2. Bank transfer – it is necessary to attach the transfer confirmation to the conclusion KRS.

How to set up a company o.o. – summary:

1. Choosing optimal form of your business.
2. Naming and reserving domain for the company – sooner the better.
3. Getting to know Commercial Companies Code.
4. Choosing business partners.
5. Choosing way to create company.
6. Determining amount of share capital.
7. Creating company agreement, signing by all Board Members in form of notary act.
8. Filling in share capital.
9. Filling registry documents with company agreement to the right KRS branch depending on where headquarters of your company are located. Thanks to the one window rule, in the same time company will get NIP numer, REGON number and company will be reported to ZUS as a valid payer, so you don’t need to apply any other documents to any other offices. Since the date of Notary signing of the agreement, you have 6 months to register your company in KRS. To this time company will operate „in organization” state.
10. Submission of registration for VAT, you should also check the appropriate box on the VAT-R, which entitles tax office give you the NIP EU number – it can come in hand if you buy services from the European Union. The application of VAT-R can also be submitted by Limited company, but then you have to remember to update information when the company will be registered in the National Court Register.
11. After the registration in the National Court Register the company acquires full legal personality so „in the organization” disappears.
12. With the entry into the National Court and the NIP number you can open a bank account. Information on the bank and all of its bank accounts must be passed to the tax office.
13. Find the right partner in the field of accounting. Accounting Office, which also has specialists in the field of establishing companies, will take care for you of most of the points mentioned above, so you may want to consider finding support at the beginning.

Thinking of the foundation of the company – contact us, we will take care of all the paperwork for you and advise on key issues. Call: (+48) 733 777 503

Foreign company branch in Poland may seem to be a good alternative to the limited liability company ( Sp. z o.o.) with foreign capital. The main reason for this, is cost of creation of the branch, which is lower than setting up a company. Foreign entrepreneur does not have an obligation to bring any additional share capital and avoids fees related to new certificate of incorporation. But keep in mind that one of the basics features of the foreign company branch is lack of separate legal entity, which means that all rights and responsibilities belong to the foreign company. And the same company is responsible with it’s whole wealth for the actions of the mandatory chosen representative. Furthermore, business of the branch cannot exceed beyond registered fields of the industry standard classification system.

Registering foreign company branch and limited liability company

To register foreign branch in Poland you need three legal statements:

• of establishing a branch on the territory of Poland and place of business,
• of appointment of the representative with notarized signature of the representative
• of notarized copy of the company agreement with original tenor from the foreign registry, translated by the Sworn translator.

Most time consuming and costly is registering a foreign branch in KRS (Country Court Registry). This stage may take from 30 up to 60 days. Application to the KRS and MSiG ( Court and Economical Monitor) costs 1000 PLN.

Setting up limited liability company is definitely more expensive, because it requires notarized copy of the company agreement. When creating the agreement it is wise to solve all aspects important for the future of the company. Which also helps to reduce costs related to altering the agreement. Notarization of the act of incorporation costs at least 600 PLN. Registration in KRS takes up to 6 months from date of the agreement. To that moment company functions as „organization pending”. In this window of time, shareholders are fully responsible for the company’s obligations. To register limited liability company in Poland you need to apply all required forms and documents to KRS and MSiG and bring a fee of 600 PLN.

Employment by foreign branch

For acquiring status of the employer by the foreign branch, it has to:

• place an entry in it’s statute, which states that foreign branch has separate organizational structure and funding,
• Acquire the right to independently employ and fire the employees. For that, foreign company has to authorize the branch to acquire rights and enlist commitments in the area of labor law. It should result from the statute or other document regulating the branch and it’s way of functioning of the foreign company.

Inadequate basis of authorization may cause a lot of issues. If statute or other regulating document lacks entries informing that the branch is and employer – employees will have to settle their accounts independently. Basis of authorization has to be granted to the branch as a organizational unit. But not a person authorized to representing foreign company in the branch. Also, branch has to indicate a representative responsible for employee relations. Such as signing work contracts or assigning tasks. Employee representative may be the same person assigned to representing  foreign company or even plenipotent.

TAX responsibilities

According to regulations about CIT, foreign entities in Poland are subject to limited TAX responsibilities. Which means that they pay one law entity TAX only from the income acquired on the territory of Poland (the so-called source rule). Additionally branch may function as a VAT payer if:

• it leads taxed business on the territory of Poland,
• as employees,
• branch representant resides in Poland,
• branch operates in rented or owned space,